Thông báo

Ưu đãi

Tin tức

Kỹ thuật

Hóa đơn điện tử là gì?

Tin tức

15/09/2021, 01:56 pm

906

Chính phủ quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ 1/7/2022. Đánh dấu cột mốc hóa dùng hóa đơn điện tử để thay thế 100% hóa đơn giấy. Vậy hóa đơn điện tử là gì. Ý nghĩa của hóa đơn điện tử là gì và quy định về xuất hóa đơn điện từ như thế nào. Lý do gì để nói hóa đơn điện tử sẽ thay thế được hóa đơn truyền thống. Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết sau đây.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử. Do cá nhân, tổ chức bán hàng, cung cấp dịch vụ phát hành bằng phương thức điện tử theo quy định của pháp luật về thuế, kế toán.

Hóa đơn điện tử có thể có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn có chứa mã được cơ quan thuế cấp trước cho cá nhân, tổ chức bán hàng, cung cấp dịch vụ.

Mã của cơ quan thuế bao gồm một dãy số cố định và một chuỗi ký tự được mã hóa đại diện cho người bán.

Hóa đơn điện tử do cá nhân, tổ chức bán hàng lập và xuất. Được lưu trữ đồng thời trên máy tính của các bên liên quan theo quy định của pháp luật. Tối thiểu có bên mua hàng, bên bán hàng và bên chi cục thuế.

2. Nội dung của hóa đơn điện tử

1. Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;

2. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

3. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);

4. Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ, thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng.

Tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;

5. Tổng số tiền thanh toán

6. Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;

7. Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);

8. Thời điểm lập hóa đơn điện tử;

9. Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;

10. Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).

3. Định nghĩa một số thuật ngữ liên quan đến hóa đơn điện tử

3.1. Hóa đơn điện tử gốc là gì?

Hóa đơn điện từ gốc là hóa đơn điện tử được khởi tạo ban đầu. Đáp ứng được các quy định pháp luật sau.

- Là hóa đơn điện từ được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện từ với cơ quan thuế. Đảm bảo khoản chi mua hàng hóa có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp

- Có đầy đủ nội dung hóa đơn đúng quy định pháp luật (đã nêu ở phần 2)

- Thời điểm lập hóa đơn điện tử là thời điểm chuyển giao quyền sử dụng hàng hóa cho người mua. Không phân biệt việc người mua đã thanh toán hay chưa.

3.2. Hóa đơn vat điện tử là gì?

Hóa đơn vat điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng được xuất theo phương pháp điện từ. Đây là hóa đơn áp dụng với cá nhân, tổ chức bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ có thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.

3.3. Hóa đơn bán hàng điện tử là gì?

Hóa đơn bán hàng điện tử là hóa đơn áp dụng với cá nhân, tổ chức bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ có thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp.

3.4. Hóa đơn đỏ điện tử là gì?

Hóa đơn đỏ điện tử là tên gọi khác của hóa đơn giá trị gia tăng do Bộ Tài chính phát hành hoặc do doanh nghiệp tự in dựa trên việc đăng ký mẫu hóa đơn với cơ quan thuế. Hóa đơn đỏ là căn cứ để tính doanh thu cho doanh nghiệp và kê khai thuế giá trị gia tăng đầu ra.

Hóa đơn đỏ điện từ là hóa đơn đỏ được phát hành theo phương pháp điện tử.

4. Số hóa đơn điện tử là gì?

Số hóa đơn điện tử có 3 thuật ngữ liên quan, bao gồm mẫu số, ký hiệu và số.

4.1. Mẫu số trên hóa đơn điện tử

Mẫu số hóa đơn điện tử là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4 có ý nghĩa như sau

- Số 1: Đại diện cho hóa đơn giá trị gia tăng

- Số 2: Đại diện cho hóa đơn bán hàng

- Số 3: Đại diện cho phiếu xuất kho kiêm vận chuyển

- Số 4: Đại diện cho các loại hóa đơn điện từ khác. Bao gồm phiếu thu điện tử, vé điện tử, tem điện tử, thẻ điện tử,...

4.2. Ký hiệu trên hóa đơn điện tử

Ký hiệu trên hóa đơn điện tử là dãy số gồm 6 ký tự cả chữ và số. Đại diện cho phân loại hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, năm lập hóa đơn, kiểu hóa đơn điện tử.

- Ký tự thứ nhất là chữ cái. Chỉ có thể là C hoặc K. Trong đó, C là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K là hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

- Ký tự thứ hai và thứ ba là hai chữ số. Là số Ả Rập viết tắt của 2 chữ số cuối năm dương lịch. Ví dụ: 2021 thì viết là 21.

- Ký tự thứ 4 là chữ cái. Có 4 ký tự là T, D, L, M. Mỗi ký tự đại diện cho một kiểu hóa đơn điện tử.

+ T: Hóa đơn điện tử do cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.

+ D: Hóa đơn điện tử đặc biệt giản lược một số tiêu thức do cá nhân, doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế.

+ L: Hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp cho từng lần phát sinh

+ M: Hóa đơn điện từ được khởi tạo từ máy tính tiền

- Ký tự thứ 5 và thứ 6 là do người bán tự định dạng theo nhu cầu quản lý. Nếu không thay đổi thì ký tự mặc định là YY.

4.3. Số hóa đơn điện tử

Số hóa đơn điện tử là dãy số do người bán tự lập để xác định thứ tự của hóa đơn. Số hóa đơn điện tử gồm 8 chữ số. Bắt đầu từ 00000001 đến 99999999. Số hóa đơn điện tử phải liên tục theo thứ tự từ bé đến lớn khi chung 1 mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử.

Xem thêm: Nghị định 119 về hóa đơn điện tử

5. Xuất hóa đơn điện từ là gì?

Xuất hóa đơn điện tử là việc bạn xuất hóa đơn điện tử ra giấy. Xuất hóa đơn điện tử dùng để sử dụng trong các trường hợp sau.

- Gửi cho bên mua hàng để kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa đã mua

- Xuất hóa đơn để chứng minh nguồn gốc hàng hóa và giao dịch mua hàng khi vận chuyển.

- Việc xuất hóa đơn còn hỗ trợ nhân viên kinh doanh khi đi gặp khách hàng, đối tác, điểm bán. Việc này giúp chứng thực giao dịch và tăng uy tín

- Ngoài ra, xuất hóa đơn điện tử còn để phục vụ cho một số công tác khác của doanh nghiệp.

Hóa đơn điện tử sau khi xuất được gọi là chứng từ giấy. Theo quy định tại nghị định 119/2018/NĐ-CP, chứng từ giấy bắt buộc phải khớp nội dung với hóa đơn điện tử.

Chứng từ giấy không có hiệu lực thanh toán, giao dịch. Trừ khi được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện từ với cơ quan thuế.

Việc xuất hóa đơn điện tử được thực hiện trên phần mềm hóa đơn điện tử chuyên dụng. Xem thêm tại: Phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất hiện nay

6. Quy định về hóa đơn điện tử

6.1. Quy định về việc bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử được bắt buộc sử dụng từ ngày 1/7/2022. Cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh được sử dụng hóa đơn giấy đến hết ngày 30/6/2022. Trong thời gian đó cần chuẩn bị hạ tầng công nghệ thông tin để đáp ứng được việc sử dụng hóa đơn điện tử.

6.2. Quy định về đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử

- Doanh nghiệp kinh doanh được thành lập theo quy định của pháp luật. Bao gồm luật doanh nghiệp tư nhân, công ty hợp danh, công ty cổ phần, luật kinh doanh bảo hiểm, luật chứng khoán, luật doanh nghiệp,...

- Cá nhân, hộ kinh doanh

- Tổ chức được thành lập và hoạt động theo luật hợp tác xã.

- Đơn vị sự nghiệp công lập có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế bao gồm:

- Doanh nghiệp kinh doanh bưu chính viễn thông, tài chính tín dụng, bảo hiểm, ý tế, thương mại điện tử, siêu thị, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển. Doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu.

Các trường hợp còn lại sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh.

6.3. Quy định về định dạng hóa đơn điện tử

- Hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản xml

- Định dạng hóa đơn điện tử gồm 2 thành phần chính. Một là thành phần chứa dữ liệu hóa đơn điện tử. Hai là thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. Có thể có thêm thành thần chứa mã cơ quan thuế (Với hóa đơn điện tử có chứa mã của cơ quan thuế)

6.4. Quy định về hình thức kết nối chuyển hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế

- Kết nối với Tổng cục Thuế thông qua kênh MPLS VPN Layer 3 hoặc kênh thuế riêng. Cụ thể có 1 kênh truyền chính và 1 kênh truyền dự phòng. Băng thông tối thiểu của mỗi kênh là 5Mbps.

Xem thêm: Băng thông là gì? Tất cả thông tin cần biết về băng thông

- Phương thức kết nối là web service hoặc Message Queue có mã hóa.

- Giao thức để đóng gói và truyền dữ liệu là SOAP.

6.5. Quy định về hình thức lập hóa đơn điện tử

Các đối tượng có nhu cầu lập hóa đơn điện tử có thể thực hiện trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Hoặc phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp sử dụng. Khi lập hóa đơn trên Tổng cục Thuế phải có tài khoản đã được cấp.

6.6. Quy định về đối tượng ngừng sử dụng hóa đơn điện tử

- Cá nhân, tổ chức chấm dứt hiệu lực mã số thuế

- Cá nhân, tổ chức được cơ quan thuế xác minh là không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.

- Cá nhân, tổ chức được xác nhận đã tạm ngừng kinh doanh.

- Cá nhân, tổ chức có thông báo cưỡng chế nợ thuế từ cơ quan thuế

- Cá nhân, tổ chức được cơ quan thuế phát hiện dùng hóa đơn điện tử để bán hàng nhập lậu, hàng giả, xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ

- Cá nhân, tổ chức được cơ quan thuế phát hiện lập hóa đơn điện tử để bán khống hàng hóa, chiếm đoạt tiền của tổ chức.

- Cá nhân, tổ chức bị tạm ngừng kinh doanh do không đủ điều kiện.

Các trường hợp trên không chỉ bị tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử mà còn có khả năng bị phạt theo quy định của pháp luật.

Xem thêm: Hướng dẫn điều chỉnh hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật

7. Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không?

7.1. Trường hợp hóa đơn điện tử không cần đóng dấu

- Hóa đơn điện

- Hóa đơn nước

- Hóa đơn dịch vụ viễn thông

- Hóa đơn dịch vụ ngân hàng

- Hóa đơn tự in của trung tâm thương mại, siêu thị

- Tem vé mệnh giá in sẵn

- Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn số lượng lớn, đã đề xuất và được Cục thuế chấp nhận hóa đơn điện tử không cần dấu của người bán.

Những doanh nghiệp này đáp ứng đủ điều kiện tự in hóa đơn điện tử không cần dấu của người bán và chữ ký của người mua.

7.2 Trường hợp hóa đơn điện tử không cần chữ ký của người mua

- Người mua không phải đơn vị kế toán

- Người mua là đơn vị kế toán nhưng có chứng từ xác minh giao dịch mua bán hàng hóa. Ví dụ như biên nhận, hợp đồng, phiếu thu,...

Những đối tượng không thuộc 2 nhóm kể trên thì hóa đơn điện tử bắt buộc phải có dấu.

8. Quy trình xuất hóa đơn điện tử

Cách xuất hóa đơn điện tử được thực hiện như sau

Bước 1: Truy cập vào phần mềm tạo hóa đơn điện tử. Chọn mẫu hóa đơn, tạo quyết định, thông báo phát hành

Bước 2: Lập hóa đơn và chữ ký điện tử

Bước 3: Gửi email và mã tra cứu hóa đơn điện tử cho khách hàng

Bước 4: Điều chỉnh hóa đơn điện tử (nếu có)

Bước 5: Lên báo cáo sử dụng hóa đơn điện tử và nộp cho cơ quan thuế (thực hiện ở cuối kỳ kế toán)

9. Lời kết

Hóa đơn điện tử là hóa đơn biểu thị mặt hàng, số lượng, đơn giá và yêu cầu thanh toán của bên bán theo phương pháp điện tử. Bên mua có yêu cầu xác nhận và thanh toán hóa đơn đó. Hóa đơn điện tử được tạo ra nhằm khắc phục hạn chế của hóa đơn giấy. Từ 1/7/2022, việc sử dụng hóa đơn điện tử là bắt buộc.