Trong hơn 20 năm đồng hành cùng các doanh nghiệp Việt tại Nhân Hòa, chúng tôi nhận thấy một thực tế rõ ràng: Khách hàng thường ngần ngại khi nhận được báo giá hoặc hợp đồng từ một địa chỉ email miễn phí (như @gmail.com hay @yahoo.com). Ngược lại, một email có đuôi tên miền riêng không chỉ tạo dựng niềm tin tức thì mà còn khẳng định vị thế chuyên nghiệp của bạn trên thương trường.
Vậy làm thế nào để tạo email theo tên miền riêng một cách nhanh chóng, tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đảm bảo bảo mật? Bài viết này sẽ phân tích sâu về lợi ích thực tế và hướng dẫn bạn thiết lập hệ thống email doanh nghiệp chuẩn chỉnh với giải pháp Umail.
1. Vì sao doanh nghiệp bắt buộc cần Email tên miền riêng?
Email (Thư điện tử) vẫn là xương sống trong giao tiếp thương mại toàn cầu. Dù các công cụ chat như Slack hay Zalo phát triển mạnh, nhưng các quyết định quan trọng, hóa đơn và hợp đồng vẫn được chuyển qua Email.
Góc nhìn chuyên gia: Dựa trên số liệu thống kê nội bộ, tỷ lệ mở thư (Open Rate) của các email gửi từ tên miền doanh nghiệp cao hơn 35% so với email miễn phí. Lý do là các bộ lọc Spam của Google hay Microsoft thường đánh giá thấp độ uy tín của email miễn phí khi gửi số lượng lớn.
Việc sở hữu email theo tên miền riêng (ví dụ: giamdoc@nhanhoa.com) giải quyết ba bài toán lớn:
- Định danh thương hiệu: Khách hàng biết chính xác họ đang làm việc với ai.
- Tránh lừa đảo: Hạn chế tối đa việc kẻ gian mạo danh nhân viên công ty để trục lợi.
- Kiểm soát dữ liệu: Khi nhân viên nghỉ việc, công ty có thể thu hồi tài khoản email để bảo mật thông tin khách hàng.
>>> Chưa có tên miền? Kiểm tra và đăng ký ngay để bảo vệ thương hiệu!
Tìm kiếm tên miền
2. Lợi ích cốt lõi khi sử dụng Email tên miền riêng
Quảng bá thương hiệu thụ động nhưng hiệu quả
Mỗi lần bạn gửi một email đi, tên miền của bạn lại xuất hiện trước mắt khách hàng. Ví dụ, khi nhận mail từ hotro@nhanhoa.com, khách hàng sẽ ghi nhớ thương hiệu "Nhân Hòa" một cách tự nhiên. Đây là cách marketing 0 đồng cực kỳ hiệu quả mà nhiều doanh nghiệp bỏ qua.
Thể hiện sự chuyên nghiệp và đầu tư
Trong các buổi đàm phán B2B, chi tiết nhỏ tạo nên sự khác biệt lớn. Sử dụng email tên miền riêng cho thấy doanh nghiệp của bạn có sự đầu tư bài bản về hạ tầng công nghệ. Nó giống như việc bạn mặc một bộ vest chỉnh tề khi đi gặp đối tác, thay vì mặc đồ ngủ.
Quản lý công việc và nhân sự tập trung
Với các hệ thống Mail Server riêng, người quản trị (Admin) có toàn quyền tạo mới, khóa, hoặc đổi mật khẩu cho các tài khoản nhân viên. Điều này đảm bảo dòng chảy thông tin công việc luôn nằm trong sự kiểm soát của doanh nghiệp, không bị thất thoát ra ngoài.
>>> Tham khảo thêm: Thuê Mail Server - Giải pháp quản trị email cao cấp cho doanh nghiệp lớn
Tăng cường bảo mật, tránh giả mạo
Hệ thống email tên miền tại các nhà cung cấp uy tín như Nhân Hòa luôn được tích hợp các bản ghi xác thực (SPF, DKIM, DMARC). Điều này giúp các máy chủ nhận thư xác định được "đây là email chính chủ", từ đó giảm thiểu rủi ro email của bạn bị rơi vào hòm thư Spam (Thư rác) của khách hàng.
>>> Sở hữu tên miền đẹp ngay hôm nay để bắt đầu!
Tìm kiếm tên miền
3. Quy trình tạo Email theo tên miền riêng (Chi tiết từng bước)
Bước 1: Chuẩn bị tên miền (Domain)
Điều kiện tiên quyết để tạo email tên miền là bạn phải sở hữu một tên miền. Tên miền nên ngắn gọn, dễ nhớ và gắn liền với thương hiệu.
- Kiểm tra tên miền chưa ai đăng ký tại: https://nhanhoa.com/ten-mien.html
- Ưu tiên các đuôi phổ biến như .com, .vn, .net để tăng độ tin cậy.
- Chọn nhà đăng ký được ICANN và VNNIC công nhận như Nhân Hòa để đảm bảo pháp lý.
Bước 2: Đăng ký dịch vụ Email (Giải pháp Umail)
Umail là dịch vụ Email theo tên miền được Nhân Hòa phát triển riêng cho thị trường Việt Nam. Khác với các giải pháp đắt đỏ của nước ngoài, Umail tập trung vào: Chi phí thấp (chỉ từ 16k/tháng) - Giao diện tiếng Việt - Hỗ trợ kỹ thuật trực tiếp.
Các tính năng nổi bật của Umail:
- Thiết lập cực nhanh, giao diện quản trị trực quan.
- Hệ thống lọc Spam thông minh, chặn thư rác hiệu quả.
- Tương thích hoàn hảo trên Outlook, Webmail và App Mobile.
- Đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ 24/7 (Đây là điểm mạnh so với việc mua email từ Google/Microsoft không có support tiếng Việt).
>>> Xem chi tiết: Bảng giá và tính năng chi tiết của Umail
Hướng dẫn đăng ký Umail trong 5 phút
Thao tác 1: Truy cập trang đăng ký tại https://umail.vn/. Lựa chọn gói dịch vụ phù hợp với quy mô nhân sự của bạn và nhấn Đăng ký.
Thao tác 2: Nhập tên miền bạn đã có (hoặc đăng ký mới) vào hệ thống.
Thao tác 3: Tiến hành thanh toán. Hệ thống hỗ trợ đa dạng hình thức từ thẻ Visa/Master, chuyển khoản đến tiền mặt.
Lưu ý kỹ thuật quan trọng: Sau khi thanh toán, để email hoạt động, bạn cần cấu hình bản ghi MX (Mail Exchange) trong trang quản trị tên miền trỏ về máy chủ của Umail. Nếu bạn không rành kỹ thuật, hãy yêu cầu nhân viên Nhân Hòa hỗ trợ bước này ngay sau khi kích hoạt.
Thao tác 4: Cài đặt ứng dụng Umail trên điện thoại (có sẵn trên App Store và CH Play) để quản lý công việc mọi lúc mọi nơi.
Giao diện ứng dụng thân thiện, dễ sử dụng giúp bạn không bỏ lỡ bất kỳ email quan trọng nào từ đối tác.
4. Kết luận
Việc tạo email theo tên miền riêng là bước đi nhỏ nhưng mang lại tác động lớn cho uy tín doanh nghiệp. Thay vì sử dụng các hòm thư miễn phí thiếu chuyên nghiệp, việc đầu tư vào hệ thống Umail của Nhân Hòa mang lại sự an tâm tuyệt đối về bảo mật, hỗ trợ kỹ thuật và nhận diện thương hiệu.
Với 20 năm kinh nghiệm cung cấp hạ tầng số, Nhân Hòa tự tin mang đến hệ sinh thái toàn diện từ đăng ký tên miền, VPS giá rẻ đến các giải pháp bảo mật SSL. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn giải pháp email tối ưu nhất cho doanh nghiệp của bạn.
Tầng 4, Tòa 97–99 Láng Hạ, Phường Đống Đa, Thành phố Hà Nội
Điện thoại: 
Mail: sales@nhanhoa.com
Phản ánh chất lượng dịch vụ: 
