Hướng dẫn cách tạo email mẫu trong Gmail, Google Workspace chi tiết từ A-Z

Quá trình phải gõ đi gõ lại một nội dung thư để gửi cho nhiều khách hàng, đối tác chắc chắn sẽ ngốn của bạn một lượng thời gian khổng lồ. Để giải quyết vấn đề này, hãy cùng Nhân Hòa tìm hiểu cách tạo email mẫu (Template Email) trong Gmail và Google Workspace. Thủ thuật này sẽ giúp bạn tự động hóa quy trình giao tiếp, phản hồi siêu tốc và nâng cao sự chuyên nghiệp chỉ với vài cú click chuột.

Email mẫu trong Gmail là gì?

Email mẫu trong Gmail (hay Template Email) là một tính năng tích hợp sẵn cho phép người dùng soạn thảo, định dạng và lưu trữ các nội dung thư thường xuyên sử dụng. Thay vì phải gõ lại từ đầu hoặc copy-paste thủ công từ file Word, bạn chỉ cần gọi mẫu email soạn sẵn này ra và gửi đi trong tích tắc.

Lợi ích tuyệt vời khi tạo email mẫu trong Gmail

Dựa trên kinh nghiệm triển khai hệ thống Google Workspace cho hơn 50.000 doanh nghiệp tại Việt Nam, các chuyên gia tại Nhân Hòa nhận thấy việc tạo email mẫu mang lại những giá trị vượt trội:

• Tiết kiệm đến 40% thời gian: Loại bỏ hoàn toàn các thao tác gõ phím lặp đi lặp lại. Bạn chỉ cần chọn mẫu, tùy chỉnh tên người nhận và nhấn gửi.
• Đảm bảo tính nhất quán thương hiệu: Mọi nhân viên trong công ty đều sử dụng chung một văn phong, định dạng và chữ ký chuẩn mực khi giao tiếp với đối tác.
• Triệt tiêu sai sót (Zero Errors): Hạn chế tối đa các lỗi sai chính tả, quên đính kèm file hay sai sót thông tin báo giá do việc gõ vội vàng gây ra.
• Cá nhân hóa linh hoạt: Dù là email soạn sẵn, bạn vẫn có thể dễ dàng chỉnh sửa, thêm bớt thông tin cho phù hợp với từng ngữ cảnh cụ thể trước khi gửi.

>>> XEM THÊM: Bảng giá Email Google Workspace tốt nhất hiện nay [CẬP NHẬT MỚI NHẤT]

Hướng dẫn cách tạo email mẫu, email soạn sẵn NHANH CHÓNG

Bước 1: Bật tính năng email mẫu trong Gmail, mail Google Workspace

Mặc định, tính năng này có thể đang bị ẩn. Để kích hoạt, bạn thực hiện theo các thao tác sau:

• Tại giao diện chính của Gmail, nhấn vào biểu tượng Bánh răng cài đặt ở góc trên bên phải > Chọn Xem tất cả chế độ cài đặt.
• Chuyển sang tab Nâng cao (Advanced).
• Tại mục Mẫu (Templates), bạn tích chọn vào ô Bật (Enable).
• Kéo xuống cuối trang và nhấn Lưu thay đổi (Save Changes).

Lưu ý quan trọng: Hiện tại, Google chỉ cho phép bạn bật và tạo email mẫu trên phiên bản trình duyệt web (Máy tính/Laptop). Tính năng này chưa được hỗ trợ trên ứng dụng Gmail của điện thoại di động.

Bước 2: Tạo email mẫu mới

Sau khi đã kích hoạt thành công, bạn tiến hành tạo mẫu thư như sau:

• Nhấn nút Soạn thư (Compose) để mở cửa sổ viết email mới.
• Soạn thảo Tiêu đề và Nội dung email mà bạn muốn dùng làm mẫu (bao gồm cả định dạng in đậm, in nghiêng, chèn link...).
• Nhấn vào biểu tượng 3 chấm dọc (Tùy chọn khác) ở thanh công cụ phía dưới cùng.
• Chọn Mẫu > Lưu thư nháp dưới dạng mẫu > Lưu dưới dạng mẫu mới.
• Nhập tên cho mẫu email để dễ nhớ và nhấn Lưu.

Bước 3: Sử dụng (chèn) email mẫu để gửi thư

Khi cần gửi thư cho khách hàng, bạn mở cửa sổ Soạn thư > Nhấn vào biểu tượng 3 chấm dọc > Chọn Mẫu > Tại mục Chèn mẫu, click vào Tên mẫu email bạn vừa tạo. Nội dung sẽ tự động điền vào khung soạn thảo.

Bước 4: Cách chỉnh sửa và cập nhật email mẫu (Ghi đè)

Nếu chính sách công ty thay đổi và bạn cần sửa lại nội dung mẫu cũ:

• Chèn email mẫu cũ vào cửa sổ soạn thư như Bước 3.
• Tiến hành chỉnh sửa nội dung trực tiếp trên khung soạn thảo.
• Nhấn biểu tượng 3 chấm > Mẫu > Lưu thư nháp dưới dạng mẫu.
• Tại phần Ghi đè mẫu, chọn đúng tên mẫu bạn muốn cập nhật và nhấn Lưu.

Bước 5: Cách xóa email mẫu trong Gmail

Để dọn dẹp hộp thư, bạn nhấn biểu tượng 3 chấm > Mẫu > Tại mục Xóa mẫu, chọn tên mẫu không còn sử dụng. Lưu ý: Thao tác này không thể hoàn tác.

Mẹo Chuyên Gia: Cách thiết lập trả lời tự động bằng email mẫu

Mẹo thực chiến từ chuyên gia Nhân Hòa: Bạn hoàn toàn có thể biến Gmail thành một cỗ máy tự động hóa bằng cách kết hợp tạo email mẫu với tính năng Bộ lọc (Filters).

• Bước 1: Nhấn vào biểu tượng Hiển thị tùy chọn tìm kiếm (nút gạt) trên thanh tìm kiếm của Gmail.
• Bước 2: Nhập các điều kiện lọc (Ví dụ: Thư có chứa từ khóa "Báo giá", hoặc thư gửi đến địa chỉ "sales@tencongty.com").
• Bước 3: Nhấn Tạo bộ lọc.
• Bước 4: Tích chọn ô Gửi mẫu (Send template) và chọn email mẫu bạn đã tạo sẵn. Cuối cùng nhấn Tạo bộ lọc. Từ nay, mọi email thỏa mãn điều kiện sẽ tự động nhận được thư phản hồi của bạn!

Gợi ý 3 kịch bản tạo email mẫu phổ biến cho doanh nghiệp

Để tối ưu hóa quy trình, bạn có thể tham khảo và tạo ngay các mẫu email sau vào hệ thống của mình:

• Mẫu CSKH (Xác nhận yêu cầu): "Cảm ơn Anh/Chị đã liên hệ. Đội ngũ kỹ thuật đã tiếp nhận yêu cầu số #... và sẽ phản hồi trong vòng 24h tới..."
• Mẫu Sales (Gửi báo giá): "Kính gửi Anh/Chị, đính kèm email này là bảng báo giá chi tiết dịch vụ... Nếu có thắc mắc, Anh/Chị vui lòng liên hệ hotline..."
• Mẫu Tuyển dụng (Thư mời phỏng vấn): "Chào bạn, phòng Nhân sự trân trọng mời bạn tham gia buổi phỏng vấn cho vị trí... vào lúc..."

>>> XEM THÊM: Đăng ký Google Workspace miễn phí - Không cần thẻ tín dụng

Lời kết

Việc tạo email mẫu trong Gmail và Google Workspace là một giải pháp thông minh giúp bạn tối ưu hóa thời gian, giảm thiểu sai sót và xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt đối tác. Dù bạn là cá nhân hay chủ doanh nghiệp, hãy thiết lập ngay tính năng này để nâng cao hiệu suất làm việc mỗi ngày.

Và đừng quên, nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm giải pháp email tên miền riêng chuyên nghiệp, bảo mật cao, hãy liên hệ ngay với Nhân Hòa. Tự hào là đối tác Premier hàng đầu của Google tại Việt Nam, chúng tôi cam kết mang đến bộ công cụ Google Workspace với mức giá tốt nhất cùng dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật 24/7 chuẩn SỐ 1 thị trường.