Cách cài đặt Mailtrack và theo dõi email đã gửi cực dễ

Bạn muốn biết email mình gửi đã được mở chưa? Với Mailtrack, chỉ vài thao tác đơn giản, bạn có thể theo dõi email trực tiếp ngay trong Gmail. Nhân Hòa sẽ hướng dẫn chi tiết cách cài đặt và sử dụng Mailtrack cực dễ trong bài viết dưới đây.

Mailtrack là gì?

Mailtrack là một tiện ích theo dõi email dành cho Gmail (và có mở rộng sang cả Outlook qua cách liên kết), cho phép bạn biết được chính xác khi nào email bạn gửi đã được người nhận mở, mở bao nhiêu lần, khi nào lần mở mới nhất.

Cụ thể, Mailtrack sử dụng một “tracking pixel” nhỏ được nhúng trong email gửi đi. Do đó, khi người nhận mở email và tải hình ảnh đó, hệ thống sẽ gửi thông báo cho bạn. Bạn cũng có thể nhận thông báo theo thời gian thực, xem lịch sử mở thư, số lần mở, thậm chí theo dõi các liên kết trong email nếu được bật tính năng này. 

>>> Xem thêm: Mailbox là gì? Hướng dẫn thêm thành viên mailbox 365 chi tiết

Cách cài Mailtrack trên máy tính

Để cài đặt Mailtrack trên máy tính, bạn có thể làm theo các bước chi tiết dưới đây.

Tóm tắt nhanh
Mở Chrome → Vào trang Mailtrack → Chọn “Add to Chrome” → Xác nhận cài đặt → Kết nối với tài khoản Google → Chọn gói miễn phí → Chuyển sang Gmail để hoàn tất.

Hướng dẫn chi tiết từng bước

Bước 1: Truy cập trang extension của Mailtrack trên Chrome Web Store, rồi nhấn Thêm vào Chrome để bắt đầu quá trình cài đặt.

Bước 2: Khi được hỏi, chọn Thêm tiện ích để cho phép Mailtrack được thêm vào trình duyệt. Chờ vài giây để quá trình này hoàn thành.

Bước 3: Sau khi extension được thêm, bạn chọn Connect with Google để liên kết với tài khoản Gmail mà bạn muốn dùng theo dõi email.

Bước 4: Đăng nhập vào tài khoản Google mà bạn thường dùng. Việc chọn tài khoản quen dùng giúp tránh lỗi khi Mailtrack yêu cầu quyền truy cập Gmail mỗi lần sử dụng.

Bước 5: Chọn Sign Up Free để đăng ký bản miễn phí nếu bạn chưa có tài khoản Mailtrack.

Bước 6: Cuối cùng, nhấp Go to Gmail để chuyển sang Gmail và kiểm tra xem extension đã hoạt động chưa (có biểu tượng Mailtrack xuất hiện trong giao diện soạn thư hay không).

Cách dùng Mailtrack để theo dõi email đã gửi

Để sử dụng Mailtrack theo dõi email đã gửi, bạn có thể làm theo các bước chi tiết dưới đây. 

Tóm tắt nhanh
Soạn mail → bật/tắt Mailtrack → chọn thông báo nếu muốn nhận biết khi thư được mở → gửi mail → chờ tình trạng thư được cập nhật.

Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Mở Gmail, chọn Soạn thư và hoàn thiện nội dung gửi.

Bước 2: Trước khi gửi, bạn sẽ thấy biểu tượng Mailtrack nằm cạnh nút Gửi — nhấn vào đó để bật hoặc tắt tính năng theo dõi.

Bước 3: Nếu muốn nhận thông báo khi người nhận mở thư, kích vào biểu tượng hình chuông (notification bell) và bật chức năng thông báo. Nếu chuông có màu xanh nghĩa là đã bật tính năng, nếu màu xám là đã tắt.

Bước 4: Gửi email như bình thường. Sau khi gửi, để xem trạng thái, bạn mở thư mục Gửi trong Gmail.

- Nếu trước thư có một dấu tick xám, thư vừa được gửi nhưng chưa mở.

- Nếu dấu tick thành một dấu xanh là thư đã được gửi tới server Gmail thành công.

- Nếu có hai dấu tick xanh, điều đó có nghĩa người nhận đã mở thư.

Lưu ý thêm: Bạn cũng có thể tắt logo quảng cáo của Mailtrack (nếu bản miễn phí cho phép) ở cuối thư soạn nếu muốn hiển thị ít dấu hiệu rằng bạn đang theo dõi thư gửi đi.

>>> Xem thêm: Tăng hiệu suất công việc với Google Workspace giá chỉ 79K

Cách theo dõi tình trạng email đã gửi bằng Mailtrack

Mailtrack hỗ trợ theo dõi tình trạng email gửi đi bằng hai cách: kiểm tra thủ công hoặc nhận thông báo tự động.

Kiểm tra thủ công tình trạng email

Sau khi cài đặt và bật chế độ theo dõi trong Mailtrack, bạn có thể mở mục Thư đã gửi để xem tình trạng từng email. Bên cạnh mỗi thư sẽ có hai dấu tick hiển thị.

- 1 tick xanh:  Email đã gửi thành công đến người nhận.

- 2 tick xanh: Người nhận đã mở và đọc email của bạn.

Nhận thông báo tự động từ Mailtrack

Nếu muốn tiết kiệm thời gian và không cần kiểm tra thủ công, bạn có thể bật tính năng thông báo. Khi được kích hoạt, Mailtrack sẽ gửi cảnh báo ngay trên màn hình làm việc mỗi khi có người mở email của bạn. Nhờ đó, bạn nắm bắt tình trạng thư một cách nhanh chóng mà không cần thường xuyên mở hộp thư để kiểm tra.

[Giải đáp] Các câu hỏi liên quan đến Email Tracker

Email Tracker hoạt động như thế nào?

Cơ chế hoạt động chính của hầu hết các Email Tracker dựa trên một "pixel theo dõi" - một hình ảnh cực nhỏ (thường chỉ 1x1 pixel) được chèn một cách tàng hình vào trong nội dung email. Khi người nhận mở email và hình ảnh trong email được tải xuống (bao gồm cả pixel này), máy chủ của dịch vụ theo dõi sẽ nhận được một tín hiệu, từ đó ghi nhận thời gian mở và địa chỉ IP của người nhận. 

Bên cạnh đó, các liên kết trong email cũng được mã hóa lại (redirect) thông qua máy chủ của dịch vụ theo dõi. Khi người nhận nhấp vào, hành động đó sẽ được ghi nhận trước khi họ được chuyển hướng đến trang web đích.

Lợi ích của việc sử dụng Email Tracker là gì?

Sử dụng Email Tracker mang lại nhiều lợi ích thiết thực, đặc biệt là trong môi trường chuyên nghiệp. Cụ thể:

- Hiểu rõ mức độ tương tác của người nhận: giúp biết ai mở email, ai nhấn link, vào thời điểm nào,  từ đó đánh giá nội dung và thời điểm gửi có phù hợp không.

- Theo dõi hiệu quả chiến dịch email: đo được tỉ lệ mở (open rate), tỉ lệ nhấp (click-through rate), từ đó tinh chỉnh nội dung, tiêu đề, lời kêu gọi hành động (CTA) để tăng hiệu quả.

- Gửi theo dõi (follow-up) đúng lúc: khi bạn biết ai đã mở mail nhưng chưa phản hồi, có thể gửi nhắc nhở vào lúc phù hợp, tăng khả năng nhận được phản hồi.

- Tiết kiệm thời gian và nguồn lực: không phải gửi lại email cho những người không quan tâm; tập trung vào những người có tương tác cao để đạt kết quả tốt hơn với ít công sức hơn.

- Cá nhân hóa nội dung và chiến lược gửi email: phân loại người nhận theo tương tác (ví dụ đã mở, đã click, chưa mở), từ đó điều chỉnh nội dung phù hợp hơn với từng nhóm.

>>> Xem thêm: SEG là gì? Các tính năng hàng đầu của SEG

Hạn chế khi sử dụng tracking email cần biết

Sử dụng email tracker mang lại nhiều tiện ích, nhưng nó cũng có thể gây ra sai lệch dữ liệu và những lo ngại về quyền riêng tư. Dưới đây là những hạn chế bạn cần lưu ý:

- Theo dõi có thể không chính xác: nếu người nhận chặn việc tải ảnh (tracking pixel), hoặc sử dụng trình đọc email dạng thuần văn bản thì việc mở thư không được ghi nhận.

- Quyền riêng tư bị ảnh hưởng: email tracking thường thu thập dữ liệu như địa chỉ IP, loại thiết bị, thời gian mở thư, thậm chí là vị trí; người nhận thường không biết mình đang bị theo dõi.

- Rủi ro với quy định pháp luật: ở nhiều quốc gia/lãnh thổ, luật bảo vệ dữ liệu (như GDPR, CCPA) yêu cầu sự đồng ý rõ ràng khi sử dụng hình thức tracking email; nếu không tuân thủ có thể bị phạt.

- Ảnh hưởng đến uy tín & tương tác người nhận: nếu người nhận phát hiện hoặc nghi ngờ việc bị theo dõi, họ có thể phản ứng tiêu cực, hoặc thậm chí đánh dấu thư là spam. 

Làm thế nào để phát hiện và chặn Email Tracker?

Bạn hãy thiết lập để email không tự động tải hình ảnh bên ngoài. Thao tác này ngăn các pixel ẩn không được tải khi bạn mở mail, từ đó người gửi không biết bạn đã mở thư chưa.

Ngoài ra, dùng các tiện ích mở rộng trên trình duyệt như PixelBlock, Ugly Email, Gblock để phát hiện pixel theo dõi và chặn chúng. Đây là những công cụ này giúp khoanh vùng và chặn các tracker ẩn trong email. 

>>> Các bài viết liên quan:

- Cách khôi phục email đã xóa vĩnh viễn trong Gmail chi tiết từng bước

- Mail for spam là gì? 6 tip tránh spam mail hiệu quả

Lời kết

Chỉ mất vài phút cài đặt, Mailtrack sẽ giúp bạn chủ động quản lý email, theo dõi trạng thái gửi – mở thư hiệu quả. Đây chắc chắn là công cụ mà bất kỳ ai làm việc qua email đều nên thử.