Quy trình giao kết hợp đồng điện tử

Giao kết hợp đồng là một bước bắt buộc để tạo ra một hợp đồng điện tử hoàn chỉnh đầy đủ tính pháp lý. Vậy giao kết hợp đồng điện tử là gì? Quy trình giao kết hợp đồng điện tử gồm các bước nào. Hãy cùng Nhân Hòa tìm hiểu trong bài viết sau.

1. Hợp đồng điện tử là gì?

Theo luật giao dịch điện tử 2005

“Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu. Thông điệp dữ liệu là những thông tin được tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ bằng phương pháp điện tử”.

Hiểu đơn giản thì: Hợp đồng điện tử là hợp đồng được tạo ra, gửi đi, tiếp nhận và lưu trữ bằng phương pháp điện tử. Nhờ những công nghệ như điện tử, truyền dẫn không dây, kỹ thuật số, từ tính, công nghệ điện,...

Dễ hiểu hơn thì hợp đồng điện tử là hợp đồng online bản mềm để phân biệt với hợp đồng giấy truyền thống.

Xem chi tiết tại: Hợp đồng điện tử là gì? Quy định pháp luật Việt Nam về hợp đồng điện tử.

2. Giao kết hợp đồng điện tử là gì?

2.1.  Giao kết hợp đồng là gì?

Giao kết hợp đồng là việc các bên trình bày ý kiến về việc tạo lập, thay đổi hoặc chấm dứt các quyền và nghĩa vụ trong hợp đồng dựa trên cơ sở pháp luật đã ban hành.

2.2. Định nghĩa giao kết hợp đồng điện tử

Giao kết hợp đồng điện tử cũng là việc các bên tham gia tạo lập, thay đổi hoặc chấm dứt các quyền và nghĩa vụ với nhau. Tuy nhiên, việc giao kết sẽ dùng thông điệp dữ liệu điện tử để tiến hành một phần hoặc toàn bộ giao dịch. (Trừ trường hợp các bên tham gia có điều kiện khác)

Thông báo dưới dạng điện tử có tính chất pháp lý giống như thông báo với hợp đồng truyền thống.

3. Quy định pháp luật về giao kết hợp đồng điện tử

3.1. Nguyên tắc giao kết hợp đồng

- Thực hiện giao kết hợp đồng bằng phương tiện điện tử dựa trên nguyên tắc của Luật giao dịch điện tử.

- Trong quá trình giao kết hợp đồng điện tử, các bên được quyền thỏa thuận về các điều kiện đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật thông tin đến hợp đồng. Ví dụ như chứng thực, yêu cầu kỹ thuật,...

3.2. Chủ thể tham gia giao kết hợp đồng

- Chủ thể tham gia giao kết hợp đồng điện tử bắt buộc phải có 3 bên.

+ Bên thứ nhất: Bên đề nghị các điều khoản hợp đồng

+ Bên thứ hai: Bên chấp nhận đề nghị các điều khoản trong hợp đồng.

+ Bên thứ ba: Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử và cơ quan cung cấp dịch vụ mạng.

3 chủ thể này mới đủ tính pháp lý để xác nhận độ chính xác, tin cậy của thông tin nêu ra trong hợp đồng. Khi đó, hợp đồng điện tử mới tuân theo đầy đủ chế tài của pháp luật và được xác nhận là hợp lệ.

3.3. Phương thức xác nhận giao thức hợp đồng điện tử

Việc giao kết hợp đồng điện tử được xác nhận bằng cách ký chữ ký số của các bên tham gia giao kết. Ngoại trừ trường hợp các bên tham gia hợp đồng có thỏa thuận về việc không sử dụng chữ ký điện tử.

3.4. Cách xác nhận thời điểm gửi và nhận thông điệp dữ liệu

Hợp đồng điện tử được tạo lập bằng cách gửi và xác nhận các thông điệp điện tử. Các thông tin đó được xác nhận như sau

- Thời điểm gửi thông điệp dữ liệu là lúc thông điệp đó được nhập vào hệ thống thông tin, ngoài sự kiểm soát của người khởi tạo.

Ví dụ: Có 1 phần mềm hoặc trang web chung để các bên tham gia giao kết hợp đồng. Thời điểm gửi thông điệp dữ liệu hợp pháp là lúc điều khoản được nhập lên hệ thống chung đó. Mọi trường hợp khác như nhập vào email, tin nhắn zalo, messenger,... là không tính.

- Thời điểm nhận thông điệp dữ liệu là lúc thông điệp được nhập hoàn tất vào hệ thống đã được chỉ định. Nếu hệ thống nhập không được chỉ định sẵn thì tính là thời điểm dữ liệu truyền đến bất kỳ hệ thống nào của người nhận.

Ví dụ: Có 2 bên tham gia ký kết hợp đồng không có phần mềm mà chỉ trao đổi qua email. Thì thời điểm nhận là lúc email đến hòm thư của người nhận hợp đồng điện tử.

Xem thêm: Lợi ích của hợp đồng điện tử [AI CŨNG PHẢI BIẾT]

4. Quy trình giao kết hợp đồng điện tử

Bước 1: Bên đề nghị giao kết thiết lập hợp đồng điện tử

Đề nghị giao kết hợp đồng điện tử và việc bày tỏ sự mong muốn hợp tác giữa các bên dựa trên các quy định được thỏa thuận. Vì thế, bước đầu tiên để giao kết hợp đồng điện tử là tạo ra các quy định đó.

Bên đề nghị giao kết sẽ thực hiện các công việc sau

- Đăng nhập hệ thống hợp đồng điện tử

- Tạo hợp đồng điện tử

- Điền các điều khoản, quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm của các bên tham gia hợp đồng

- Xác định yêu cầu ký, vị trí ký, chủ thể ký trên hợp đồng

- Tiến hành ký các vị trí của mình và gửi hợp đồng điện tử cho đối tác.

Bước 2: Bên tiếp nhận giao kết xác nhận hợp đồng điện tử

Sau khi tạo hợp đồng điện tử thành công, bên đề nghị giao kết phải gửi hợp đồng cho các bên liên quan. Các bên sẽ truy cập vào link hệ thống phần mềm điện tử và xác nhận các điều khoản trong hợp đồng.

- Nếu đồng ý các điều khoản, dùng chữ ký điện tử để xác nhận

- Nếu không đồng ý, bỏ qua và yêu cầu chỉnh sửa điều khoản hợp đồng

Bước 3: Thống nhất và thực hiện hợp đồng

Chỉ khi các bên đã ký đầy đủ các điều khoản thì hợp đồng mới được thiết lập thành công. Thông báo hoàn tất ký hợp đồng được gửi cho tất cả các bên.

Sau đó, các bên tham gia tiến hành thực hiện các điều khoản như hợp đồng đã quy định.

5. Lời kết

Quy trình giao kết hợp đồng điện tử là kiến thức quan trọng. Nó giúp bạn hiểu rõ và thực hiện  hợp đồng điện tử đúng theo quy định của pháp luật. Vì thế, bạn nên đọc kỹ bài viết này để mọi giao dịch tiện ích nhất.

Đăng ký sử dụng hợp đồng điện tử ESOC siêu tiện ích ngay hôm nay để nhận ưu đãi lớn. Liên hệ thông tin sau để nhận tư vấn

+ Tổng đài: 1900 6680

+ Website: https://esoc.vn/

+ Fanpage: https://www.facebook.com/nhanhoacom

+ Chỉ đường: https://g.page/nhanhoacom

+ Khuyến mãi Nhân Hòa: https://nhanhoa.com/khuyen-mai.html