Cách tạo email theo tên miền riêng miễn phí với Microsoft Outlook

Outlook không chỉ là dịch vụ thư điện tử cá nhân phổ biến mà còn là giải pháp giao tiếp hàng đầu cho doanh nghiệp thông qua hệ sinh thái Microsoft 365. Việc sở hữu một địa chỉ email gắn liền với thương hiệu (ví dụ: tenban@tencongty.com) là bước đi bắt buộc để xây dựng uy tín. Vậy đâu là cách tạo email theo tên miền với Microsoft Outlook nhanh chóng và chuẩn kỹ thuật nhất? Hãy cùng Nhân Hòa tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.

1. Tại sao doanh nghiệp nên tạo email tên miền riêng với Outlook?

Email tên miền riêng là địa chỉ thư điện tử có phần đuôi phía sau ký tự "@" chính là tên miền website của bạn. Thay vì sử dụng các giải pháp miễn phí thông thường, việc tích hợp email tên miền vào nền tảng Microsoft Outlook (thông qua Microsoft 365) mang lại những đặc quyền vượt trội:

• Định vị thương hiệu chuyên nghiệp: Khách hàng và đối tác sẽ tin tưởng tuyệt đối khi nhận được báo giá, hợp đồng từ một địa chỉ email mang tên công ty thay vì @gmail.com hay @yahoo.com.
• Tích hợp hệ sinh thái Microsoft 365: Tài khoản email của bạn được liên kết liền mạch với các công cụ làm việc nhóm đỉnh cao như Microsoft Teams, OneDrive, SharePoint, Office Online và Skype.
• Bảo mật cấp độ doanh nghiệp: Khả năng lọc thư rác (Spam) cực kỳ mạnh mẽ, chống lừa đảo (Phishing) và mã hóa dữ liệu an toàn tuyệt đối theo tiêu chuẩn quốc tế.
• Dung lượng lưu trữ khổng lồ: Cung cấp không gian lưu trữ đám mây lên đến 6TB (tối đa 6 người, mỗi người 1TB đối với gói Family) hoặc 50GB hộp thư cho mỗi người dùng (đối với gói Business).

>>> Xem thêm: Các ưu điểm nổi bật từ Email tên miền riêng chuyên nghiệp tại Nhân Hòa

>>> Nhanh chóng kiểm tra trạng thái tên miền bạn muốn và bắt đầu thiết lập ngay hôm nay!

Tìm kiếm tên miền

Kiểm tra và đăng ký tên miền yêu thích của bạn

Tên miền sai cú pháp mời nhập lại

2. Hướng dẫn cách tạo email theo tên miền với Microsoft Outlook chi tiết

Lưu ý: Để sử dụng email tên miền riêng trên Outlook một cách chính thống và đầy đủ tính năng, bạn cần đăng ký các gói Microsoft 365. Dưới đây là hướng dẫn tận dụng chương trình dùng thử miễn phí 1 tháng của Microsoft.

Bước 1: Truy cập trang đăng ký dùng thử Microsoft 365

Truy cập vào đường dẫn chính thức: https://www.microsoft.com/vi-vn/microsoft-365/try

Nhấn chọn nút “Dùng thử miễn phí trong 1 tháng”. Xin lưu ý, sau thời gian 1 tháng trải nghiệm, gói Microsoft 365 Family sẽ có mức phí gia hạn là 1.799.000 VNĐ/năm. Hệ thống yêu cầu bạn nhập thông tin thẻ tín dụng (Visa/Mastercard) để xác thực, tuy nhiên bạn hoàn toàn có thể hủy dịch vụ bất cứ lúc nào trước khi hết hạn dùng thử để không bị trừ tiền.

Bước 2: Khởi tạo tài khoản quản trị Microsoft

Nếu bạn chưa từng có tài khoản Microsoft, hãy nhấn vào “Tạo tài khoản”.

Hệ thống sẽ yêu cầu bạn cung cấp các thông tin cơ bản bao gồm: Họ và tên, Quốc gia/Vùng lãnh thổ, Ngày tháng năm sinh. Hoàn thành bước xác thực Captcha (chứng minh bạn không phải là robot) để kết thúc quá trình đăng ký.

Bước 3: Đăng nhập vào hệ thống Outlook Web

Truy cập vào địa chỉ https://outlook.live.com/owa/ và nhấn nút “Sign in” (Đăng nhập).

Bước 4: Xác thực tài khoản vừa tạo

Sử dụng chính thông tin tài khoản Microsoft bạn vừa khởi tạo thành công ở Bước 2 để tiến hành đăng nhập vào giao diện quản lý.

Bước 5: Khai báo tên miền doanh nghiệp

Trong trung tâm quản trị (Admin Center), tìm đến mục thiết lập tên miền (Domains). Tại đây, bạn nhập chính xác tên miền mà doanh nghiệp đang sở hữu (ví dụ: tencongty.com) và nhấn “Continue” (Tiếp tục).

Bước 6: Cấu hình bản ghi DNS (Bước quan trọng nhất)

Để Microsoft có quyền quản lý luồng email trên tên miền của bạn, bạn cần đăng nhập vào trang quản lý tên miền (nơi bạn mua tên miền, ví dụ: trang quản trị DNS của Nhân Hòa) và trỏ các bản ghi sau theo thông số mà Microsoft cung cấp:

• Bản ghi TXT (hoặc MX): Dùng để xác minh bạn là chủ sở hữu hợp pháp của tên miền. Đồng thời, bản ghi TXT (chứa giá trị SPF) giúp định danh máy chủ gửi mail, ngăn chặn tình trạng email gửi đi bị rơi vào hộp thư rác (Spam).
• Bản ghi MX (Mail Exchanger): Bắt buộc phải có để định tuyến thư đến. Bản ghi này "chỉ đường" cho các email gửi đến tên miền của bạn đi thẳng vào máy chủ của Microsoft Outlook.
• Host / Name: Thường điền là @ hoặc để trống tùy nhà cung cấp.
• TTL (Time to Live): Thông thường đặt là 3600 (tương đương 1 giờ) hoặc để mặc định.

Bước 7: Thêm người dùng (User) và bắt đầu sử dụng

Sau khi hệ thống xác nhận DNS thành công, bạn đã có thể tạo các tài khoản email con cho nhân viên trong công ty.

- Trong Admin Center, điều hướng đến mục quản lý người dùng, nhấn vào Add a user (Thêm người dùng).

- Điền đầy đủ thông tin: Tên hiển thị, Tên tài khoản (ví dụ: nhanvienA@tencongty.com), Mật khẩu và nhấn “OK/Save” để hoàn tất.

Tham khảo thêm các nền tảng khác: 

+ Tạo email tên miền riêng miễn phí với Zoho mail

+ Tạo email tên miền riêng với Gmail dễ nhất

3. Lời kết

Bài viết trên Nhân Hòa đã hướng dẫn chi tiết từ A-Z cách tạo email theo tên miền với Microsoft Outlook. Chỉ cần thực hiện cẩn thận từng bước, đặc biệt là khâu cấu hình DNS, bạn chắc chắn sẽ thiết lập thành công hệ thống email chuyên nghiệp cho doanh nghiệp của mình. Nếu gặp khó khăn trong quá trình trỏ bản ghi hoặc cần tư vấn các gói dịch vụ Email Server, Email Doanh Nghiệp bảo mật cao, dung lượng lớn, vui lòng liên hệ trực tiếp với đội ngũ kỹ thuật của Nhân Hòa để được hỗ trợ 24/7.