Đối với các doanh nghiệp, quản lý email không chỉ dừng lại ở việc gửi và nhận thư, mà còn liên quan đến bảo mật, phân quyền và đồng bộ công việc. Việc lựa chọn đúng Mail Client sẽ mang lại lợi thế lớn trong quản lý thông tin. Bài viết dưới đây Nhân Hòa sẽ giới thiệu 9 Mail Client tốt nhất cho cá nhân và tổ chức.

Tổng quan về Email Client

Email Client" (hay còn gọi là ứng dụng email hoặc trình quản lý email) là một phần mềm hoặc ứng dụng dùng để gửi, nhận, đọc, sắp xếp và quản lý email.

Thay vì truy cập webmail qua trình duyệt (như Gmail.com, Outlook.com), người dùng có thể cài đặt email client trên máy tính hoặc điện thoại để quản lý nhiều tài khoản email cùng lúc, đồng bộ dữ liệu nhanh chóng và hỗ trợ nhiều tính năng nâng cao.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn khôi phục email đã xóa vĩnh viễn trong Gmail thành công

Tổng hợp 9 ứng Mail Client tốt nhất hiện nay

Sau đây, Nhân Hòa sẽ giới thiệu 9 Mail Client tốt nhất, tính năng và điểm mạnh của từng nền tảng để bạn dễ dàng so sánh và lựa chọn.

1. Microsoft Outlook

Microsoft Outlook là thành phần trung tâm của bộ Microsoft 365, kết hợp hộp thư đến, lịch, danh bạ và quản lý công việc trong cùng một ứng dụng. Nếu lịch và tài liệu của bạn lưu trên tài khoản Microsoft hoặc server Exchange, Outlook cho phép tận dụng tối đa những tính năng tích hợp. Ngoài ra, Outlook đang dần bổ sung các tính năng hỗ trợ AI (tóm tắt thư, đề xuất hành động) và công cụ phân tích năng suất MyAnalytics; những tính năng này giúp người dùng dễ tùy chỉnh giao diện hộp thư đến và áp dụng các bộ lọc thông minh. 

Tuy có nhiều tính năng mạnh mẽ cho doanh nghiệp, Outlook đôi khi bị cho là phức tạp với người mới và một số tính năng toàn diện yêu cầu đăng ký Microsoft 365.

Nền tảng: Windows, macOS, iOS, Android, web

Tính năng nổi bật: Tích hợp lịch / tasks / danh bạ; hỗ trợ Exchange & Microsoft 365; Focused Inbox; tìm kiếm mạnh mẽ; tích hợp OneDrive/Teams; bảo mật và quản trị doanh nghiệp.

2. Mozilla Thunderbird

Thunderbird là email client mã nguồn mở, nổi tiếng về khả năng tùy chỉnh sâu và tập hợp nhiều tiện ích mở rộng. Ứng dụng dùng giao diện tab giống trình duyệt để quản lý email, lịch và danh bạ trong cùng một không gian; đồng thời cho phép lưu trữ bản sao cục bộ giúp khôi phục dữ liệu khi cần.

Người dùng có thể mở rộng chức năng bằng hàng trăm add-on nên Thunderbird phù hợp với ai muốn toàn quyền kiểm soát cách ứng dụng hoạt động. Điểm mạnh là miễn phí và cộng đồng hỗ trợ; điểm yếu là giao diện có thể trông hơi truyền thống so với một số app thương mại.

Nền tảng: Windows, macOS, Linux

Tính năng nổi bật: Mã nguồn mở & miễn phí; hỗ trợ tiện ích mở rộng phong phú; lưu trữ cục bộ/backup; bộ lọc & quản lý thư mục mạnh; hỗ trợ mã hóa OpenPGP.

3. Apple Mail

Apple Mail hỗ trợ mọi địa chỉ email và nổi bật về quyền riêng tư: ứng dụng tự động lưu trước hình ảnh cục bộ và tải chúng qua proxy để ngăn các pixel theo dõi xác định khi/ở đâu bạn mở email. Bên cạnh việc chặn theo dõi, Apple Mail còn tích hợp mượt với iCloud, cho phép báo lại (snooze) thư và sử dụng một số tự động hóa cơ bản; vì vậy người dùng Apple ưu tiên quyền riêng tư thường chọn ứng dụng này.

Nền tảng: macOS, iOS

Tính năng nổi bật: Tích hợp chặt chẽ với hệ sinh thái Apple; ngăn chặn pixel theo dõi; giao diện thân thiện; hỗ trợ nhiều tài khoản; đồng bộ iCloud.

4. Mailbird

Mailbird là email client dành cho Windows, thiết kế thân thiện và tập trung vào việc gom mọi tài khoản vào một giao diện dễ dùng. Ứng dụng tích hợp nhiều công cụ bên thứ ba như Google Calendar, Slack, WhatsApp và Dropbox, giúp người dùng quản lý công việc và liên lạc từ một nơi duy nhất. Mailbird phù hợp với người cần trải nghiệm trực quan và nhiều tích hợp, nhưng nhiều tính năng nâng cao chỉ có trong bản trả phí.

Nền tảng: Windows

Tính năng nổi bật: Unified inbox; nhiều tích hợp ứng dụng năng suất; theme và tùy chỉnh giao diện; quản lý nhanh & bộ lọc thư.

5. eM Client

eM Client là ứng dụng email đầy đủ tính năng, thích hợp cho cả cá nhân và doanh nghiệp nhỏ. Ứng dụng kết hợp email, lịch, danh bạ và ghi chú trong một giao diện dễ tiếp cận; có công cụ nhập dữ liệu từ các client khác, hỗ trợ PGP và thậm chí có chức năng dịch email. Phiên bản miễn phí giới hạn số tài khoản, còn bản Pro mở khóa mọi tính năng cho người cần nhiều kết nối.

Nền tảng: Windows, macOS

Tính năng nổi bật: Email + lịch + danh bạ + chat; nhập/xuất dữ liệu từ client khác; hỗ trợ mã hóa; tính năng dịch email; giao diện trực quan.

6. Zimbra Desktop

Zimbra Desktop là phần mềm thường đi kèm hệ sinh thái Zimbra Collaboration cho phép quản lý nhiều tài khoản, đồng bộ email/lịch/danh bạ và truy cập khi offline. Ứng dụng phù hợp với tổ chức đã triển khai server Zimbra, hoặc người muốn đồng bộ dữ liệu và truy cập bản sao cục bộ khi không có internet. So với các client thương mại, Zimbra Desktop có giao diện đơn giản hơn nhưng vẫn cung cấp công cụ quản lý thư mục và bộ lọc hiệu quả.

Nền tảng: Windows, macOS, Linux

Tính năng nổi bật: Quản lý nhiều tài khoản; đồng bộ offline; tích hợp lịch & danh bạ; quản lý tài liệu và bộ lọc email.

>>> Xem thêm: SEG là gì? 7 tính năng bảo mật hàng đầu của Secure Email Gateway

7. Mailspring

Mailspring là email client hiện đại tập trung vào tốc độ, giao diện trực quan và trải nghiệm thao tác nhanh. Ứng dụng cung cấp Smart Inbox để tự động nhóm thư, hỗ trợ nhiều tài khoản, tìm kiếm nâng cao và tính năng theo dõi email/ templates cho người dùng chuyên nghiệp. 

Mailspring phù hợp với người cần giao diện gọn, thao tác bàn phím nhanh và tính năng tập trung vào năng suất. Tuy nhiên một số tính năng nâng cao của nền tảng này yêu cầu đăng ký Pro.

Nền tảng: Windows, macOS, Linux

Tính năng nổi bật: Smart Inbox; tìm kiếm nhanh; shortcuts; hỗ trợ nhiều tài khoản; tracking & templates.

8. Hiri

Hiri được thiết kế dành cho người dùng Exchange / Microsoft, hướng tới việc làm giảm “thư vô ích” bằng cách phân loại hộp thư thành những mục cần hành động (Actionable) và mục tham khảo (FYI). Ứng dụng có dashboard quản lý phản hồi, tích hợp calendar và công cụ giúp rút ngắn thời gian xử lý email. Hiri thích hợp cho môi trường doanh nghiệp sử dụng Exchange, nhưng hạn chế nếu bạn cần tương thích IMAP/nhà cung cấp khác.

Nền tảng: Windows, macOS (và một số hỗ trợ Linux)

Tính năng nổi bật: Phân loại Actionable/FYI; dashboard quản lý trả lời; tích hợp calendar & tasks; tối ưu cho Exchange.

9. Inky

Inky là giải pháp email tập trung vào bảo mật và chống lừa đảo, sử dụng machine learning để phân tích nội dung và liên kết của email. Khi Inky phát hiện email nghi ngờ, nó hiển thị cảnh báo để người dùng cân nhắc trước khi tương tác. Inky thường được triển khai cho doanh nghiệp và có thể tích hợp với các client khác như Outlook để tăng lớp bảo vệ. Do trọng tâm là bảo mật, Inky không phải là client “toàn diện” cho mọi nhu cầu cá nhân nhưng rất hữu ích cho tổ chức cần giảm rủi ro lừa đảo.

Nền tảng: Windows / tích hợp doanh nghiệp

Tính năng nổi bật: Phân tích anti-phishing bằng ML; cảnh báo email nghi ngờ; tích hợp với client khác; cập nhật mô hình bảo mật liên tục.

10. Postbox

Postbox hướng đến người dùng bận rộn và chuyên nghiệp, cung cấp nhiều công cụ tổ chức luồng thư, snippet & templates, cũng như tích hợp sâu với các dịch vụ bên thứ ba (Evernote, Dropbox, Slack, MailChimp). Ứng dụng chú trọng tối ưu workflow: lọc thông tin thừa, tìm nhanh nội dung quan trọng và bảo vệ quyền riêng tư (ví dụ chặn theo dõi). Postbox là lựa chọn mạnh mẽ nếu bạn cần quản lý lượng email lớn nhưng phải trả phí cho license đầy đủ.

Nền tảng: Windows, macOS

Tính năng nổi bật: Công cụ tổ chức nâng cao; tích hợp bên thứ ba; templates & snippets; hỗ trợ OpenPGP; chống theo dõi & bảo mật.

Các tính năng cơ bản của Client Email

Client Email thường được thiết kế để giúp người dùng xử lý email một cách trực quan, tiện lợi hơn so với việc chỉ dùng trình duyệt web. Sau đây là những tính năng cơ bản mà hầu hết các ứng dụng Email Client đều có:

- Gửi / nhận thư: soạn thư mới, trả lời, chuyển tiếp và gửi thư đi.

- Hỗ trợ nhiều tài khoản: quản lý cùng lúc nhiều địa chỉ email từ các nhà cung cấp khác nhau.

- Hỗ trợ các giao thức IMAP / POP3 / SMTP: để đồng bộ, tải thư về và gửi thư.

- Quản lý thư mục / nhãn / phân loại: tạo thư mục/chuyển thư, gắn nhãn, phân loại tự động.

- Tìm kiếm thư: tìm thư theo từ khóa, người gửi, ngày gửi,…

- Đính kèm tệp: gửi và nhận các tập tin, hình ảnh, tài liệu kèm theo email.

- Chế độ làm việc offline: xem, soạn thư, lưu nháp khi không có kết nối Internet, sau đó đồng bộ lại.

- Thông báo thư mới: báo bằng âm thanh, thông báo pop-up, biểu tượng khi có thư đến.

- Quản lý danh bạ / địa chỉ liên lạc: lưu tên & địa chỉ, tự động gợi ý khi viết thư (To / Cc / Bcc).

Ưu điểm và hạn chế của Email Client

Email Client cho phép bạn tập hợp, gửi và nhận email từ nhiều tài khoản khác nhau một cách trơn tru, giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Để hiểu rõ hơn về công cụ này, chúng ta hãy cùng xem xét các ưu điểm và hạn chế của nó.

Ưu điểm của Email Client

- Truy cập nhanh hơn: nhiều email client lưu bản cache hoặc tải trước thư, giúp xem thư và tìm kiếm ngay cả khi mạng chậm hoặc không ổn định

- Quản lý nhiều tài khoản dễ dàng: bạn có thể thiết lập và truy cập các tài khoản email khác nhau (Gmail, công ty, etc.) trong cùng một ứng dụng mà không cần đăng xuất-đăng nhập lặp lại.

- Có chế độ làm việc offline: có thể đọc, soạn thư, lưu nháp khi không có kết nối internet, sau đó đồng bộ khi có internet.

- Thông báo & cảnh báo tốt hơn: email client thường có thông báo khi có thư mới, nhắc nhở, có thể kiểm soát bảo mật (ví dụ cảnh báo khi có tập tin đính kèm nguy hiểm).

- Tùy chỉnh, tiện ích mở rộng: nhiều client hỗ trợ add-on, plugin, bộ lọc, sắp xếp thư, nhãn, giao diện theo sở thích người dùng.

Hạn chế của Email Client

- Chiếm dụng bộ nhớ & tài nguyên máy tính hoặc thiết bị: nếu lưu nhiều thư, đặc biệt thư có đính kèm lớn, có thể làm máy tính chậm hoặc chiếm nhiều dung lượng lưu trữ.

- Cần thiết lập cấu hình: phải cấu hình máy chủ gửi/nhận (SMTP, IMAP/POP3), bảo mật, đồng bộ – nếu sai cấu hình có thể bị lỗi gửi/nhận, bị lộ thông tin.

- Phụ thuộc vào thiết bị: nếu thiết bị bị hỏng, mất dữ liệu, hoặc phải sử dụng thiết bị khác thì việc đồng bộ và khôi phục có thể phức tạp hơn webmail.

- Vấn đề bảo mật & quyền riêng tư: nếu thư vẫn lưu trên server, hoặc nếu thiết bị client không an toàn thì có nguy cơ bị truy cập trái phép; client có thể bị tấn công malware, lây nhiễm qua tập tin đính kèm.

- Khó khăn khi truy cập từ xa nếu chưa hỗ trợ hoặc chưa đồng bộ tốt: khi bạn ở nơi khác không có thiết bị đã thiết lập client, hoặc nếu chưa thiết lập chế độ đồng bộ, có thể không truy cập được thư cũ hoặc các tính năng đầy đủ.

>>> Các bài viết liên quan:

- Mailbox là gì? Cách thêm thành viên mailbox 365 chi tiết

- Mail for spam là gì? 6 cách tránh spam mail hiệu quả

Lời kết

Một Mail Client mạnh mẽ sẽ là công cụ đồng hành giúp doanh nghiệp quản lý thông tin hiệu quả, nâng cao năng suất và đảm bảo an toàn dữ liệu. Hãy cân nhắc kỹ lưỡng để lựa chọn được Mail Client tốt nhất cho cho nhu cầu của doanh nghiệp bạn.