Tawk.to là gì? Hướng dẫn cài đặt và sử dụng chi tiết cho website

Tawk.to là một trong những nền tảng live chat miễn phí được nhiều doanh nghiệp và chủ website lựa chọn để hỗ trợ khách hàng trực tuyến. Công cụ này cho phép doanh nghiệp theo dõi khách hàng truy cập theo thời gian thực, trả lời tin nhắn trực tiếp và nâng cao khả năng tương tác ngay trên web. Vậy Tawk to là gì, cách cài đặt và sử dụng như thế nào? Hãy cùng Nhân Hòa tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

Tawk.to là gì?

Tawk.to là nền tảng live chat và hỗ trợ khách hàng trực tuyến, giúp doanh nghiệp giao tiếp với khách hàng trực tiếp trên website thông qua cửa sổ trò chuyện (chat widget). Ra mắt từ năm 2013, nền tảng live chat này hiện được sử dụng cho hàng triệu trang web trên toàn thế giới nhờ lợi thế miễn phí, dễ triển khai và hỗ trợ nhiều nền tảng khác nhau như WordPress, Joomla, Shopify hay cửa hàng trực tuyến tự xây dựng bằng HTML. 

Một trong những điểm nổi bật của Tawk to là khả năng theo dõi khách truy cập theo thời gian thực. Người quản trị có thể biết khách hàng đang xem trang nào, truy cập từ đâu và chủ động bắt đầu cuộc trò chuyện khi cần thiết.

Phần mềm chat trực tuyến Tawk to có miễn phí không?

Câu trả lời là có. Tawk.to cung cấp miễn phí phần lớn các tính năng cơ bản như:

• Live Chat.
• Quản lý hội thoại khách hàng.
• Theo dõi khách truy cập website.
• Tin nhắn tự động.
• Ứng dụng trên máy tính và điện thoại.
• Quản lý nhiều trang web trong cùng một tài khoản.

Bên cạnh đó, nền tảng này cũng cung cấp một số dịch vụ trả phí như thuê nhân viên trực chat, xóa logo hoặc bổ sung các tính năng nâng cao.

Account, Property và Widget trong Tawk.to là gì?

Khi mới sử dụng, nhiều người thường nhầm lẫn giữa ba khái niệm này.

• Account là tài khoản quản trị chính dùng để đăng nhập vào hệ thống.
• Property là từng website hoặc dự án riêng biệt mà bạn muốn quản lý. Ví dụ, nếu doanh nghiệp sở hữu nhiều gian hàng trực tuyến, mỗi trang web có thể được tạo thành một Property riêng.
• Widget là cửa sổ chat hiển thị trên web để khách hàng gửi tin nhắn và tương tác với doanh nghiệp.

Hiểu rõ ba khái niệm này sẽ giúp quá trình cài đặt và quản lý công cụ chăm sóc khách hàng dễ dàng hơn, đặc biệt khi vận hành nhiều nền tảng trực tuyến cùng lúc.

Hướng dẫn đăng ký và cài đặt Tawk.to trên website

Việc triển khai phần mềm live chat này tương đối đơn giản và chỉ mất vài phút để hoàn thành. Dưới đây là 5 bước triển khai cơ bản mà người dùng có thể tham khảo:

Bước 1: Đăng ký tài khoản

Truy cập website chính thức của Tawk.to và chọn đăng ký tài khoản. Tiếp theo, nhập các thông tin cơ bản như: Họ tên, địa chỉ email, mật khẩu… Sau khi hoàn tất, hệ thống sẽ gửi email xác thực để kích hoạt tài khoản.

Bước 2: Tạo Property cho Website

Sau khi đăng nhập lần đầu, live chat sẽ yêu cầu tạo Property. Tại đây, bạn cần khai báo: Tên và địa chỉ website, ngành nghề hoạt động và ngôn ngữ sử dụng.

Lưu ý: Mỗi website hoặc dự án nên được tạo thành một Property riêng để dễ dàng quản lý dữ liệu và hội thoại.

Bước 3: Tạo Widget Chat

Sau khi tạo Property thành công, hệ thống sẽ tự động tạo một Widget Chat mặc định. Bạn có thể tùy chỉnh:

• Màu sắc giao diện.
• Vị trí hiển thị.
• Nội dung lời chào.
• Trạng thái online hoặc offline.

Bước 4: Cài đặt Tawk to trên WordPress

Nếu website sử dụng WordPress, bạn có thể cài đặt nhanh thông qua plugin chính thức. Các bước thực hiện:

• Truy cập trang quản trị WordPress.
• Chọn Plugin → Add New.
• Tìm kiếm "Tawk.to Live Chat".
• Cài đặt và kích hoạt plugin.
• Đăng nhập tài khoản.
• Chọn Property tương ứng.

Sau khi hoàn tất, widget chat sẽ tự động hiển thị trên hệ thống trực tuyến.

Bước 5: Cài đặt bằng mã nhúng HTML

Đối với trang web tự xây dựng hoặc không sử dụng WordPress:

• Truy cập phần quản lý Widget.
• Sao chép đoạn mã nhúng được cung cấp.
• Chèn mã trước thẻ đóng trên website.
• Lưu thay đổi và tải lại trang.

Sau vài phút, cửa sổ chat sẽ xuất hiện trên giao diện web.

Một số lỗi thường gặp khi cài đặt hệ thống chat

Trong quá trình triển khai, người dùng có thể gặp một số lỗi như:

• Widget không hiển thị trên website.
• Mã nhúng bị đặt sai vị trí.
• Plugin chưa được kích hoạt.
• Trình duyệt lưu bộ nhớ đệm (cache).

Khi gặp các trường hợp trên, hãy kiểm tra lại mã cài đặt và thực hiện làm mới bộ nhớ đệm trước khi thử lại.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn thiết kế website bằng wordpress từ A-Z

Hướng dẫn sử dụng Tawk.to sau khi cài đặt

Sau khi hoàn tất cài đặt trên website, bạn có thể bắt đầu quản lý hội thoại, theo dõi khách truy cập và thiết lập các tính năng hỗ trợ khách hàng trực tiếp trên hệ thống. Dưới đây là những thao tác cơ bản mà hầu hết doanh nghiệp đều sử dụng trong quá trình vận hành.

Cách trả lời tin nhắn khách hàng trên Tawk to

Khi có khách truy cập gửi tin nhắn từ widget chat trên website, cuộc hội thoại sẽ được chuyển đến mục Inbox trong Dashboard quản trị. Để trả lời khách hàng, bạn chỉ cần mở cuộc hội thoại tương ứng, nhập nội dung phản hồi vào khung chat và gửi tin nhắn. 

Ngoài việc trả lời tin nhắn, Tawk.to còn cho phép chuyển tiếp cuộc hội thoại cho nhân viên khác, thêm ghi chú nội bộ hoặc xem lại toàn bộ lịch sử trao đổi để thuận tiện cho quá trình chăm sóc khách hàng.

Cách trả lời tin nhắn khách hàng (Nguồn: Tawk.to Help Center).

Cách tạo lời chào tự động

Lời chào tự động giúp doanh nghiệp chủ động bắt đầu cuộc trò chuyện với khách truy cập thay vì chờ khách hàng gửi tin nhắn trước. Để thiết lập tính năng này, truy cập mục Administration và chọn Triggers. Tại đây, nhấn Create Trigger để tạo một kịch bản mới. Bạn có thể thiết lập điều kiện hiển thị như:

• Khách truy cập website trong một khoảng thời gian nhất định.
• Khách truy cập một trang cụ thể.
• Khách truy cập từ một nguồn nhất định.

Sau đó nhập nội dung tin nhắn mong muốn, ví dụ:

Xin chào! Nhân Hòa có thể hỗ trợ gì cho bạn hôm nay?

Sau khi lưu thiết lập, hệ thống sẽ tự động gửi lời chào khi điều kiện được đáp ứng.

Cách tạo lời chào tự động (Nguồn: Tawk.to Help Center). 

Cách theo dõi khách truy cập theo thời gian thực

Để sử dụng tính năng này, truy cập mục Monitoring trong Dashboard. Tại đây, hệ thống sẽ hiển thị danh sách người dùng đang trực tuyến cùng nhiều thông tin liên quan như thời gian truy cập, trang đang xem và vị trí địa lý tương đối. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể nhận biết khách hàng đang quan tâm đến sản phẩm hoặc dịch vụ nào, từ đó chủ động gửi lời chào hoặc hỗ trợ kịp thời nhằm tăng cơ hội chuyển đổi.

Cách theo dõi khách truy cập theo thời gian thực (Nguồn: Tawk.to Help Center). 

Cách thêm thành viên vào hệ thống 

Nếu doanh nghiệp có nhiều nhân viên cùng tham gia hỗ trợ khách hàng, bạn có thể cấp quyền truy cập cho từng thành viên trên hệ thống. Để thực hiện, truy cập Administration → Property Members và chọn Invite Member. Sau đó nhập địa chỉ email của nhân viên cần thêm vào hệ thống.

Tùy theo nhu cầu quản lý, người dùng có thể phân quyền khác nhau cho từng thành viên như quản trị viên, quản lý hoặc nhân viên hỗ trợ. Sau khi xác nhận, hệ thống sẽ gửi email mời tham gia để hoàn tất quá trình thiết lập.

Cách thêm thành viên vào hệ thống (Nguồn: Tawk.to Help Center).

Cách sử dụng Tawk.to trên điện thoại

Bên cạnh phiên bản web, công cụ chăm sóc khách hàng trực tuyến Tawk.to còn cung cấp ứng dụng dành cho Android và iOS. Sau khi cài đặt ứng dụng và đăng nhập bằng tài khoản đã tạo, bạn có thể nhận thông báo khi có tin nhắn mới, trả lời khách hàng từ xa và theo dõi hoạt động của website ngay trên điện thoại. 

Giao diện phần mềm trò chuyện trực tuyến trên điện thoại 

(Nguồn: Tawk.to Help Center).

Tawk.to có phù hợp với doanh nghiệp Việt Nam? 

Không phải mọi doanh nghiệp đều có nhu cầu triển khai hệ thống chăm sóc khách hàng phức tạp. Với nhiều web vừa và nhỏ, một công cụ live chat đơn giản, dễ sử dụng và chi phí thấp có thể đáp ứng tốt nhu cầu tương tác với khách hàng.

Những trường hợp nên sử dụng Tawk.to

Tawk.to phù hợp với các doanh nghiệp muốn triển khai live chat nhanh chóng mà không cần đầu tư ngân sách lớn. Công cụ này đặc biệt phù hợp với:

• Website doanh nghiệp giới thiệu dịch vụ.
• Website bán hàng trực tuyến.
• Landing page thu thập khách hàng tiềm năng.
• Doanh nghiệp nhỏ và vừa có đội ngũ tư vấn trực tuyến.

Với các mô hình này, việc trao đổi trực tiếp giữa nhân viên và khách hàng thường mang lại hiệu quả cao hơn so với các kịch bản trả lời tự động phức tạp.

Những trường hợp nên cân nhắc giải pháp khác

Mặc dù sở hữu nhiều ưu điểm, Tawk.to có thể chưa phải lựa chọn tối ưu trong một số trường hợp. Doanh nghiệp nên cân nhắc các nền tảng Chatbot AI hoặc hệ thống chăm sóc khách hàng chuyên sâu hơn nếu:

• Có số lượng hội thoại lớn mỗi ngày.
• Muốn hỗ trợ khách hàng 24/7 mà không cần nhân viên trực chat.
• Cần tự động hóa quy trình tư vấn và bán hàng.
• Muốn tích hợp CRM hoặc Contact Center quy mô lớn.

Trong những trường hợp này, chatbot AI hoặc các nền tảng CSKH chuyên nghiệp sẽ giúp tối ưu nguồn lực và nâng cao khả năng xử lý hội thoại.

Ưu điểm của Tawk to là gì?

Một số lợi ích nổi bật của công cụ gồm:

• Miễn phí phần lớn tính năng cơ bản.
• Dễ cài đặt trên nhiều nền tảng.
• Giao diện quản lý trực quan.
• Hỗ trợ nhiều thành viên cùng làm việc.
• Có ứng dụng trên điện thoại và máy tính.
• Theo dõi khách truy cập theo thời gian thực.

Hạn chế của Tawk to là gì?

Bên cạnh những ưu điểm, doanh nghiệp cũng nên cân nhắc một số hạn chế:

• Chưa phải chatbot AI hoàn chỉnh.
• Phụ thuộc vào nhân viên trực chat.
• Khả năng tự động hóa còn hạn chế.
• Chưa tối ưu cho các hệ thống chăm sóc khách hàng quy mô lớn.

Tawk to hay Chatbot AI – Đâu là lựa chọn phù hợp?

Cả Tawk.to và Chatbot AI đều hỗ trợ tương tác với khách hàng trên website, tuy nhiên mục đích sử dụng của hai giải pháp này có nhiều khác biệt. Dưới đây là bảng tổng hợp nhanh, so sánh giữa 2 ứng dụng live chat phổ biến hiện nay:

Nếu doanh nghiệp chỉ cần một công cụ hỗ trợ trò chuyện trực tiếp với khách hàng, công cụ live chat này là lựa chọn hợp lý nhờ khả năng triển khai nhanh và chi phí thấp. Ngược lại, nếu muốn tự động hóa quy trình tư vấn, chăm sóc khách hàng liên tục hoặc xử lý số lượng lớn hội thoại mỗi ngày, Chatbot AI sẽ là giải pháp phù hợp hơn.

>>> Xem thêm: [Giải đáp] Thiết kế website có chịu thuế GTGT không?

Câu hỏi thường gặp về Tawk.to là gì?

Phần mềm trò chuyện trực tuyến Tawkto có miễn phí hoàn toàn không? 

Tawk.to cung cấp miễn phí hầu hết các tính năng cốt lõi như Live Chat, quản lý hội thoại, theo dõi khách truy cập theo thời gian thực, ứng dụng di động và quản lý nhiều website trong cùng một tài khoản. Tuy nhiên, một số dịch vụ nâng cao như AI Assist, thuê nhân viên trực chat hoặc xóa logo Tawk.to trên widget sẽ tính phí riêng. 

Công cụ chăm sóc khách hàng này có hỗ trợ tiếng Việt không?

Có. Người dùng có thể tùy chỉnh giao diện widget chat, nội dung lời chào và tin nhắn tự động bằng tiếng Việt. Ngoài ra, nhân viên hỗ trợ hoàn toàn có thể trao đổi với khách hàng bằng tiếng Việt thông qua hệ thống. 

Tawk.to có phải chatbot AI không?

Không. Tawk.to là nền tảng live chat giúp doanh nghiệp trao đổi trực tiếp với khách hàng. Mặc dù hệ thống có hỗ trợ một số tính năng tự động và AI Assist, nhưng đây không phải chatbot AI hoàn chỉnh có khả năng tự học, xử lý ngữ cảnh phức tạp hoặc tư vấn hoàn toàn tự động như các giải pháp Chatbot AI chuyên dụng. 

Nên sử dụng Tawk.to hay Chatbot AI?

Nếu doanh nghiệp cần trò chuyện trực tiếp với khách hàng và muốn tiết kiệm chi phí triển khai, Tawk.to là lựa chọn phù hợp. Trong khi đó, Chatbot AI sẽ thích hợp hơn với doanh nghiệp có lượng hội thoại lớn, cần tự động hóa quy trình tư vấn và hỗ trợ khách hàng 24/7 mà không phụ thuộc hoàn toàn vào nhân viên trực chat.

Tawk.to có ảnh hưởng đến tốc độ website không?

Trong hầu hết trường hợp, Tawk.to không gây ảnh hưởng đáng kể đến tốc độ tải trang. Tuy nhiên, giống như các công cụ bên thứ ba khác, việc tích hợp quá nhiều script hoặc plugin cùng lúc có thể tác động đến hiệu suất website. Doanh nghiệp nên thường xuyên kiểm tra tốc độ trang bằng Google PageSpeed Insights hoặc các công cụ tương tự.

Tawk to phù hợp với loại website nào?

Tawk.to phù hợp với nhiều mô hình kinh doanh trực tuyến như website doanh nghiệp, website dịch vụ, website bán hàng, landing page, website giáo dục hoặc trang tư vấn khách hàng. Đây là lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp muốn triển khai hệ thống hỗ trợ khách hàng nhanh chóng với chi phí thấp. 

>>> Xem thêm: Hướng dẫn kiểm tra tốc độ Website bằng Google PageSpeed Insights 

Kết luận

Tawk.to là giải pháp live chat phổ biến giúp doanh nghiệp tương tác với khách hàng trực tiếp trên website một cách nhanh chóng và tiết kiệm chi phí. Với ưu điểm miễn phí, dễ cài đặt và hỗ trợ nhiều nền tảng, công cụ này phù hợp với phần lớn web doanh nghiệp, dịch vụ và landing page.

Dù sử dụng Tawk.to hay bất kỳ công cụ hỗ trợ khách hàng nào khác, doanh nghiệp cũng cần một website hoạt động ổn định để đảm bảo trải nghiệm người dùng. Nếu đang tìm kiếm Hosting, Cloud VPS hoặc dịch vụ thiết kế website chuyên nghiệp, bạn có thể tham khảo các giải pháp tại Nhân Hòa để xây dựng nền tảng kinh doanh trực tuyến hiệu quả hơn.