Hướng dẫn [A-Z] sử dụng tính năng AutoResponders trên cPanel Hosting

AutoResponders trên cPanel Hosting là công cụ hỗ trợ gửi email tự động khi có thư đến một địa chỉ cụ thể. Tính năng này đặc biệt hữu ích trong việc xác nhận email, thông báo vắng mặt hoặc gửi phản hồi tự động cho khách hàng. Để hiểu rõ hơn, bạn hãy cùng Nhân Hòa tìm hiểu cách sử dụng tính năng AutoResponders trên cPanel Hosting đơn giản và hiệu quả nhé!

Autoresponders là gì?

Autoresponders là một tính năng tự động phản hồi email, cho phép hệ thống gửi thư trả lời ngay khi có email đến hộp thư của bạn. Đây là công cụ hữu ích giúp thông báo vắng mặt, xác nhận đã nhận email hoặc cung cấp thông tin tự động cho khách hàng. Ví dụ, doanh nghiệp có thể thiết lập Autoresponders để gửi lời chào tự động đến khách hàng hoặc thông báo lịch nghỉ lễ mà không cần trả lời từng email riêng lẻ. 

Đặc biệt, thông qua giao diện cPanel, bạn có thể dễ dàng tạo, chỉnh sửa nội dung phản hồi, đặt lịch gửi và giới hạn thời gian hoạt động của Autoresponders. Nhờ vậy, doanh nghiệp duy trì liên lạc chuyên nghiệp, tối ưu quy trình làm việc và đảm bảo không bỏ lỡ bất kỳ email quan trọng nào.

>>> XEM THÊM: Hướng dẫn [A-Z] Email Disk Usage trên Hosting cPanel ĐƠN GIẢN

Việc duy trì phản hồi kịp thời với khách hàng là yếu tố quan trọng giúp nâng cao trải nghiệm và xây dựng uy tín. Tính năng AutoResponders trên cPanel Hosting chính là giải pháp tối ưu, giúp bạn tự động gửi email phản hồi mà không cần thao tác thủ công. Dưới đây là các bước cụ thể để sử dụng tính năng này:

Thêm mới Autoresponder trên cPanel

Để tạo email trả lời tự động, bạn hãy thực hiện theo các bước sau:

+ Bước 1: Đăng nhập cPanel

+ Bước 2: Tại giao diện màn hình chính, bạn tìm tìm mục Email, sau đó nhấn chọn Autoresponder.

+ Bước 3: Trong mục Managing, bạn chọn tên miền muốn thiết lập AutoResponders. Nếu có nhiều tên miền trên cPanel, hãy đảm bảo chọn chính xác tên miền cần cấu hình để tránh nhầm lẫn.

+ Bước 4: Bạn nhấn chọn “Add Autoresponders” để thêm mới

+ Bước 5: Cấu hình các thông số AutoResponders

- Character set: Thông thường sử dụng UTF-8 để đảm bảo hiển thị đúng ký tự.

- Interval: Nhập số giờ giãn cách giữa các phản hồi tự động cho cùng một địa chỉ email, giúp tránh gửi lặp lại nhiều lần trong thời gian ngắn. (Ví dụ bạn muốn email phản hồi ngay lập tức, bạn có thể nhập số 0).

- Email + Tên miền: Nhập địa chỉ email và tên miền cần thiết lập AutoResponders.

- From: Điền tên người gửi hoặc địa chỉ email đại diện, có thể là tên cá nhân hoặc công ty.

- Subject: Nhập tiêu đề email phản hồi tự động.

- Body: Nhập nội dung email phản hồi tự động sẽ gửi đến người nhận.

- Tùy chọn HTML: Nếu nội dung email chứa HTML, hãy chọn This message contains HTML để hiển thị đúng định dạng.

+ Bước 6: Sau đó, bạn tiến hành lên lịch gửi email tự động

- Start: Thời gian bắt đầu kích hoạt ( có 2 lựa chọn là ngay lập tức hoặc thiết lập thời gian bạn muốn)

- Stop: Thời gian kết thúc (bạn có thể chọn “never” nếu muốn duy trì mãi mãi hoặc thiết lập thời gian dừng lại theo ý bạn)

+ Bước 7: Nhấn create để hoàn tất

Hướng dẫn [A-Z] cách chỉnh sửa hoặc xóa Autoresponder trên cPanel

Đối với tính năng trả lời mail tự động, bạn có thể dễ dàng cập nhật hoặc xóa email phản hồi tự động qua các bước sau:

Chỉnh sửa AutoResponder

+ Bước 1: Truy cập vào mục AutoResponders trong cPanel.

+ Bước 2: Trong danh sách Current AutoResponders, nhấn Edit bên cạnh email cần chỉnh sửa.

+ Bước 3: Thay đổi nội dung, tiêu đề, thời gian phản hồi hoặc khoảng thời gian hoạt động theo nhu cầu.

+ Bước 4: Nhấn Modify để lưu các thay đổi.

Xóa AutoResponder

+ Bước 1: Tại danh sách Current AutoResponders, chọn Delete bên cạnh AutoResponder cần xóa.

+ Bước 2: Xác nhận thao tác bằng cách nhấn Delete AutoResponder.

Sau khi hoàn tất, bạn có thể dễ dàng thiết lập và quản lý email tự động, giúp duy trì kết nối với khách hàng và đối tác mà không cần phản hồi thủ công.

>>> XEM THÊM: Sent Items trong Outlook không save? Cách khắc phục

Lời kết

Như vậy, trên đây là hướng dẫn sử dụng tính năng AutoResponders trên cPanel Hosting, giúp bạn thiết lập và quản lý email phản hồi tự động một cách dễ dàng. Với tính năng này, bạn có thể chủ động thông báo, xác nhận email tự động cho khách hàng, tối ưu quy trình làm việc mà còn đảm bảo sự chuyên nghiệp trong giao tiếp qua email.

Bên cạnh đó, Nhân Hòa còn cung cấp dịch vụ email uy tín, chuyên nghiệp, luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn trong việc quản lý và tối ưu hệ thống email doanh nghiệp. Với hạ tầng mạnh mẽ, bảo mật cao và dịch vụ chuyên nghiệp, đơn vị cam kết mang đến giải pháp email ổn định, hiệu quả. Liên hệ ngay để được tư vấn và trải nghiệm dịch vụ email chất lượng hàng đầu!

 Thông tin liên hệ Nhân Hòa:

+ Tổng đài: 1900 6680

+ Website: https://nhanhoa.com/

+ Fanpage: https://www.facebook.com/nhanhoacom

+ Khuyến mãi Nhân Hòa: https://nhanhoa.com/khuyen-mai.html