Quy trình ký kết hợp đồng điện tử

Tin tức

17/09/2021, 04:09 pm

1,389

Nếu ký hợp đồng truyền thống, các bên đối tác cần gặp mặt trực tiếp với nhau. Vậy thì với hợp đồng điện tử thì sao? Quy trình ký kết hợp đồng điện tử như thế nào? Có khác biệt gì so với ký hợp đồng truyền thống? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết sau.

1. Hợp đồng điện tử là gì?

Hợp đồng điện tử là hợp đồng được tạo lập, gửi đi, nhận và thực hiện hợp đồng theo phương thức điện tử. Hợp đồng điện tử bao gồm các thông điệp dữ liệu được trao đổi và xác nhận giữa các bên tham gia hợp đồng. Việc giao kết hợp đồng điện tử chủ yếu thông qua hình thức online.

Hợp đồng điện tử tiện ích hơn so với hợp đồng truyền thống. Tiết kiệm công sức, thời gian, tiền bạc trong quá trình giao kết hợp đồng. Mọi người có thể ký hợp đồng mọi lúc, mọi nơi bằng nhiều thiết bị khác nhau. Từ điện thoại, laptop, máy tính,...

Hợp đồng điện tử được ký xác nhận thông qua chữ ký điện tử. Đây cũng là khác biệt lớn so với hợp đồng truyền thống.

Chi tiết xem tại: Hợp đồng điện tử là gì? Quy định của pháp luật Việt Nam về hợp đồng điện tử.

2. Quy trình ký kết hợp đồng điện tử

Tùy vào các bên tham gia trong hợp đồng mà hợp đồng điện tử sẽ có phương thức ký kết riêng. Có thể thông qua một phần mềm chung hoặc thông qua các phương tiện điện tử khác như website, email,...Việc ký kết hợp đồng xảy ra khi hợp đồng được nhận thành công bởi đối tác.

Thông thường, quy trình ký kết hợp đồng điện tử sẽ tuân theo các bước sau.

Bước 1: Bên cần ký hợp đồng truy cập email để xem hợp đồng

Sau khi tạo thành công phần mềm điện tử thì bên A sẽ phải gửi link hợp đồng cho bên B để ký. Thông thường sẽ gửi qua email. Để ký hợp đồng điện tử thì bên B phải mở email và xem hợp đồng.

- Mở email bằng máy tính, laptop, điện thoại,...Trường hợp ký hợp đồng bằng USB token thì phải mở hợp đồng bằng máy tính.

- Chọn nút “Xem tài liệu”

- Đăng nhập link phần mềm hợp đồng điện tử bằng tên email và mã truy cập được gửi trong email.

- Xem nội dung các điều khoản và vị trí cần ký trong hợp đồng

- Điền thông tin (nếu có vị trí yêu cầu)

Bước 2: Đọc kỹ hợp đồng

- Đọc kỹ nội dung hợp đồng

- Đồng ý với điều khoản nào nhấn “Xác nhận”

- Không đồng ý với điều khoản nào nhấn “Từ chối”

- Điền các thông tin liên quan (nếu có)

Lưu ý: Nếu có người dùng nhấn “Từ chối” thì hợp đồng sẽ bị dừng luồng ký mà không chuyển đến cho những người cần ký tiếp theo. Hệ thống sẽ gửi thông báo cho người tạo hợp đồng và những người đã ký trước đó.

Người tạo cần chỉnh sửa lại hợp đồng theo yêu cầu, sau đó tiến hành ký tiếp. Chỉ khi tất cả các điều khoản đều được nhấn [Xác nhận] thì hợp đồng mới chuyển tiếp. Trường hợp đang ký dở và muốn hoàn thành sau thì nhấn “Lưu thao tác”.

Bước 3: Thực hiện ký hợp đồng điện tử

- Chọn biểu tượng bút ký trên hợp đồng

- Chọn hình thức ký: Ký bằng việc tải file ảnh chữ ký có sẵn hoặc ký bằng cách vẽ trực tiếp trên màn hình.

- Nhấn nút “Điền chữ ký vào hợp đồng”. Nếu muốn sửa chữ ký thì tiến hành vẽ lại hoặc tải lại file ảnh khác.

- Nhấn nút “Đồng ý với các điều khoản về văn bản điện tử”. Khi đó việc ký kết hợp đồng đinệ tử hoàn tất.

Các bên tham gia ký hợp đồng có thể tải xuống hợp đồng toàn tất có đầy đủ chữ ký.

Xem thêm: Quy trình giao kết hợp đồng chuẩn quy định pháp luật Việt Nam

3. Lời kết

Trên đây là quy trình ký kết hợp đồng điện tử chung nhất với tất cả các loại hợp đồng. Tùy vào thỏa thuận của mỗi bên đối tác mà các bước ký kết hoặc thủ tục ký kết sẽ khác nhau. Tuy nhiên bạn vẫn nên biết đến quy trình ký kết hợp đồng điện tử này để việc ký hợp đồng diễn ra thuận lợi nhất.

Để được tư vấn kỹ hơn về DỊCH VỤ HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ, bạn liên hệ thông tin sau.