Hướng dẫn tạo email mẫu trong Gmail, mail Google Workspace chuyên nghiệp

Quá trình gửi hàng loạt các email cho khách hàng, đối tác thường tốn khá nhiều thời gian của bạn. Hãy để Nhân Hòa hướng dẫn bạn cách tạo mẫu email trong Gmail,mail Google Workspace, giúp bạn nhanh chóng gửi email, tin nhắn cho bạn bè, đối tác của mình với nội dung được soạn sẵn. Xem chi tiết tại bài viết dưới đây.

Email mẫu trong Gmail là gì?

Email mẫu trong Gmail (Template Email) là một tính năng cho phép người dùng tạo sẵn nội dung email để sử dụng lại nhiều lần mà không cần phải nhập lại từ đầu. Tính năng này rất hữu ích cho những người thường xuyên gửi email có nội dung tương tự nhau, giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất làm việc.

Dạng email mẫu được sử dụng khi người dùng có thư chứa thông tin không thường xuyên bị thay đổi, thư đó được lưu  và làm mẫu trong Gmail để được sử dụng lại sau này.

Lợi ích khi tạo email mẫu trong Gmail

Email mẫu trong Gmail mang lại nhiều lợi ích giúp tối ưu hóa quá trình làm việc, đặc biệt là trong môi trường doanh nghiệp hoặc khi phải gửi email lặp lại nhiều lần. Dưới đây là một số lợi ích chính:

- Tiết kiệm thời gian: Sử dụng email mẫu giúp người dùng không phải soạn lại cùng một nội dung nhiều lần. Thay vì nhập lại từ đầu, bạn chỉ cần chọn mẫu có sẵn và gửi đi, giúp tăng tốc độ xử lý email và tiết kiệm thời gian đáng kể.

- Đảm bảo tính nhất quán: Khi sử dụng email mẫu, nội dung gửi đi luôn được giữ nguyên, tránh tình trạng sai lệch hoặc thay đổi thông tin không mong muốn. 

- Giảm sai sót khi nhập nội dung: Việc nhập lại nội dung email mỗi lần có thể dẫn đến lỗi chính tả, thiếu thông tin hoặc viết sai nội dung quan trọng. Sử dụng email mẫu giúp hạn chế tối đa các sai sót này, đảm bảo email luôn chính xác và đầy đủ thông tin.

- Dễ dàng tùy chỉnh và cá nhân hóa: Mặc dù sử dụng mẫu có sẵn, bạn vẫn có thể chỉnh sửa nội dung trước khi gửi để phù hợp với từng đối tượng nhận email. 

- Phù hợp với nhiều mục đích sử dụng: Email mẫu có thể áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau như hành chính, bán hàng, chăm sóc khách hàng, tuyển dụng, marketing, và nhiều công việc khác. 

>>> XEM THÊM: Bảng giá Email Google Workspace tốt nhất hiện nay [CẬP NHẬT MỚI NHẤT]

Hướng dẫn cách tạo email mẫu, email soạn sẵn NHANH CHÓNG

Bước 1 : Bật tính năng email mẫu trong Gmail, mail Google Workspace

Thông thường tính năng này sẽ được bật mặc định, nếu chưa thấy bật, bạn thực hiện theo các thao tác như sau:

Đầu tiên bạn hãy mở Cài đặt : Nhấn biểu tượng bánh răng cạnh ảnh đại diện Gmail/Google Workspace.

Click Xem tất cả chế độ Cài đặt -> chọn Nâng cao -> Nhấn chọn Bật trong phần Mẫu -> Chọn Lưu thay đổi.

Lưu ý: Bạn chỉ có thể bật và sử dụng mẫu thư trong Gmail trên thiết bị máy tính

Bước 2 : Tạo email mẫu, email soạn sẵn trong Gmail, mail Google Workspace

Bạn nhấn nút Soạn thư để tạo email mới -> Soạn sẵn tiêu đề và nội dung Email → Nhấn nút 3 chấm dọc góc ngoài cùng thanh công cụ soạn email mới -> Chọn Mẫu -> Chọn Lưu thư nháp dưới dạng mẫu -> Click chọn Lưu dưới dạng mẫu mới.

Nhấn nút Lưu để tạo mẫu email mới.

Bạn hoàn toàn có thể xóa các mẫu email không cần dùng nữa. Sau khi xóa, các mẫu sẽ không thể khôi phục.

Bước 3 : Sử dụng tính năng Email mẫu trong Gmail, mail Google Workspace để gửi mail

Để gửi mail bằng mẫu email bạn chọn nút 3 chấm dọc góc ngoài cùng thanh công cụ soạn email mới → Chọn Mẫu → Sau đó chọn mẫu muốn chèn.

>>> XEM THÊM: Đăng ký Google Workspace miễn phí - Không cần thẻ tín dụng

Lời kết

Việc sử dụng email mẫu trong Gmail và Google Workspace không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tính chuyên nghiệp và nhất quán trong mỗi lần gửi email. Dù bạn là cá nhân hay doanh nghiệp, tận dụng tính năng này sẽ giúp nâng cao hiệu suất làm việc, giảm thiểu sai sót và tạo ấn tượng chuyên nghiệp với khách hàng, đối tác. 

Và đừng quên, nếu bạn đang tìm kiếm địa chỉ mua bộ công cụ Google Workspace uy tín, hãy liên hệ với Nhân Hòa. Chúng tôi tự hào là đối tác Premier hàng đầu của Google tại Việt Nam, mang đến cho khách hàng mức giá tốt với chất lượng dịch vụ SỐ 1 hiện nay. Liên hệ tư vấn ngay.

Thông tin liên hệ Nhân Hòa:

+ Tổng đài: 1900 6680

+ Website: https://nhanhoa.com/

+ Fanpage: https://www.facebook.com/nhanhoacom

+ Khuyến mãi Nhân Hòa: https://nhanhoa.com/khuyen-mai.html