Cách recall email Outlook: Thu hồi mail nhanh, đơn giản

Khi sử dụng email, việc gửi nhầm hoặc quên đính kèm tài liệu quan trọng trong Outlook có thể gây không ít rắc rối. Sau đây, Nhân Hòa sẽ hướng dẫn bạn cách recall email Outlook giúp bạn thu hồi mail nhanh, đơn giản, khắc phục sai sót ngay lập tức mà không làm gián đoạn luồng giao tiếp với đồng nghiệp và khách hàng. 

Recall email là gì?

Recall Email (thu hồi email) là tính năng của Microsoft Outlook cho phép người dùng gỡ bỏ hoặc thay thế một email đã gửi, với điều kiện người nhận chưa mở thư và hệ thống email hỗ trợ. Tính năng này đặc biệt hữu ích khi bạn phát hiện gửi sai nội dung, đính kèm thiếu file hoặc nhầm người nhận.

>>> Xem thêm: Cách tạo (setup) mail server chi tiết

Cách recall email Outlook trên Desktop

Chức năng recall email được áp dụng tại các phiên bản: Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Office for business, Outlook 2013 Outlook 2010 Outlook 2007.

Bước 1: Mở thư mục Sent Items và email cần thu hồi

Sau khi khởi động Outlook, tìm đến mục Sent Items trong phần bên trái. Sau đó nhấp đôi vào email cần thu hồi để mở trong cửa sổ mới.

Bước 2: Khởi động lệnh thu hồi

Khi email đã mở riêng, vào menu Message, click vào Actions (hoặc dấu ba chấm trong ribbon Simplified), sau đó chọn Recall This Message từ danh sách tùy chọn.

Bước 3: Lựa chọn phương án thu hồi

Trong hộp thoại hiện ra, bạn sẽ có hai lựa chọn:

- Delete unread copies of this message: chỉ xóa các bản email chưa đọc từ hộp thư của người nhận.

- Delete unread copies and replace with a new message: xóa thư chưa đọc và thay bằng email mới đã chỉnh sửa.

Bạn nên tích vào ô Tell me if recall succeeds or fails for each recipient để nhận thông báo trạng thái recall.

Bước 4: Xác nhận và hoàn tất

Nhấn OK để gửi lệnh thu hồi. Nếu bạn chọn thay thế, email gốc sẽ được mở trở lại để bạn chỉnh sửa và gửi lại. Tiếp đó, Outlook sẽ gửi một Message Recall Report vào hộp thư đến của bạn thông báo kết quả recall — thành công, đang xử lý hoặc thất bại.

Cách recall email Outlook web

Bạn vừa nhấn “Gửi” và phát hiện mình quên đính kèm file hoặc gửi nhầm người? Đừng lo, Outlook trên nền web có tính năng hỗ trợ hoàn tác gửi email trong vài giây – nếu bạn biết cách thiết lập từ trước. Cùng làm theo các bước dưới đây để chủ động kiểm soát thư đã gửi nhé:

Bước 1: Đăng nhập tài khoản Outlook Web

Truy cập vào trang web chính thức tại https://Outlook.office.com, sau đó đăng nhập bằng tài khoản Microsoft 365 của bạn.

Bước 2: Truy cập phần cài đặt nâng cao

Nhấn vào biểu tượng Cài đặt góc trên cùng bên phải. Sau đó kéo xuống dưới và chọn “Xem tất cả cài đặt Outlook” để mở các tùy chọn chuyên sâu.

Bước 3: Kích hoạt tính năng hoàn tác gửi email

Tại bảng cài đặt:

- Chọn mục “Thư” ở thanh bên trái.

- Tiếp tục chọn “Thảo và trả lời”.

- Tìm đến phần “Hoàn tác gửi”, bạn sẽ thấy một thanh trượt cho phép điều chỉnh thời gian chờ (tối đa là 10 giây).

- Kéo thanh này theo thời gian mong muốn rồi nhấn “Lưu”.

Từ bây giờ, sau khi nhấn Gửi email, bạn sẽ thấy tùy chọn "Hoàn tác" hiển thị trong vài giây. Chỉ cần nhấn vào đó để thu hồi nhanh email vừa gửi!

Lưu ý: Outlook Web không cho phép thu hồi các email đã gửi từ lâu. Tính năng này chỉ hoạt động nếu bạn thiết lập từ trước và chỉ trong khoảng 10 giây sau khi gửi thư.

>>> Xem thêm: Tìm hiểu A - Z về mail nội bộ: Cách guiert chuẩn, gửi chuyên nghiệp

[Giải đáp] Các câu hỏi thường gặp về recall email Outlook

Khi nào không thể recall email trên Outlook

- Người nhận đã mở hoặc đọc email

- Người nhận dùng dịch vụ email ngoài Exchange (Gmail, Yahoo, IMAP/POP3…)

- Email đã bị di chuyển khỏi hộp thư đến bởi rule hoặc thao tác thủ công

- Người nhận đang ở chế độ offline hoặc sử dụng Cached Exchange Mode

- Người nhận không cùng tenant Exchange với người gửi (ngoài tổ chức)

- Email được gửi từ Shared Mailbox hoặc bằng quyền đại diện (delegate)

- Thư đã được mã hóa hoặc bảo vệ bởi chính sách bảo mật (Azure Information Protection…)

- Người nhận đã tắt hoặc chặn chức năng xử lý yêu cầu thu hồi trên Outlook

Thu hồi email thất bại thì cần làm gì?

Nếu lệnh thu hồi email không thành công, bạn có thể áp dụng một số phương án khắc phục nhanh sau đây:

- Gửi email đính chính với tiêu đề rõ ràng (“Đính chính”/“Correction”) và trình bày ngắn gọn nội dung chính xác.

- Soạn email cập nhật, đề nghị người nhận bỏ qua phiên bản trước và ưu tiên nội dung mới.

- Liên hệ trực tiếp qua điện thoại hoặc gặp mặt để giải thích và đảm bảo thông tin nhạy cảm được xử lý an toàn.

Bật mí các tip tránh phải thu hồi email Outlook

Để giảm thiểu rủi ro và tránh phải thu hồi email, bạn có thể áp dụng những mẹo sau:

- Kích hoạt Delay Delivery (hoãn gửi) với thời gian chờ 1–2 phút để rà soát lần cuối before nhấn Send.

- Luôn kiểm tra danh sách người nhận (tránh gửi nhầm nhóm hoặc khách hàng ngoài ý muốn).

- Sử dụng template email với các placeholder rõ ràng để đảm bảo không bỏ sót nội dung hoặc tập tin đính kèm.

- Soạn và duyệt email trong Reading Pane hoặc chế độ xem trước trước khi gửi.

Thu hồi email đã gửi bằng Outlook trên điện thoại có khả thi không?

Rất tiếc, hiện nay Outlook chưa hỗ trợ chức năng thu hồi email đã gửi trên ứng dụng di động (Android hoặc iOS). Tính năng recall email chỉ đang khả dụng khi bạn sử dụng Outlook phiên bản web hoặc trên máy tính.

>>> Các bài viết liên quan: 

- SMTP Server Gmail là gì? Những điều cần biết về SMTP Server Gmail

- Quản trị máy chủ mail là gì? Lợi ích khi sử dụng email server

Lời kết

Tính năng recall email trong Outlook là công cụ hữu ích giúp bạn kịp thời sửa chữa sai sót khi gửi email. Tuy không phải lúc nào cũng thành công, nhưng nắm rõ cách sử dụng sẽ giúp bạn chủ động hơn trong giao tiếp qua email. Hy vọng hướng dẫn trên giúp bạn sử dụng Outlook hiệu quả và chuyên nghiệp hơn.