Hướng dẫn thiết lập chữ ký email Zimbra CHI TIẾT TỪNG BƯỚC

Khi gửi thư điện tử, chữ ký giúp tăng sự chuyên nghiệp và bảo mật email doanh nghiệp. Một email có chữ ký giúp người nhận nhận dạng người gửi và các thông tin liên hệ dễ dàng hơn. Trong bài viết sau Nhân Hòa sẽ hướng dẫn bạn cách thiết lập chữ ký email Zimbra đơn giản với từng bước chi tiết. 

[Tổng quan] về Email Zimbra

Zimbra, hay còn gọi là Zimbra Collaboration Suite, là một bộ giải pháp email chuyên nghiệp được cài đặt trên máy chủ riêng. Giải pháp này cung cấp hệ thống email theo tên miền riêng, giao diện webmail và lịch làm việc – tất cả được thiết kế nhằm phục vụ nhu cầu của các doanh nghiệp và tổ chức.

Zimbra được phát triển lần đầu tiên bởi LiquidSys vào năm 2005 sau đó được đổi tên thành Zimbra. Đây là một trong những nền tảng email mã nguồn mở nổi tiếng nhờ khả năng mở rộng, tính ổn định và độ bảo mật cao.

Điểm mạnh của Zimbra nằm ở giao diện webmail hiện đại, cung cấp đầy đủ các tính năng như gửi – nhận email, chia sẻ tài liệu, quản lý lịch biểu và đồng bộ hóa với thiết bị di động hoặc máy tính để bàn. Ngoài ra, với mã nguồn mở, Zimbra cho phép người dùng tùy biến và triển khai linh hoạt theo nhu cầu riêng của từng doanh nghiệp.

>>> XEM THÊM: Phân tích Ưu - Nhược điểm ĐÁNG CHÚ Ý của Email Zimbra

Hướng dẫn tạo chữ ký Email Zimbra DỄ THỰC HIỆN

Khi khởi tạo tài khoản email Zimbra, hệ thống mặc định không thiết lập sẵn chữ ký. Tuy nhiên, việc bổ sung chữ ký email là cần thiết để thể hiện tính chuyên nghiệp và cung cấp thông tin liên hệ nhanh chóng cho người nhận. Người dùng hoàn toàn có thể dễ dàng thiết lập chữ ký cho tài khoản Zimbra của mình thông qua các bước sau:

Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Zimbra

Truy cập vào hệ thống email Zimbra bằng thông tin tài khoản cá nhân được cung cấp.

Bước 2: Truy cập mục thiết lập chữ ký

Tại giao diện chính, chọn Tùy chọn >>> Chọn mục Chữ ký

Tại đây, người dùng có thể tạo mới chữ ký bằng cách:

- Đặt tên cho chữ ký (để dễ quản lý khi có nhiều chữ ký khác nhau).

- Nhập nội dung chữ ký bao gồm: họ tên, chức danh, đơn vị công tác, số điện thoại, địa chỉ email, website, logo công ty (nếu có)...
Nội dung có thể được định dạng bằng các công cụ như in đậm, nghiêng, màu chữ,... để tăng tính thẩm mỹ.

Bước 3: Cấu hình chế độ hiển thị chữ ký

Trong phần thiết lập, người dùng có thể tùy chọn cách hiển thị chữ ký:

- Gắn chữ ký khi soạn thư mới

- Tự động thêm chữ ký khi trả lời hoặc chuyển tiếp thư

- Lựa chọn vị trí hiển thị: chèn chữ ký ở đầu hoặc cuối nội dung thư

Sau khi hoàn tất các lựa chọn, nhấn Lưu (Save) để hệ thống ghi nhận thay đổi.

Gửi thử một email để kiểm tra việc hiển thị chữ ký. Nếu nội dung chưa đúng định dạng mong muốn, bạn có thể quay lại để chỉnh sửa.

Dưới đây, bạn có thể thấy một ví dụ chữ ký trên Zimbra đã được tạo thành công.

Cách xóa chữ ký trên Zimbra email

Nếu bạn không còn nhu cầu sử dụng chữ ký hoặc muốn thay đổi nội dung mới, bạn có thể xóa chữ ký hiện tại như sau:

Truy cập giao diện quản lý chữ ký >>>  Nhấn chọn chữ ký muốn xóa >>> Chọn Xóa

>>> HƯỚNG DẪN: Tạo Whitelist / Blacklist trên Zimbra Webmail đơn giản chỉ 3 phút

Giải pháp Email Server Nhân Hòa – Công nghệ tối ưu, uptime 99.99% 

Ngoài Zimbra Email, bạn có thể tham khảo thêm dịch vụ Email server của Nhân Hòa – một giải pháp toàn diện được thiết kế nhằm đáp ứng tối ưu các yêu cầu về tốc độ, độ ổn định và khả năng mở rộng linh hoạt.

Email server Nhân Hòa là lựa chọn lý tưởng cho mọi mô hình doanh nghiệp mong muốn xây dựng một hệ thống email chuyên nghiệp,  hiệu quả với các ưu điểm nổi bật như:

- Gửi nhận tức thì, thời gian uptime lên đến 99,99%, đảm bảo hệ thống luôn hoạt động 24/7.

- Công nghệ SMTP tối ưu, hạn chế tối đa tình trạng email bị vào spam, tăng độ tin cậy cho email doanh nghiệp.

- Giao diện quản trị đơn giản, dễ sử dụng, phù hợp với mọi đối tượng người dùng.

- Hỗ trợ cấu hình đầy đủ các bản ghi SPF, DKIM, PTR, giúp nâng cao độ xác thực và bảo mật cho email.

- Đội ngũ kỹ thuật 24/7, sẵn sàng hỗ trợ nhanh chóng mọi sự cố liên quan đến hệ thống email.

Sử dụng Email Server Nhân Hòa, doanh nghiệp không chỉ đảm bảo liên lạc nội bộ hiệu quả mà còn duy trì được hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách hàng, đối tác. Đây là bước đi quan trọng trong việc xây dựng một hệ thống giao tiếp hiện đại và đáng tin cậy.

Liên hệ với Nhân Hòa để nhận báo giá và tư vấn gói dịch vụ phù hợp nhất với nhu cầu doanh nghiệp.

Thông tin liên hệ Nhân Hòa:

+ Tổng đài: 1900 6680

+ Website: https://nhanhoa.com/

+ Fanpage: https://www.facebook.com/nhanhoacom

+ Khuyến mãi Nhân Hòa: https://nhanhoa.com/khuyen-mai.html

Lời kết

Hy vọng với hướng dẫn chi tiết trên từ Nhân Hòa, bạn có thể dễ dàng tạo và thiết lập chữ ký email Zimbra của mình nhanh chóng. Việc bổ sung chữ ký không chỉ giúp nâng cao hình ảnh cá nhân hoặc doanh nghiệp trong mắt người nhận mà còn góp phần chuẩn hóa quy trình giao tiếp qua email. Nếu cần hỗ trợ thêm trong quá trình thực hiện, đừng ngần ngại liên hệ để được tư vấn kịp thời.