Mailbox là công cụ quan trọng giúp bạn quản lý email hiệu quả, đặc biệt trong môi trường làm việc hiện đại. Với mailbox 365, bạn có thể đồng bộ, bảo mật và tối ưu hóa quá trình trao đổi thông tin. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ mailbox là gì và cách sử dụng mailbox 365 chi tiết, dễ áp dụng.
Mailbox là gì?
Mailbox (hay còn gọi là Shared Mailbox) là một tính năng cho phép nhiều người dùng (thành viên trong nhóm, phòng ban) cùng sử dụng chung một hộp thư điện tử và cùng quản lý các email gửi đến hộp thư đó.
Hộp thư này có một địa chỉ email duy nhất, không gắn liền với một người dùng cá nhân. Khi cần truy cập, các thành viên phải được quản trị viên mời bằng tài khoản cá nhân của họ.
>>> Xem thêm: Cách khôi phục email đã xóa vĩnh viễn trong Gmail thành công
Thông tin cơ bản cần biết về Mailbox
Để hiểu rõ hơn về cách hoạt động, giới hạn và các quyền sử dụng của Mailbox, Nhân Hòa sẽ giới thiệu đến bạn 3 thông tin cơ bản về tính năng này.
Khái niệm yêu cầu & quyền truy cập
Mailbox dùng chung (Shared Mailbox) là hộp thư mà nhiều người dùng trong tổ chức có thể gửi và nhận email từ cùng một địa chỉ chung, chẳng hạn như info@contoso.com hoặc support@contoso.com. Vì là hộp thư chung, nó không có tài khoản đăng nhập riêng. Người dùng chỉ có thể truy cập nếu quản trị viên đã mời và cấp quyền truy cập thông qua tài khoản cá nhân của họ.
Truy cập linh hoạt và thiết bị hỗ trợ
Người dùng có thể truy cập Shared Mailbox từ bất kỳ thiết bị nào, Outlook trên web, ứng dụng Outlook trên desktop, iOS hay Android miễn có kết nối Internet.
Giấy phép sử dụng và dung lượng lưu trữ
Mailbox dùng chung được miễn phí dùng đến 50 GB dung lượng không yêu cầu giấy phép riêng. Nếu vượt quá, bạn cần gán giấy phép để tăng dung lượng hay bật các tính năng như lưu trữ lâu dài hoặc giữ dữ liệu pháp lý.
Các loại quyền truy cập cần nắm
Các quyền phổ biến:
- Full Access: đủ để mở, đọc, xóa, tạo thư và lịch; nhưng không thể gửi email dưới địa chỉ chung nếu không có thêm quyền gửi.
- Send As: gửi email như hộp thư chung.
- Send on Behalf: gửi thay mặt hộp thư.
Tích hợp với Outlook và lịch dùng chung
Mailbox dùng chung đi kèm lịch chia sẻ (shared calendar), giúp cả nhóm dễ dàng thêm và quản lý các cuộc hẹn chung.
Tất cả công cụ Outlook – web, desktop, hoặc ứng dụng di động – đều hỗ trợ truy cập mailbox dùng chung, đồng bộ email, thư mục và lịch.
Giới hạn người dùng và quản trị
- Chỉ quản trị viên Exchange hoặc quản trị viên toàn cục mới có thể tạo Shared Mailbox và gán quyền truy cập.
- Khi có hơn 25 người truy cập cùng lúc, có thể gặp lỗi kết nối hoặc dẫn đến trùng lặp email trong Outbox. Trong trường hợp này, nên giảm số lượng người dùng hoặc dùng nhóm Microsoft 365 Group thay thế.
Mã hóa và bảo mật
Vì Shared Mailbox không có ngữ cảnh bảo mật riêng (không login cá nhân), nên không thể mã hóa email từ hộp thư chung. Nguyên nhân là thiết bị mã hóa liên kết với khóa bảo mật người dùng, trong khi hộp thư chung không có khóa riêng.
Chuyển đổi và xóa hộp thư
Bạn có thể chuyển đổi hộp thư người dùng sang hộp thư dùng chung - dữ liệu email và lịch sẽ được giữ lại. Sau khi chuyển đổi, bạn có thể gỡ bỏ license khỏi tài khoản đó để tiết kiệm tài nguyên. Khi Shared Mailbox không cần dùng nữa, quản trị viên có thể xóa hộp thư chung từ Admin Center.
>>> Xem thêm: SEG là gì? 7 tính năng giúp bảo vệ email an toàn hiệu quả
3 quyền sử dụng trên Mailbox
Mailbox thường cung cấp 3 quyền sử dụng cơ bản, giúp quản lý truy cập và phân quyền hợp lý trong môi trường làm việc nhóm hoặc doanh nghiệp:
Toàn quyền truy cập
Quyền Full Access cho phép người dùng truy cập đầy đủ nội dung của hộp thư dùng chung như thể họ là chủ sở hữu thực sự. Cụ thể, người dùng có thể mở mailbox, tạo và chỉnh sửa thư mục, đọc, xóa email, tạo sự kiện lịch và quản lý tác vụ hay danh bạ trong mailbox đó. Tuy nhiên, quyền này không bao gồm khả năng gửi email từ địa chỉ hộp thư chung nếu không được cấp thêm quyền Send As hoặc Send on Behalf.
Quyền gửi thay thế
Với quyền Send As, người dùng có thể gửi email xuất phát từ hộp thư dùng chung mà không bị tiết lộ danh tính thực tế. Thư đến người nhận sẽ hiển thị như được gửi trực tiếp từ hộp thư chung, không kèm tên của người thao tác.
Quyền gửi thay mặt
Quyền Send on Behalf cho phép người dùng gửi thư thay mặt hộp thư dùng chung, với định dạng hiển thị rõ ràng như: “John on behalf of [Shared Mailbox]”. Điều này thể hiện rõ ràng người đại diện là ai và ai là thực thể hộp thư chung. Lưu ý rằng quyền này không thể thiết lập qua giao diện Exchange Admin Center (EAC) — bạn cần sử dụng PowerShell với cmdlet
Lợi ích của Mailbox là gì?
Nhờ khả năng cộng tác, chia sẻ và phản hồi nhanh chóng, Mailbox giúp tối ưu quy trình làm việc và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Các lợi ích nổi bật của Mailbox phải kể đến như:
Quản lý email tập trung
Mailbox giúp tập hợp tất cả email vào một nơi, dễ dàng phân loại, tìm kiếm và theo dõi. Tính năng này đặc biệt hữu ích cho người dùng có nhiều tài khoản email khác nhau.
Hỗ trợ phân quyền sử dụng
Mailbox cho phép thiết lập các mức quyền khác nhau (toàn quyền, truy cập đọc, hoặc quyền đại diện), phù hợp cho môi trường làm việc nhóm hoặc doanh nghiệp cần nhiều người cùng quản lý một hộp thư.
Giải đáp khách hàng nhanh chóng
Với Mailbox, toàn bộ thành viên trong nhóm đều nhận được thắc mắc hoặc phản hồi từ khách hàng. Nhờ đó, tốc độ trả lời email trở nên nhanh hơn, chính xác hơn và không phụ thuộc vào một cá nhân duy nhất. Đây là giải pháp hỗ trợ khách hàng hiệu quả, nâng cao sự hài lòng và giữ chân khách hàng cho doanh nghiệp.
Chia sẻ và quản lý từ Outlook dễ dàng
Mailbox được tích hợp chặt chẽ với Outlook, giúp việc chia sẻ lịch hẹn và quản lý công việc trở nên đơn giản hơn. Các thành viên trong nhóm có thể xem và theo dõi lịch trình của nhau, đồng thời nắm bắt tiến độ làm việc với khách hàng hoặc đối tác.
Hướng dẫn cách sử dụng Mailbox thêm thành viên
Sử dụng Mailbox không chỉ giúp chia sẻ quyền truy cập mà còn mang lại sự minh bạch, phối hợp trơn tru trong công việc. Các bước để thêm thành viên vào Mailbox cụ thể như sau:
Bước 1: Truy cập vào Trung tâm quản trị Microsoft 365 hoặc Exchange bằng tài khoản có quyền quản trị viên.
Bước 2: Trong giao diện quản trị, đi tới mục Microsoft 365 Groups, sau đó chọn Shared Mailboxes.
Bước 3: Tại trang Shared Mailboxes, nhấp chọn Add a Mailbox để bắt đầu tạo hộp thư chung.
Bước 4: Nhập tên hộp thư mà bạn muốn thiết lập. Hệ thống sẽ tự sinh một địa chỉ email, tuy nhiên bạn có thể thay đổi theo nhu cầu.
Bước 5: Nhấn Add để xác nhận tạo hộp thư. Quá trình này có thể mất một vài phút trước khi bạn có thể thêm thành viên.
Bước 6: Khi hộp thoại mới mở ra, chọn Add members to this Mailbox để chỉ định những người có quyền truy cập và xử lý email trong hộp thư chung.
Bước 7: Nhấp +Add members, chọn người dùng cần cấp quyền rồi bấm Save để lưu lại.
Bước 8: Cuối cùng, nhấn Close để hoàn tất việc tạo và phân quyền cho hộp thư dùng chung.
[Giải đáp] Các câu hỏi liên quan đến Mailbox
- Mailbox cá nhân: Thuộc sở hữu của một người dùng duy nhất, có thông tin đăng nhập (tên người dùng và mật khẩu) riêng. Ví dụ: nguyen.vana@nhanhoa.com.
- Mailbox dùng chung (Shared Mailbox): Được nhiều người dùng chung. Nó không có mật khẩu riêng. Người dùng truy cập bằng chính tài khoản cá nhân của họ sau khi được quản trị viên cấp quyền. Ví dụ: sale@nhanhoa.com.
Dung lượng của mailbox dùng chung là bao nhiêu?
Mặc định, mỗi mailbox dùng chung có dung lượng là 50GB. Nếu cần nhiều hơn, quản trị viên có thể mua gói giấy phép Exchange Online Plan 2 để nâng lên 100GB.
Mailbox có an toàn không?
Mailbox được tích hợp các lớp bảo mật như chống spam, xác thực hai lớp và quyền phân cấp, giúp dữ liệu luôn được bảo vệ an toàn.
>>> Các bài viết liên quan:
- 9 cách khắc phục lỗi Outlook không nhận được mail thành công
- Cách khắc phục lỗi mail server thường gặp CHI TIẾT TỪNG BƯỚC
Lời kết
Hy vọng bài viết đã giúp bạn nắm rõ khái niệm và lợi ích của Mailbox trong Microsoft 365. Việc sở hữu một dịch vụ email ổn định, an toàn sẽ giúp bạn yên tâm hơn trong công việc. Đừng ngần ngại lựa chọn Microsoft 365 để nâng cao hiệu suất và tối ưu quản lý email.
Liên hệ với Nhân Hòa để nhận tư vấn và báo giá gói dịch vụ Microsoft 365 phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
Tầng 4, Tòa 97–99 Láng Hạ, Phường Đống Đa, Thành phố Hà Nội
Điện thoại: 
Mail: sales@nhanhoa.com
Phản ánh chất lượng dịch vụ: 
