Quản lý Email doanh nghiệp

Trong thời đại công nghệ số hiện nay, Email là phương tiện giao tiếp không thể thiếu của các công ty, doanh nghiệp. Vậy Email doanh nghiệp là gì, làm thế nào để quản lý Email doanh nghiệp tốt nhất trong quá trình sử dụng? Hãy cùng Nhân Hòa đi vào tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây nhé.

1. Tìm hiểu tổng quan Email doanh nghiệp

Bạn có thể hiểu đơn giản, Email doanh nghiệp là tài sản riêng thuộc quyền sở hữu của một công ty nhất định trên môi trường trực tuyến. Đối với các email miễn phí, đuôi email thường có dạng là tên miền của nhà cung cấp. Còn đối với email doanh nghiệp, các email này thường có dạng tenemail.tendomain.com hoặc tênmail@tendomain.com…

VD:  sales@nhanhoa.com, contact@nhanhoa.com

Xem thêm: Bảng giá Google Workspace 2022 (Gsuite cũ) - Email doanh nghiệp Google theo tên miền

2. Lợi ích khi sử dụng Email doanh nghiệp là gì?

Trước khi đi vào tìm hiểu các phương pháp quản lý Email doanh nghiệp, hãy cùng Nhân Hòa tìm hiểu những lợi ích mà chúng đem lại trong quá trình sử dụng nhé.

Chuyên nghiệp hơn với email tên miền

Bạn nên để ý và chỉnh chu đến từng chi tiết nhỏ để phát triển một doanh nghiệp chuyên nghiệp. Đối với email cũng vậy, Email doanh nghiệp có cấu trúc đơn giản tenban@domain.com, khi nhận được email đối tác hay khách hàng đều sẽ thấy được tính chuyên nghiệp cũng như nhận diện nhanh chóng thương hiệu của công ty.

Xây dựng niềm tin với khách hàng

Hệ thống email doanh nghiệp luôn cần được bảo vệ để tránh những mối đe dọa bên ngoài bởi giao thức bảo mật nâng cao và bộ lọc Spam.

Email tên miền doanh nghiệp giúp các bạn và khách hàng yên tâm rằng các tập tin quan trọng sẽ không bị nhiễm virus hay malware.

Tích hợp đầy đủ các tính năng

Email doanh nghiệp được tích hợp toàn bộ những tính năng nổi bật dành cho văn phòng, cụ thể như:

+ Ứng dụng văn phòng (như Word, PowerPoint, Excel,…).

+ Chống spam và bảo vệ khỏi các phần mềm độc hại.

+ Lên kế hoạch trong và ngoài nội bộ.

+ Dịch vụ hỗ trợ khách hàng qua Email và điện thoại.

Xem thêm: Giải pháp email cho doanh nghiệp - [TOP 4] lựa chọn [UY TÍN NHẤT]

Dung lượng lưu trữ lớn, dễ dàng mở rộng

Không gian lưu trữ không giới hạn, có thể dễ dàng tích hợp và mở rộng. Hơn thế nữa, nếu nhu cầu sử dụng email vượt quá số lượng gói dịch vụ cho phép, bạn hoàn toàn có thể mua bổ sung dung lượng với chi phí phải chăng.

Cập nhật thông tin mọi lúc, mọi nơi

Nhân viên công ty có thể cập nhật email mọi lúc, mọi nơi chỉ cần thiết bị đăng nhập Email được kết nối Internet. Điều đó giúp mọi người tiết kiệm thời gian và cập nhật thông tin nhanh chóng, chính xác.

Tránh khỏi tình trạng spam

Hệ thống email doanh nghiệp hỗ trợ tránh các mail spam, giúp email chỉ còn các email quan trọng từ khách hàng, đối tác cần thiết.

Xem thêm: Email doanh nghiệp Microsoft - [ĐỊA CHỈ MUA EMAIL MICROSOFT UY TÍN]

3. Top 5 phương pháp giúp quản lý Email doanh nghiệp hiệu quả

Tình trạng email quá tải và lẫn quá nhiều email rác sẽ xảy ra thường xuyên nếu bạn không biết cách phân loại và quản lý email. Nội dung phần tiếp theo của bài viết, Nhân Hòa sẽ chia sẻ đến bạn các phương pháp quản lý email doanh nghiệp hiệu quả nhất nhé.

Xóa bỏ những Email không cần thiết

Bằng cách nhìn vào tiêu đề mail và tên người gửi, bạn có thể xác định được những email quan trọng hay không. Giao diện sẽ gọn gàng nếu bạn thực hiện xóa các mail rác trước khi bắt tay vào làm việc.

Tạo email Template / Canned responses

Hãy thử sử dụng tính năng “Canned responses” nếu phải thường xuyên gửi mail với nội dung giống nhau. Canned responses cho phép bạn tạo ra những mẫu email có nội dung nhất định để tái sử dụng nhiều lần.

Sử dụng từ 2 mail trở lên

Hộp thư của bạn sẽ trở nên tạp nham nếu chỉ sử dụng một email cho tất cả các mục đích như: phục vụ công việc, đăng ký mạng xã hội, nhận thông báo từ web mua bán hay trao đổi với bạn bè.

Nhân Hòa khuyên bạn nên sử dụng tối thiểu từ 2 mail, một địa chỉ mail chỉ chuyên dùng cho công việc, những địa chỉ còn lại sẽ dùng cho các mục đích cá nhân.

Gắn tab, label và tạo folder

Gắn tab, label hoặc tạo các folder mail theo từng loại sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm email.

Khi muốn rà soát, bạn chỉ cần nhập theo tên nhãn, tab hoặc click vào folder đã được cài đặt trước đó.

Bỏ nhận email từ các kênh rác

Bạn nên hủy đăng ký (Unsubscribe) các kênh chuyên gửi mail quảng cáo hoặc có thể chặn luôn các địa chỉ mail bạn cho là không cần thiết với mục đích sử dụng.

4. Lời kết

Nhân Hòa hy vọng với bài viết trên đây bạn có thể dễ dàng quản lý Email doanh nghiệp của mình hiệu quả. Bạn nên mua email tại những địa chỉ uy tín như Nhân Hòa để nhận được tư vấn miễn phí và các ưu đãi về giá đối với khách hàng mới và khách hàng lâu năm. Trân trọng!

+ Fanpage: https://www.facebook.com/nhanhoacom

+ Chỉ đường: https://g.page/nhanhoacom

+ Chương trình khuyến mãi mới nhất: https://nhanhoa.com/khuyen-mai.html

————————————————————

CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM NHÂN HÒA

https://nhanhoa.com

Hotline: 1900 6680

Trụ sở chính: Tầng 4 – Tòa nhà 97-99 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội

Tel: (024) 7308 6680 – Email: sales@nhanhoa.com

Chi nhánh TP. Hồ Chí Minh: 270 Cao Thắng (nối dài), Phường 12, Quận 10, Tp.HCM

Tel: (028) 7308 6680 – Email: hcmsales@nhanhoa.com

Chi nhánh Vinh – Nghệ An: Tầng 2 Tòa nhà Sài Gòn Sky, ngõ 26 Nguyễn Thái Học, phường Đội Cung, TP. Vinh, Nghệ An

Email: contact@nhanhoa.com