Email server là giải pháp giao tiếp doanh nghiệp được ưu chuộng bởi tính linh hoạt, ổn định và bảo mật. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng các lỗi gặp phải là không thể tránh khỏi. Nhân Hòa sẽ giúp bạn nhận diện và hướng dẫn cách khắc phục lỗi mail server thường gặp nhanh nhất.
Nguyên nhân gây ra lỗi email server
Có nhiều nguyên nhân phổ biến gây ra lỗi mail server, thường liên quan đến các vấn đề kỹ thuật, cấu hình hoặc bảo mật. Một số nguyên nhân chính phải kể đến như:
Lỗi cấu hình hệ thống
Lỗi này xảy ra khi các thông số thiết yếu cho các dịch vụ email như SMTP, IMAP hoặc POP3 hoặc các bản ghi DNS bị cấu hình sai. Các nguyên nhân phổ biến gồm: sai cổng kết nối, cài đặt sai hoặc thiếu SSL/TLS, sai cú pháp hoặc thiếu các bản ghi MX, SPF, DKIM, DMARC. Những sai sót như vậy làm suy giảm khả năng xác thực và tăng nguy cơ email bị chặn hoặc đánh dấu spam.
Ngoài ra, bản ghi DNS bị sai cú pháp, thiếu hoặc không khớp với mail server thực tế cũng là nguyên nhân thường gặp.
Lỗi smtp không thể kết nối đến smtp host
SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) là giao thức tiêu chuẩn để truyền email qua Internet. Khi kết nối đến máy chủ SMTP thất bại, toàn bộ quá trình gửi email sẽ bị gián đoạn, dẫn đến email không thể gửi hoặc bị treo trong hàng đợi.
Lỗi này thường đi kèm thông báo như:
- Could not connect to SMTP host
- SMTP Error: Could not connect to SMTP host
- Connection timed out
Lỗi phần mềm
Những lỗi phát sinh từ phần mềm mail server lỗi thời, không tương thích hoặc chứa lỗi lập trình có thể gây ra hành vi bất thường như ngừng phản hồi hoặc khởi động lại đột ngột. Điều này đòi hỏi việc cập nhật thường xuyên phần mềm và kiểm tra độ tương thích để đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định.
Lỗi xác thực
Các lỗi như “535 Authentication Credentials Invalid” hoặc “Relay access denied” thường do:
- Sai username/mật khẩu hoặc chưa bật xác thực SMTP.
- Sai cấu hình SSL/TLS.
- Thiếu hoặc sai cấu hình xác thực domain qua DNS (SPF/DKIM/DMARC).
Việc thiếu hoặc sai đăng ký SPF/DKIM/DMARC có thể khiến email bị từ chối hoặc đưa vào mục spam.
Bị tấn công từ bên ngoài
Mail server có thể bị tấn công qua các phương thức như Brute Force, DDoS, hoặc khai thác lỗ hổng bảo mật. Những tấn công này không chỉ gây gián đoạn mà còn làm tăng nguy cơ rò rỉ dữ liệu nhạy cảm. Cần triển khai biện pháp bảo mật, theo dõi và cập nhật thường xuyên.
Vấn đề kết nối mạng và internet
Các vấn đề như băng thông hạn chế, mạng yếu hoặc sự cố từ ISP có thể khiến kết nối giữa mail server và người dùng chậm, gián đoạn hoặc thậm chí mất kết nối hoàn toàn, ảnh hưởng đến khả năng gửi và nhận mail.
Địa chỉ IP
Việc sử dụng IP có danh tiếng kém, từng gửi spam, hoặc nằm trong blacklist làm giảm độ tin cậy khi giao tiếp với server nhận, dẫn đến nguy cơ bị chặn email hoặc đi vào mục spam.
>>> Xem thêm: Cách tạo mail server đơn giản A-Z
Các lỗi thường gặp khi sử dụng mail server
1. Outlook báo sai mật khẩu liên tục
Lỗi này xảy ra khi Outlook liên tục thông báo mật khẩu không đúng, dù người dùng đã nhập chính xác. Nguyên nhân thường đến từ sự cố xác thực với máy chủ email do cấu hình kết nối bị sai, lỗi đồng bộ dữ liệu hoặc cấu hình bảo mật không phù hợp khiến hệ thống không nhận dạng được thông tin đăng nhập.
Biện pháp: Để khắc phục, cần kiểm tra lại thiết lập trên email server, đảm bảo thông số POP, SMTP, IMAP và các giao thức bảo mật SSL/TLS đúng theo yêu cầu nhà cung cấp.
2. Gửi được nhưng không nhận được email
Trường hợp này cho thấy việc gửi email qua SMTP hoạt động bình thường, nhưng việc nhận thư qua POP3 hoặc IMAP gặp trục trặc. Nguyên nhân có thể do cấu hình sai bản ghi MX, cổng kết nối nhận thư bị chặn, hoặc sự cố trong quá trình định tuyến email từ máy chủ bên ngoài.
Biện pháp: Người quản trị cần rà soát lại cấu hình email server, kiểm tra cổng kết nối, bản ghi DNS và đối chiếu với yêu cầu của phần mềm email như Outlook hoặc webmail.
3. Không đăng nhập được tài khoản email trên webmail
Lỗi này thường liên quan đến quá trình xác thực hoặc phiên làm việc trên trình duyệt. Nguyên nhân có thể do cấu hình sai trên máy chủ webmail, lỗi session, hoặc sự cố tạm thời từ phía hệ thống khiến quá trình đăng nhập thất bại.
Biện pháp: Trong nhiều trường hợp, xóa cache/cookie trình duyệt hoặc kiểm tra lại cấu hình tài khoản trên máy chủ email sẽ giúp khắc phục vấn đề.
4. Lỗi không mở được Outlook
Khi Outlook không thể khởi động, nguyên nhân có thể đến từ tập tin cấu hình bị hỏng, lỗi trong quá trình cài đặt, hoặc xung đột giữa các add-in. Một số trường hợp khác liên quan đến phiên bản Outlook lỗi thời hoặc sự cố chứng chỉ SSL khi kết nối mail server.
Biện pháp: Việc cập nhật phần mềm, chạy chế độ Safe Mode, hoặc sửa chữa ứng dụng có thể giúp giải quyết sự cố này.
5. Lỗi gửi mail không được
Đây là tình trạng người dùng không thể gửi email từ tài khoản của mình, dù đang sử dụng webmail hay phần mềm email. Nguyên nhân có thể do cấu hình SMTP sai, địa chỉ IP bị liệt vào danh sách đen, dung lượng hộp thư đã đầy hoặc bị giới hạn bởi chính sách gửi mail (giới hạn số lượng email/ngày). Ngoài ra, việc kết nối mạng không ổn định hoặc máy chủ SMTP gặp sự cố cũng có thể dẫn đến lỗi này.
Biện pháp: Kiểm tra lại cấu hình SMTP trên email client (Outlook, Thunderbird, v.v.); đảm bảo bản ghi MX trỏ đúng đến địa chỉ IP của mail server; và dùng công cụ như MXToolbox để kiểm tra và xác nhận lại cấu hình DNS.
>>> Xem thêm: Những giao thức sử dụng của email server: 3 giao thức chính
6. Email bị rơi vào thư mục Spam
Nguyên nhân phổ biến là thiếu bản ghi xác thực SPF, DKIM hoặc DMARC trên DNS, khiến email bị đánh giá là kém tin cậy. Nội dung chứa nhiều từ khóa spam hoặc việc máy chủ nằm trong danh sách đen (blacklist) cũng là yếu tố khiến email vào mục spam.
Biện pháp: Thiết lập đầy đủ các bản ghi SPF, DKIM, DMARC để xác thực nguồn gửi. Khi soạn email, tránh lạm dụng những từ ngữ dễ bị bộ lọc spam đánh dấu như “miễn phí” hoặc “khuyến mãi”. Đồng thời, kiểm tra và gỡ IP của máy chủ khỏi các danh sách đen trên các hệ thống như Spamhaus hoặc Barracuda nếu cần.
7. Email Server Bị Quá Tải
Khi máy chủ phải xử lý lượng lớn email được gửi đồng thời hoặc tài nguyên hệ thống (RAM, CPU) không đáp ứng đủ, tình trạng quá tải sẽ xảy ra.
Biện pháp: Giới hạn số lượng email gửi trong mỗi khoảng thời gian nhất định, đồng thời nâng cấp cấu hình phần cứng để đảm bảo hiệu suất hoạt động ổn định.
8. Lỗi gửi email với file đính kèm lớn
Máy chủ có thể giới hạn dung lượng file đính kèm, hoặc ISP đặt hạn chế về kích thước email gửi đi.
Biện pháp: Tăng giới hạn dung lượng file đính kèm trong cấu hình máy chủ email. Đối với các tệp lớn, nên sử dụng dịch vụ chia sẻ file như Google Drive hoặc Dropbox.
Các cách khắc phục lỗi mail server phổ biến
Thiết lập lại thông số cấu hình cơ bản
Một cấu hình mail server chính xác là yếu tố then chốt giúp quá trình gửi và nhận thư điện tử diễn ra trơn tru. Nếu thiết lập ban đầu sai (như thông số SMTP, IMAP hoặc POP3), hệ thống dễ phát sinh lỗi kết nối, xác thực hoặc giao dịch. Bạn có thể thực hiện các bước sau:
- Kiểm tra cổng và giao thức: Đảm bảo sử dụng đúng các cổng SMTP (25, 465 hoặc 587), IMAP (143/993), POP3 (110/995) và kích hoạt SSL/TLS khi cần.
- Xác thực và quyền truy cập: Kiểm tra tên đăng nhập, mật khẩu và quyền truy cập trên mail server.
- Quản lý dịch vụ mail: Đảm bảo các dịch vụ như Postfix, Exim, Sendmail đang chạy ổn định. Có thể dùng systemctl status để kiểm tra và khởi động lại nếu phát sinh lỗi.
- Xem file log: Các file log như /var/log/mail.log hay /var/log/maillog là nguồn thông tin quý giá để phát hiện lỗi cấu hình hoặc xác thực.
Nâng cấp phần mềm và phần cứng mail server
Một môi trường mail server lỗi thời sẽ dễ gặp sự cố và không đáp ứng tốt nhu cầu hiện tại.
- Cập nhật hệ điều hành và phần mềm mail server kịp thời để vá lỗi bảo mật và cải thiện hiệu năng.
- Nâng cấp phần cứng như RAM, CPU, ổ cứng nếu hệ thống quá tải hoặc gặp hạn chế tài nguyên.
- Cân nhắc sử dụng ảo hóa hoặc chuyển sang cloud để hưởng lợi từ khả năng mở rộng linh hoạt và tính dự phòng cao.
- Kiểm tra băng thông và cấu trúc mạng để đảm bảo hạ tầng mạng sẵn sàng xử lý lưu lượng email tăng cao.
Kiểm tra và tối ưu cấu trúc mạng
Các sự cố mạng như DNS sai, firewall chặn hoặc cấu hình SSL/TLS sai có thể ngăn cản việc gửi nhận email.
- Kiểm tra DNS (MX, SPF, DKIM, DMARC) để đảm bảo email được định tuyến và xác thực đúng.
- Kiểm tra firewall và thiết lập NAT/port forwarding, xác nhận các cổng SMTP, IMAP/POP3 đang mở và không bị chặn từ router hoặc firewall.
- Giám sát kết nối mạng bằng ping, traceroute, mtr để phát hiện mất gói tin hoặc độ trễ cao.
- Kiểm tra cấu hình SSL/TLS và chứng chỉ để tránh lỗi kết nối bảo mật, như handshake failed.
Cập nhật hệ thống mail server định kỳ
Phiên bản mail server cũ dễ phát sinh lỗ hổng bảo mật hoặc xung đột giao thức. Các bước khuyến nghị:
- Cài bản vá và cập nhật phiên bản mới cho Postfix, Exim, Sendmail… để duy trì hiệu quả và bảo mật.
- Kiểm tra tương thích trước khi nâng cấp, thực hiện trong môi trường thử nghiệm nếu có.
- Thiết lập tự động cập nhật khi có thể, đặc biệt với các bản vá bảo mật quan trọng.
- Luôn sao lưu đầy đủ cấu hình và dữ liệu trước khi nâng cấp để đề phòng mọi rủi ro.
Tăng cường bảo mật mail server
Một môi trường mail server không được bảo vệ dễ trở thành mục tiêu tấn công.
- Cài đặt firewall, IDS/IPS để giám sát và chặn các hành vi bất thường.
- Mã hóa dữ liệu với SSL/TLS để bảo vệ thông tin truyền giữa client và server.
- Thiết lập SPF, DKIM, DMARC để xác thực và bảo vệ email khỏi giả mạo.
- Kích hoạt reverse DNS (PTR records) để nâng cao uy tín địa chỉ IP gửi mail.
- Hạn chế số kết nối và thiết lập relay cẩn thận nhằm phòng chống spam và lạm dụng.
- Theo dõi log bảo mật và phản hồi spam để ngăn chặn các tấn công và duy trì uy tín.
Giải pháp Email Server ổn định và bảo mật từ Nhân Hòa
Để hạn chế tối đa sự cố, bạn cần lựa chọn một hạ tầng email ổn định, bảo mật và được hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp. Đây cũng là lý do nhiều doanh nghiệp tin tưởng Email Server của Nhân Hòa.
Với hơn 23 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực giải pháp mạng, Nhân Hòa thuộc nhóm 5 đơn vị cung cấp phần mềm lâu đời và lớn nhất tại Việt Nam, cam kết mang đến dịch vụ chất lượng đạt chuẩn quốc tế.
Dịch vụ Email Server của Nhân Hòa được thiết kế tối ưu cho nhu cầu doanh nghiệp với những ưu điểm vượt trội:
- Hạ tầng đám mây tiên tiến: Triển khai trên nền tảng điện toán đám mây với IP riêng, kết hợp công nghệ ảo hóa KVM, đảm bảo hoạt động liên tục 24/7 với thời gian uptime 99%.
- Khả năng gửi email vượt trội: Tỷ lệ email vào hộp thư đến của khách hàng đạt 99%, giảm thiểu tối đa nguy cơ bị hệ thống chống spam chặn.
- Hiệu suất và khả năng mở rộng cao: Không giới hạn số lượng người dùng và dung lượng file đính kèm, đáp ứng mọi quy mô doanh nghiệp.
- Quản trị thông minh: Ứng dụng công nghệ quản trị hiện đại, giúp tối ưu hiệu suất vận hành và nâng cao trải nghiệm người dùng.
Với hạ tầng mạnh mẽ, khả năng bảo mật đa lớp và đội ngũ kỹ thuật sẵn sàng hỗ trợ 24/7, Email Server Nhân Hòa không chỉ đảm bảo hệ thống email hoạt động ổn định, mà còn góp phần nâng tầm hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp bạn.
>>> Các bài viết liên quan:
- Cách thu hồi (recall) email Outlook nhanh, đơn giản
- Hướng dẫn cách tạo và sử dụng mail nội bộ chi tiết
Lời kết
Với những giải pháp đơn giản nhưng hiệu quả ở trên, việc khắc phục lỗi mail server sẽ không còn là nỗi lo của bạn. Dù gặp sự cố về cấu hình, mạng hay bảo mật, chỉ cần áp dụng đúng cách, hệ thống email sẽ hoạt động ổn định và an toàn trở lại. Nếu cần hỗ trợ chuyên sâu, đừng ngần ngại liên hệ với đội ngũ kỹ thuật uy tín để được tư vấn và xử lý nhanh chóng.
Tầng 4, Tòa 97–99 Láng Hạ, Phường Đống Đa, Thành phố Hà Nội
Điện thoại: 
Mail: sales@nhanhoa.com
Phản ánh chất lượng dịch vụ: 
