Webmail là gì? Cách đăng nhập và gửi nhận thư trên Webmail

Bên cạnh những cái tên quen thuộc như Gmail, Yahoo mail, Outlook,...Webmail cũng là một trong những ứng dụng quản lý email được ưa chuộng hiện nay. Tuy nhiên, với một số người thì Webmail vẫn còn khá xa lạ. Vậy

Webmail là gì?

Webmail là một dịch vụ email cho phép người dùng truy cập và quản lý hộp thư điện tử thông qua trình duyệt web, thay vì sử dụng các ứng dụng email truyền thống. Đây là giải pháp tiện lợi, giúp người dùng kiểm tra, gửi và nhận thư điện tử từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet mà không cần cài đặt thêm phần mềm email.

Bên cạnh khả năng truy cập máy chủ email, Webmail còn cho phép người dùng làm việc trực tiếp với email thông qua việc đọc và gửi nhận thư.

Hiện nay, các nền tảng quản lý email nổi bật như Gmail, Outlook, Yahoo,..vẫn đang được ưa chuộng. Vậy tại sao người dùng vẫn cần đến ứng dụng quản lý email như Webmail. Bạn sẽ có câu trả lời ngay phần sau đây của bài viết.

XEM THÊM: Email là gì? A- Z thông tin cần biết về thư điện tử

Webmail “hút” người dùng với các tính năng nổi bật

Bên cạnh những tính năng đầy đủ cho việc quản lý thư điện tử cơ bản, Webmail còn được tích hợp nhiều tiện ích khác mang đến trải nghiệm tốt nhất cho người dùng, cụ thể như sau: 

Soạn thảo Email: Người dùng có thể dễ dàng soạn email kèm theo việc đính kèm các tệp liên quan như hình ảnh, tài liệu, hoặc tập tin khác để bổ trợ cho nội dung email.

Hộp thư đến (Inbox): Tất cả các email gửi đến, ngoại trừ những email bị đánh dấu là thư rác, đều được quản lý trong mục này. Người dùng có thể theo dõi và kiểm tra thư mới một cách thuận tiện.

Hộp thư đi (Outbox): Chức năng này giúp kiểm soát và lưu trữ toàn bộ email đã được gửi đi, đảm bảo bạn dễ dàng theo dõi lịch sử trao đổi.

Thư nháp (Draft): Những email đang được soạn thảo hoặc chưa hoàn tất sẽ được lưu lại trong mục này. Đặc biệt, Webmail hỗ trợ tự động lưu lại nội dung thư trong trường hợp kết nối mạng không ổn định, tránh mất dữ liệu.

Hộp thư riêng: Tính năng này cho phép người dùng phân loại và lưu trữ các email theo từng chủ đề hoặc đánh dấu những thư quan trọng. 

Thư rác (Spam): Đây là nơi chứa các email quảng cáo hoặc những thư được xác định là tiềm ẩn rủi ro từ các tài khoản không đáng tin cậy. Tuy nhiên, đôi khi các email quan trọng cũng có thể bị chuyển nhầm vào mục này, do đó người dùng nên kiểm tra thường xuyên để không bỏ lỡ những thư cần thiết.

XEM THÊM: Tìm hiểu Gmail doanh nghiệp là gì? Bảng giá Gmail doanh nghiệp [CẬP NHẬT MỚI NHẤT]

Đánh giá ưu nhược điểm của Webmail

Tương tự các dịch vụ quản lý email khác, Webmail cũng có những ưu  - nhược điểm riêng. Cùng Nhân Hòa đánh giá chi tiết ngay sau đây:

Ưu điểm của Webmail

Webmail sở hữu nhiều ưu điểm nổi bật, mang lại trải nghiệm tối ưu và tiện ích cho người dùng. Dưới đây là những điểm mạnh chính của Webmail:

Truy cập mọi lúc, mọi nơi

Webmail hoạt động trên nền tảng trình duyệt, cho phép người dùng truy cập vào email từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet.

Không cần cài đặt phần mềm

Khác với các ứng dụng email cần cài đặt trên thiết bị, Webmail chỉ yêu cầu trình duyệt web. Nhờ đó, bạn tiết kiệm thời gian cài đặt, không bị ràng buộc vào một thiết bị cố định, và dễ dàng đăng nhập từ bất cứ đâu.

Tích hợp đa tính năng 

Webmail không chỉ hỗ trợ gửi và nhận email mà còn tích hợp nhiều tính năng hữu ích khác như quản lý danh bạ, lịch làm việc và lưu trữ đám mây. Tính năng này giúp bạn tập trung mọi công cụ làm việc quan trọng trong một hệ thống duy nhất.

Tự động đồng hóa dữ liệu

Dữ liệu trên Webmail được lưu trữ trực tuyến và tự động đồng bộ hóa giữa các thiết bị. Bạn không cần lo lắng về việc mất dữ liệu hay phải thao tác thủ công để cập nhật email mới.

Giao diện thân thiện 

Webmail có giao diện trực quan, dễ làm quen với người mới. Các chức năng như soạn thảo, tìm kiếm, hay phân loại thư được thiết kế rõ ràng, giúp tối ưu trải nghiệm sử dụng.

XEM THÊM: Bảng giá giải pháp Email Server mạnh mẽ cho doanh nghiệp

Nhược điểm của Webmail

Phụ thuộc vào kết nối Internet

Webmail hoạt động hoàn toàn trên nền tảng trực tuyến, do đó yêu cầu phải có kết nối internet. Khi mất mạng hoặc mạng chậm, người dùng sẽ không thể truy cập, gửi hoặc nhận email.

Khó quản lý email với số lượng lớn

Khi số lượng email quá nhiều, việc sắp xếp và tìm kiếm trên Webmail có thể trở nên khó khăn. Dù có công cụ tìm kiếm, nhưng không phải lúc nào cũng chính xác hoặc nhanh chóng như các ứng dụng email chuyên dụng.

Phụ thuộc vào nhà cung cấp

Nếu nhà cung cấp gặp sự cố kỹ thuật hoặc ngừng cung cấp dịch vụ, bạn có thể mất quyền truy cập vào email. Việc di chuyển dữ liệu sang một hệ thống khác cũng có thể phức tạp và mất thời gian.

Tốc độ xử lý có thể bị hạn chế

Webmail hoạt động qua trình duyệt, nên hiệu suất có thể phụ thuộc vào tốc độ mạng và cấu hình thiết bị. Trên các máy tính hoặc mạng yếu, tốc độ tải email hay thao tác có thể chậm hơn so với các ứng dụng email cài đặt trực tiếp.

Chứa quảng cáo

Sử dụng Webmail đồng nghĩa với việc bạn sẽ phải tiếp xúc với các quảng cáo do đây là nền tảng trực tuyến dựa trên web. Mặc dù vậy, các quảng cáo này thường được bố trí một cách hợp lý, không chiếm quá nhiều không gian hiển thị, do đó ít ảnh hưởng đến trải nghiệm tổng thể của người dùng.

Lo ngại về quyền riêng tư

Các nhà cung cấp dịch vụ Webmail thường có quyền truy cập vào nội dung email của người dùng. Do đó, việc tìm hiểu kỹ các chính sách bảo mật từ nhà cung cấp là rất quan trọng để đảm bảo dữ liệu cá nhân của bạn được xử lý đúng cách. 

Địa chỉ Webmail thiếu sự chuyên nghiệp

Email là công cụ quan trọng để xây dựng thương hiệu và thể hiện tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Tuy nhiên, các địa chỉ email thông thường từ Webmail không hỗ trợ tốt nhu cầu này. Nếu vẫn muốn sử dụng Webmail, bạn nên cân nhắc đăng ký email theo tên miền riêng để tăng cường nhận diện thương hiệu và sự chuyên nghiệp.

Umail -  Giải pháp email doanh nghiệp thay thế Webmail

Theo như Nhân Hòa đã phân tích trong phần nhược điểm của Webmail, loại dịch vụ này chủ yếu phù hợp với các tổ chức hoặc doanh nghiệp nhỏ, khi nhu cầu sử dụng email không quá lớn.

Trong trường hợp doanh nghiệp của bạn cần xử lý khối lượng email lớn hoặc thường xuyên giao dịch qua email, bạn nên cân nhắc đến việc sử dụng dịch vụ Email Doanh Nghiệp của để đáp ứng tốt hơn các yêu cầu công việc.

Nhân Hòa với giải pháp Umail - Giải pháp email theo tên miền riêng chuyên nghiệp mang đến nhiều lợi ích vượt trội khắc phục hạn chế của Webmail như:

Đuôi tên miền chuyên nghiệp

Với Umail, doanh nghiệp có thể sở hữu email theo đuôi tên miền công ty, để mỗi email gửi đi là một lần thương hiệu của bạn được nhắc đến, thể hiện sự chuyên nghiệp khi giao tiếp với đối tác, khách hàng.

Hoạt động ổn định và không bỏ lỡ thông tin

Với máy chủ tốc độ cao, khả năng định tuyến và dự phòng SMTP đảm bảo mail của bạn luôn được gửi đi, thời gian hoạt động xuyên suốt. Tính năng Catch-all được tích hợp giúp doanh nghiệp nhận toàn bộ email gửi đến, ngay cả khi tên người nhận bị nhập sai, từ đó giảm thiểu nguy cơ bỏ sót các thông tin quan trọng.

Bảo mật email doanh nghiệp

Dịch vụ email UMail sử dụng mã hóa toàn bộ dữ liệu trong quá trình truyền tải, đảm bảo bảo mật tuyệt đối cho thông tin. Đồng thời, UMail cải tiến bảo mật bằng cách thay đổi cổng kết nối POP3/IMAP sang SSL/TLS.

Liên hệ với chúng tôi để dùng thử Umail miễn phí - Trải nghiệm ngay giải pháp email doanh nghiệp được tin dùng bởi hơn 3 tỷ người dùng.

Thông tin liên hệ Nhân Hòa:

+ Tổng đài: 1900 6680

+ Website: https://nhanhoa.com/

+ Fanpage: https://www.facebook.com/nhanhoacom

+ Chỉ đường: https://g.page/nhanhoacom

+ Khuyến mãi Nhân Hòa: https://nhanhoa.com/khuyen-mai.html

XEM THÊM: Đăng ký Email Microsoft 365 -  Tất cả các ứng dụng bạn cần trên một nền tảng

Hướng dẫn  đăng nhập Webmail  và gửi và nhận mail CHI TIẾT

Cách đăng nhập Webmail

Nếu bạn có tài khoản quản trị Cpanel, bạn có thể tự tạo Webmail như hình hướng dẫn. Thông tin về tài khoản đăng nhập Webmail này sẽ được cung cấp bởi dịch vụ hosting mà bạn đang sử dụng.

Sau khi đã có tài khoản, bạn cần truy cập đường dẫn “yourdomain.com/webmail” để nhập thông tin tài khoản và đăng nhập vào Webmail.

Cách sử dụng Webmail để gửi thư

Nếu đã hoàn tất quá trình đăng nhập, bạn có thể tiến hành gửi email bằng Webmail ngay lập tức. 

Giao diện của Webmail sẽ được hiển thị như bên dưới

- Bước 1: Chọn “Open” để mở ứng dụng roundcube

- Bước 2: Tại giao diện chính của màn hình, chọn “Soạn thư” hoặc Compose để thực hiện soạn thư. Sau đó, bạn có thể tiến hành truyền nội dung vào trình soạn thảo của Webmail

- Bước 3: Chọn “Gửi” để hoàn tất quá trình gửi email qua Webmail. Ngoài ra bạn có thể lưu email ở dạng bản nháp bằng việc nhất “Lưu” để hoàn thành.

Cách sử dụng Webmail để nhận mail

Quá trình nhận mail từ Webmail tương tự như gửi email, trước tiên bạn cần đăng nhập vào tài khoản Webmail. Tiếp theo chọn mục Inbox để cập nhật và xem mail mới bằng tính năng “ Refresh”

Lời kết

Hy vọng những thông tin mà Nhân Hòa cung cấp đã giúp bạn hiểu rõ được khái niệm Webmail là gì và cách đăng nhập để sử dụng Webmail.

Bên cạnh những ưu điểm về tính tiện lợi, dễ sử dụng và tối ưu hóa tốc độ, Webmail cũng tồn tại nhiều nhược điểm về số lượng email gửi và các tính năng. Hãy cân nhắc kỹ lưỡng về nhu cầu và quy mô doanh nghiệp để chọn được giải pháp quản lý email phù hợp nhất với bạn. Chúc bạn thành công.