Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu

Đối với các doanh nghiệp vẫn sử dụng hóa đơn giấy phục vụ việc giao dịch ngân hàng, kho bạc hoặc là hồ sơ chứng minh hàng hóa lưu thông trên đường thì khi áp dụng hóa đơn điện tử sẽ áp dụng thế nào, hóa đơn điện tử có cần đóng dấu hay không? Cùng Nhân Hòa giải đáp thắc mắc trong bài viết sau đây.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

Hóa đơn điện tử là 1 trong 3 hình thức hóa đơn (Hóa đơn tự in; Hóa đơn đặt in; Hóa đơn điện tử). Thay vì hóa đơn tạo lập trên giấy, hóa đơn điện tử được tạo lập & lưu trữ trên thiết bị điện tử.

Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Hóa đơn điện tử có thể chuyển đổi thành hóa đơn giấy trong nhu cầu lưu thông hàng hóa, quản lý hóa đơn của người bán hoặc người mua.

>>> Xem thêm: Sử Dụng Song Song Hóa Đơn Điện Tử Và Hóa Đơn Giấy Có Được Coi Là Hợp Pháp Không? 

2. Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu hay không?

Để biết hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không, doanh nghiệp căn cứ các quy định sau của pháp luật:

+ Theo Khoản 2 Điều 5 của Thông tư 119/2014/TT-BTC, tổ chức kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký người mua, dấu của người bán trong trường hợp: hóa đơn điện, hóa đơn nước, hóa đơn dịch vụ viễn thông, hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in theo quy định của pháp luật.

+ Theo Khoản 2 Điều 1 Nghị định số 04/2014/NĐ-CP sửa đổi bổ sung Khoản 5 Điều 5 Nghị định số 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ, tổ chức kinh doanh có thể đồng thời cùng lúc sử dụng nhiều hình thức hóa đơn khác nhau. Nhà nước khuyến khích hình thức hóa đơn điện tử.

+ Theo Khoản 1, Khoản 2 trong Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính, một trong những nội dung phải có của hóa đơn điện tử chính là chữ ký điện tử. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. 

Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán. Một số trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buộc thì sẽ được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính.

+ Theo Khoản 3 Điều 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC, quy định các trường hợp sau không nhất thiết phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc, trừ trường hợp nếu người mua là đơn vị kế toán yêu cầu người bán phải lập hóa đơn có đầy đủ các nội dung hướng theo quy định của pháp luật:

a) Hóa đơn tự in của tổ chức kinh doanh siêu thị, trung tâm thương mại được thành lập theo quy định của pháp luật không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký của người mua, dấu của người bán.

b) Đối với tem, vé: Trên tem, vé có mệnh giá in sẵn không nhất thiết phải có chữ ký người bán, dấu của người bán; tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký người mua.

c) Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn với số lượng lớn, chấp hành tốt pháp luật thuế, căn cứ đặc điểm hoạt động kinh doanh, phương thức tổ chức bán hàng, cách thức lập hóa đơn của doanh nghiệp và trên cơ sở đề nghị của doanh nghiệp, Cục thuế xem xét và có văn bản hướng dẫn hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “dấu của người bán… Một số trường hợp khác thì sẽ thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu hay không?

Như vậy, từ những quy định của pháp luật nêu trên, câu hỏi hóa đơn điện tử có cần đóng dấu hay không đã hoàn toàn được giải đáp. Cụ thể:

a) Với trường hợp doanh nghiệp bán hàng đủ điều kiện tự in hóa đơn và thông báo phát hành thì hóa đơn không cần chữ ký. Hóa đơn điện tử theo đó cũng không cần phải có đóng dấu của người bán và chữ ký của người mua.

b) Với trường hợp doanh nghiệp thông báo phát hành hóa đơn mà có chữ ký thì hóa đơn điện tử cũng chỉ bắt buộc phải có chữ ký.

c) Trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu,... thì người bán lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.

Ngoài ra, Bộ Tài chính giao Cục Thuế xem xét từng trường hợp phát sinh cụ thể và điều kiện đáp ứng của doanh nghiệp để hướng dẫn việc miễn tiêu thức chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử.

>>> Xem thêm: Top 3 Lưu Ý Khi Sử Dụng Bản Thể Hiện Hóa Đơn Điện Tử 

3. Hóa đơn điện tử chuyển đổi có cần đóng dấu hay không?

Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính, người bán hàng hóa được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông. Tuy nhiên, việc chuyển đổi này chỉ được thực hiện duy nhất 01 lần và không nhất thiết phải có đóng dấu của người bán.

Hóa đơn điện tử khi chuyển đổi sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện: phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc, có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

>>> Xem thêm: Lưu Ý 4 Nội Dung Này Tại Nghị Định 119/2018/NĐ-CP 

4. Kết luận

Hy vọng qua bài viết Nhân Hòa đã chia sẻ, bạn có thể giải quyết được vướng mắc hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không, cũng như những vấn đề khác xung quanh việc triển khai hóa đơn điện tử trong hoạt động kinh doanh của mình.

Trong thời điểm dịch bệnh đang diễn biến phức tạp, việc chuyển đổi số nhanh chóng đang là vấn đề được rất nhiều khách hàng quan tâm. Quý khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử hay hợp đồng điện tử hãy liên hệ 1900 6680 hoặc truy cập Website nhanhoa.com để được hỗ trợ một cách nhanh chóng nhất nhé!

+ Fanpage: https://www.facebook.com/nhanhoacom

+ Chỉ đường: https://g.page/nhanhoacom

+ Chương trình khuyến mãi mới nhất: https://nhanhoa.com/khuyen-mai.html

————————————————————

CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM NHÂN HÒA

https://nhanhoa.com

Hotline: 1900 6680

Trụ sở chính: Tầng 4 – Tòa nhà 97-99 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội

Tel: (024) 7308 6680 – Email: sales@nhanhoa.com

Chi nhánh TP. Hồ Chí Minh: 270 Cao Thắng (nối dài), Phường 12, Quận 10, Tp.HCM

Tel: (028) 7308 6680 – Email: hcmsales@nhanhoa.com

Chi nhánh Vinh – Nghệ An: Tầng 2 Tòa nhà Sài Gòn Sky, ngõ 26 Nguyễn Thái Học, phường Đội Cung, TP. Vinh, Nghệ An

Email: contact@nhanhoa.com