Thông báo

Ưu đãi

Tin tức

Kỹ thuật

Bản Thể Hiện Hóa Đơn Điện Tử

Tin tức

16/03/2021, 04:31 pm

665

Việc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy khiến cho các doanh nghiệp còn gặp nhiều khó khăn trong việc áp dụng phương thức giao dịch này. Bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì và cần lưu ý những gì khi sử dụng bản thể hiện hóa đơn điện tử. Bài viết sau đây sẽ thông tin chi tiết đến bạn đọc.

1. Bản thể hiện hóa đơn điện tử là gì?

Trước khi tìm hiểu bản thể hiện hóa đơn điện tử là gì, trước tiên bạn cần phải hiểu được bản chất của hóa đơn điện tử.

Theo Khoản 2 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Chính phủ đã định nghĩa hóa đơn điện tử như sau: “Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.”

Bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì?

Doanh nghiệp lưu trữ hóa đơn điện tử doanh nghiệp sẽ lưu trữ định dạng XML theo Căn cứ tại Khoản 1 Điều 5 Thông tư 68/2019/TT-BTC. File dạng XML là file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi. Cũng theo quy định tại Điều 5, Tổng cục Thuế xây dựng và công bố thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử, thành phần chứa dữ liệu ký số và cung cấp công cụ hiển thị các nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Thông tư 68/2019/TT-BTC này:

- Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML.

- Định dạng hóa đơn điện tử gồm 2 thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.

- Tổng cục thuế xây dựng và công bố thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử, thành phần chứa dữ liệu chữ ký số và cung cấp công cụ hiển thị các nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Thông tư này.

Bản thể hiện hóa đơn điện tử là bản hiển thị nội dung của hóa đơn điện tử. Về công cụ để hiển thị các nội dung của hóa đơn điện tử theo Thông tư 68 thì doanh nghiệp có thể xem bằng định dạng PDF hoặc bằng các định dạng khác.

2. Những yêu cầu đối với bản thể hiện hóa đơn điện tử

Thực chất bản thể hiện nội dung của hóa đơn điện tử chỉ là phương thức chuyển đổi từ dữ liệu công nghệ ra hình thức trực quan thuận tiện cho việc xem thông tin nên bản thể hiện hóa đơn điện tử phải đáp ứng đầy đủ yêu cầu nội dung như đối với hóa đơn điện tử bình thường.

Những yêu cầu đối với bản thể hiện hóa đơn điện tử

Cụ thể, nội dung trên bản thể hiện hóa đơn điện tử cần đáp ứng những yêu cầu như sau:

- Tên và ký hiệu của hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên bán, bên mua (trường hợp bên mua có mã số thuế)

- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ, thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng đối với từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng nếu là hóa đơn giá trị gia tăng

- Tổng số tiền phải thanh toán

- Chữ ký điện tử người bán, người mua

- Thời điểm lập hóa đơn điện tử

- Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì trên bản thể hiện hóa đơn điện tử phải có mã của cơ quan thuế

- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và các nội dung khác liên quan (nếu có)

3. Những lưu ý đối với bản thể hiện hóa đơn điện tử

Để tránh tình trạng hiểu sai bản chất và sử dụng sai lệch bản thể hiện của hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau đây.

- Hóa đơn điện tử gốc phải đảm bảo tính hợp pháp

Bản thể hiện của hóa đơn điện tử cần có hóa đơn điện tử gốc hợp pháp, tuân thủ theo quy định tại Điều 9 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

- Phản ánh toàn vẹn, đầy đủ hình thức, nội dung của hóa đơn điện tử gốc

Bản thể hiện của hóa đơn điện tử phản ánh toàn vẹn về nội dung, hình thức của hóa đơn điện tử gốc theo quy định. Tất cả các thông tin trên bản thể hiện của hóa đơn điện tử trùng khớp với hóa đơn điện tử gốc.

- Không có hiệu lực giao dịch, chỉ có giá trị lưu trữ

Bản thể hiện của hóa đơn điện tử chỉ có giá trị lưu trữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán và giao dịch điện tử. Vì vậy, doanh nghiệp cần lưu ý bản thể hiện của hóa đơn điện tử không có hiệu lực để giao dịch thanh toán, ngoại trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với hệ thống của cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 119/2019/NĐ-CP.

4. Dịch vụ hóa đơn điện tử tại Công ty TNHH Phần mềm Nhân Hòa

Phần mềm hóa đơn điện tử HOADON.BIZ giúp dễ dàng tạo lập, phát hành, quản lý hóa đơn với nhiều tính năng cao cấp, phù hợp, đa dạng loại hình quy mô doanh nghiệp. Chuyển đổi sớm cùng HOADON.BIZ - phần mềm hóa đơn điện tử được phát triển bởi Công ty TNHH Phần Mềm Nhân Hòa – tự hào là một trong những đơn vị cung cấp giải pháp HĐĐT uy tín, chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam.

Dịch vụ hóa đơn điện tử tại Công ty TNHH Phần mềm Nhân Hòa

- Tránh tình trạng quá tải, ùn tắc khi sát thời hạn

- Tiết kiệm tối đa chi phí: Doanh nghiệp không cần đầu tư về cơ sở hạ tầng giúp tối ưu bài toán chi phí.

- An toàn và bảo mật: không xảy ra tình trạng mất hoặc hỏng hóc hóa đơn, hóa đơn được lưu trữ an toàn và bảo mật lên đến 10 năm.

- Phát hành nhanh chóng: hóa đơn điện tử được gửi trực tiếp đến người mua gần như ngay lập tức thông qua các giao dịch điện tử (email, SMS).

- Phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp: quản lý theo mô hình tập trung hoặc phân tán phù hợp với đa dạng mô hình doanh nghiệp.

- Tra cứu hóa đơn và tình hình sử dụng hóa đơn tức thời, chính xác: dữ liệu được đồng bộ giữa các phiên bản và thiết bị cùng sử dụng, do đó bất cứ người dùng nào được.

Mọi thắc mắc về cách xử lý lỗi sai địa chỉ trên hóa đơn điện tử hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử HOADON.BIZ hoàn toàn miễn phí, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ đến Hotline: 1900 6680

Bảng giá chi tiết dịch vụ hóa đơn điện tử tại Nhân Hòa