Mẫu thư cảm ơn khách hàng

Trong cuộc sống thường ngày hay trong kinh doanh thì những lời cảm ơn hay xin lỗi đều rất quan trọng. Mẫu thư cảm ơn khách hàng là yếu tố hình ảnh giúp xây dựng hình ảnh và thương hiệu của doanh nghiệp. Bài viết dưới đây là tổng hợp những mẫu thư cảm ơn khách hàng hay và chân thành nhất. Hãy cùng Nhân Hòa tìm hiểu nhé!

1. Khi nào bạn nên gửi mẫu thư cảm ơn khách hàng?

Thư cám ơn khách hàng thường được các doanh nghiệp sử dụng trong các chiến dịch marketing nhằm tạo ấn tượng tốt cho khách hàng về thương hiệu và quảng bá sản phẩm/dịch vụ đến người dùng. Với chi phí thấp nhưng đạt được hiệu quả cao. 

Thư cám ơn được thể hiện dưới hình thức email, thư tay, dạng thiệp hoặc đi kèm quà tặng. Được sử dụng nhiều trong lĩnh vực dịch vụ hoặc sản phẩm cao cấp, sau khi khách hàng mua sản phẩm; có những phản hồi lại về chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp; sử dụng cho các khách hàng lâu năm; là công cụ để gửi các chương trình khuyến mãi tới người dùng;...

2. Cấu trúc cơ bản của mẫu thư cám ơn khách hàng

Mẫu thư cám ơn khách hàng nên bao gồm những mục cơ bản sau: 

+ Phần đầu: tiêu đề thư và tên doanh nghiệp 

+ Người nhận thư: với các thư gửi chung, kèm theo khi mua sản phẩm. Người nhận có thể để là Quý khách hàng, Quý đối tác, Bạn đọc, ….

+ Lý do viết thư: Chỉ khoảng từ 2-3 câu, chắt lọc từ ngữ, thể hiện được sự quan tâm và chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

+ Nội dung thư: Bộc lộ được tình cảm, thái độ của doanh nghiệp cũng như định hướng phát triển mà họ hướng tới. Sau đó là lời khách hàng thông cảm trước những sai sót. Chèn thêm những chương trình khuyến mại  (nếu có) 

Lưu ý: Phần nội dung thư không cần quá dài, chỉ tầm từ 150-250 từ. Không lan man, khó hiểu. tập trung thể hiện được màu sắc và những thông điệp muốn truyền tải của doanh nghiệp. 

+ Kết luận: nhấn mạnh lại lời cảm ơn, gửi lời kính chúc tới khách hàng và ký tên 

Đây là cấu trúc nội dung thư cơ bản. Tuy nhiên, không phải lúc nào bạn cũng cần một cấu trúc hoàn chỉnh như vậy. Một số các cửa hàng nhỏ, hoặc cá nhân chỉ giữ lại phần tên thương hiệu và thông điệp chưa đến 100 chữ để tạo ấn tượng và cảm giác thoải mái cho người dùng khi trải nghiệm sản phẩm của họ. Đây cũng là một ý tưởng rất phù hợp, nó đảm bảo hầu hết người dùng đều đọc hết thư, truyền tải được thông điệp cũng như sự chuyên nghiệp.

3. Các mẫu thư cám ơn khách hàng

Mẫu thư cám ơn đối với các ngành dịch vụ

Với lĩnh vực này, thư cám ơn thường hướng tới sự chuyên nghiệp. Các mục cơ bản cần phải có trong nội dung thư là thể hiện lòng biết ơn khi khách hàng lựa chọn sử dụng dịch vụ của doanh nghiệp và lời thông cảm trước những bất tiện có thể xảy ra. 

Mẫu thư cám ơn khách hàng thường được gửi qua mail hoặc dưới dạng thiệp cứng. được trình bày rõ ràng. Lời văn lễ phép. Có lời kết và ký tên đầy đủ.

>>> Có thể bạn quan tâm: Tạo email trên miền riêng cho doanh nghiệp chỉ trong 2 phút

Mẫu thư cám ơn khách hàng dạng thiệp đối với các cửa hàng quy mô nhỏ

Thông thường chủ cửa hàng sẽ sử dụng một lời chúc hoặc một lời cám ơn ngắn gọn nhằm tri ân và bày tỏ thái độ đến với khách hàng. 

Có thể sử dụng các tấm thiệp với thiết kế tối giản hoặc mang kiểu dáng handmade, thể hiện được ca tính và sự tinh tế. 

Sử dụng tên khách hàng để cá nhân hóa thông điệp, khiến cho lời cám ơn trở lên có giá trị hơn.

Có thể sử dụng in hoặc viết tay, nhưng chữ viết tay vẫn được khuyến khích vì nó thể hiện sự trân trọng.

Ký tên thương hiệu và chủ cửa hàng sau mỗi lời cám ơn 

Thư cám ơn khách hàng cho mục đích marketing

Các doanh nghiệp và công ty thường sử dụng hình thức này nhằm mục đích tri ân khách hàng và lồng ghép các chương trình, hội nghị, các sản phẩm mới và các khuyến mãi tiếp theo. 

Được gửi chủ yếu qua email của doanh nghiệp. Với hình thức thể hiện chuyên nghiệp, thể hiện đầy đủ các thông tin và chương trình mà doanh nghiệp muốn truyền tải. 

>>> Xem thêm: Đăng ký email riêng cho doanh nghiệp giá rẻ chỉ 15k/tháng

4. Các lưu ý khi gửi mẫu thư cám ơn khách hàng

Gửi đúng thời điểm

Thư cám ơn thường được gửi tới khách hàng sau khi họ vừa trải nghiệm dịch vụ hoặc thể hiện sự quan tấm đến sản phẩm/dịch vụ. Đây là thời gian lý tưởng để giúp khách hàng ghi nhớ và ấn tượng về thương hiệu cũng như sự chuyên nghiệp của bạn. Gửi thư đúng lúc sẽ đem lại hiệu quả tốt. Việc gửi thư cám ơn quá muộn hoặc không đúng thời điểm sẽ không đem lại hiệu quả gì và thậm chí khiến người nhận khó chịu và coi đây là thư rác. 

Sử dụng ngôn từ linh hoạt và phù hợp

Với các đối tượng khách hàng khác nhau,  doanh nghiệp sử dụng văn phong khác nhau. Vị thế và quy mô của người cám ơn cũng quyết định đến cách viết nội dung thư. 

Chặng hạn, với những cửa hàng nhỏ, bạn chỉ cần gửi lời cám ơn thông qua những tấm thiệp nhỏ, không cần câu lệ quá nhiều về câu văn và trình bày. Tuy nhiên đối với các doanh nghiệp lớn, thư cảm ơn phải thể hiện được vị thế và tính chuyên nghiệp . 

Việc sử dụng cách viết thiếu linh hoạt không những không tạo được ấn tượng tốt cho người nhận mà còn gây ra phản ứng ngược lại.

Bắt buộc phải có lời chào và chữ ký

Giống như lời chào và giới thiệu, dù với các mẫu thư cám ơn hướng tới các đối tượng khác nhau nhưng bạn vẫn cần thể hiện thái độ lễ phép, trân trọng và sử dụng chữ ký như một lần nhắc lại thương hiệu. Ảnh hướng đến tư duy và tạo ấn tượng cho người mua. 

Không sử dụng các mẫu có sẵn, trùng lặp

Việc trùng lặp nội dung thể hiện sự không chuyên nghiệp và thiếu sáng tạo của người gửi. Hãy viết một bức thư của riêng doanh nghiệp bạn, thể hiện được những thông điệp và truyền tải được màu sắc riêng.

Nội dung có ý nghĩa

Thư cám ơn đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong việc tạo lập thương hiệu. Như vậy, nội dung của nó phải được xây dựng một cách logic, chặt chẽ, bố cục rõ ràng, tạo ấn tượng về sự chuyên nghiệp và truyền tải những gì doanh nghiệp muốn nói với khách hàng một cách hiệu quả nhất.

5. Kết luận

Trên đây là hướng dẫn của Nhân Hòa về cách tạo lập mẫu thư cám ơn khách hàng và những vấn đề cần chú ý khi viết thư. Bạn có thể sử dụng hình thức thư điện tử như một phương tiện hiệu quả để truyền tải thông điệp của thư cám ơn đến với nhiều người hơn. Thể hiện được sự chuyên nghiệp và tâm ý của doanh nghiệp.

Đăng ký email theo tên miền riêng cho doanh nghiệp tại Nhân Hòa để được hưởng các tính năng vượt trội của hạ tầng mạng đạt tiêu chuẩn quốc tế, đăng ký email nhanh chóng và hiệu quả. 

+ Tổng đài: 1900 6680

+ Website: https://nhanhoa.com/

+ Fanpage: https://www.facebook.com/nhanhoacom

+ Chỉ đường: https://g.page/nhanhoacom

+ Chương trình khuyến mãi mới nhất: https://nhanhoa.com/khuyen-mai.html