Sử Dụng Song Song Hóa Đơn Điện Tử Và Hóa Đơn Giấy

Mặc dù việc các doanh nghiệp đang dần dần áp dụng hóa đơn điện tử 100% song bên cạnh đó số lượng hóa đơn giấy còn lại vẫn còn rất nhiều. Đây là điều mà các kế toán đang băn khoăn chưa có câu trả lời và không biết cách xử lý sao. Vậy có được sử dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy không? Nếu sử dụng song song thì thời hạn sử dụng sẽ đến thời điểm nào? Tất cả sẽ có trong bài viết sau đây.

1. Doanh nghiệp được sử dụng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử đến khi nào?

Căn cứ theo Khoản 2 Điều 35 Nghị định 119/2018/NĐ-CP: ”Việc tổ chức thực hiện hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định của Nghị định này thực hiện xong đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chậm nhất là ngày 01 tháng 11 năm 2020.”

Mặt khác, ngày 30/9/2019, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số nội dung về hóa đơn điện tử. Trong đó, tại Khoản 3 và Khoản 4 Điều 26 của Thông tư này đã quy định rõ ràng: “Từ ngày 01 tháng 11 năm 2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư này. ”

Như vậy, kể từ ngày 01/11/2020, bắt buộc 100% các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân và hộ kinh doanh phải áp dụng hóa đơn điện tử.

2. Doanh nghiệp có được sử dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy không?

Việc sử dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy thì ngày 24/06/2019, Tổng cục thuế TP Hà Nội đã cho ban hành Công văn 48825/CT-TTHT để quy định về vấn đề này.

Doanh nghiệp có được sử dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy không?

Theo đó, Tổng cục Thuế khẳng định: trong thời gian từ ngày 01/11/2018 - 31/10/2020 thì Nghị định số 51/2020/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ vẫn còn hiệu lực nên trong khoảng thời gian này, các đơn vị kinh doanh có thể được phép cùng lúc sử dụng nhiều hình thức hóa đơn khác nhau: hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in. Trong đó, Nhà nước khuyến khích sử dụng hóa đơn điện tử.

Như vậy, với quy định trên thì doanh nghiệp hoàn toàn được phép sử dụng song song cả hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy mà không lo lắng về việc vi phạm pháp luật. 

3. Sử dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy cần lưu ý điều gì?

Ngoài việc phải lưu ý thời hạn cuối cùng doanh nghiệp được sử dụng song song cả hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy thì khi sử dụng hình thức song song này, các doanh nghiệp cũng cần phải lưu ý thêm những điều sau:

- Tuyệt đối không được xuất 2 hình thức hóa đơn đối với cùng một đơn hàng. Điều này đồng nghĩa rằng nếu đơn hàng A đã được xuất hóa đơn giấy thì sẽ không xuất lại với hóa đơn điện tử nữa

- Với từng loại hàng hóa, dịch vụ khác nhau, doanh nghiệp được phép sử dụng song song cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử. Chẳng hạn như mặt hàng B doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử, mặt hàng C doanh nghiệp lại có thể dùng hóa đơn giấy, điều này sẽ không gây ra vấn đề gì nghiêm trọng.

- Cuối cùng, việc sử dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy quá thời hạn cho phép là vi phạm pháp luật, thậm chí còn phải chịu phạt, nên các doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý điều này

Theo đó, để có thể tránh được các sai phạm có thể xảy ra, doanh nghiệp nên ưu tiên sử dụng hóa đơn điện tử như khuyến khích của Nhà nước và nhanh chóng áp dụng hóa đơn điện tử 2020 càng sớm càng tốt. 

4. Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng hóa đơn điện tử sớm thay vì sử dụng hóa đơn giấy?

Trên thực tế, việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử có thể giảm được những nguy cơ như mất, rách, hỏng hóa đơn song nhiều doanh nghiệp còn tồn hóa đơn giấy vẫn băn khoăn về vấn đề nên hay không nên sớm chuyển đổi hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, Cơ quan Thuế khuyến khích doanh nghiệp sớm hủy bỏ hóa đơn giấy, áp dụng hóa đơn điện tử vì một vài lý do như sau:

- Hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí, thời gian, giảm thiểu các rủi ro. Doanh nghiệp chuyển đổi sớm sẽ được hưởng nhiều lợi ích thiết thực từ hóa đơn điện tử

- Chuyển đổi sớm, doanh nghiệp sẽ có thời gian chuẩn bị các điều kiện về cơ sở vật chất, hạ tầng, nhân sự để triển khai hóa đơn điện tử nhanh chóng, hiệu quả

Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng hóa đơn điện tử sớm thay vì hóa đơn giấy?

- Áp dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ chủ động về mặt thời gian, tránh được tình trạng bị động khi sát thời hạn bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử

- Doanh nghiệp có nhiều thời gian để làm quen, vận hành với hóa đơn điện tử, tránh bị bỡ ngỡ, lúng túng, sử dụng hóa đơn điện tử hiệu quả hơn

5. Dịch vụ hóa đơn điện tử tại Công ty TNHH Phần mềm Nhân Hòa

Phần mềm hóa đơn điện tử HOADON.BIZ giúp dễ dàng tạo lập, phát hành, quản lý hóa đơn với nhiều tính năng cao cấp, phù hợp, đa dạng loại hình quy mô doanh nghiệp. Chuyển đổi sớm cùng HOADON.BIZ - phần mềm hóa đơn điện tử được phát triển bởi Công ty TNHH Phần Mềm Nhân Hòa – tự hào là một trong những đơn vị cung cấp giải pháp HĐĐT uy tín, chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam.

Dịch vụ hóa đơn điện tử tại Công ty TNHH Phần mềm Nhân Hòa

- Tránh tình trạng quá tải, ùn tắc khi sát thời hạn

- Tiết kiệm tối đa chi phí: Doanh nghiệp không cần đầu tư về cơ sở hạ tầng giúp tối ưu bài toán chi phí.

- An toàn và bảo mật: không xảy ra tình trạng mất hoặc hỏng hóc hóa đơn, hóa đơn được lưu trữ an toàn và bảo mật lên đến 10 năm.

- Phát hành nhanh chóng: hóa đơn điện tử được gửi trực tiếp đến người mua gần như ngay lập tức thông qua các giao dịch điện tử (email, SMS).

- Phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp: quản lý theo mô hình tập trung hoặc phân tán phù hợp với đa dạng mô hình doanh nghiệp.

- Tra cứu hóa đơn và tình hình sử dụng hóa đơn tức thời, chính xác: dữ liệu được đồng bộ giữa các phiên bản và thiết bị cùng sử dụng, do đó bất cứ người dùng nào được.

Mọi thắc mắc về cách xử lý lỗi sai địa chỉ trên hóa đơn điện tử hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử HOADON.BIZ hoàn toàn miễn phí, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ đến Hotline: 1900 6680

Bảng giá chi tiết dịch vụ hóa đơn điện tử tại Nhân Hòa

————————————————————

CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM NHÂN HÒA

https://nhanhoa.com

Hotline: 1900 6680

Trụ sở chính: Tầng 4 - Tòa nhà 97-99 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội

Tel: (024) 7308 6680 – Email: sales@nhanhoa.com

Chi nhánh: 270 Cao Thắng (nối dài), Phường 12, Quận 10, Tp.HCM

Tel: (028) 7308 6680 – Email: hcmsales@nhanhoa.com