Khác nhau giữa email cá nhân và email doanh nghiệp

Email là phương tiện công cụ giao tiếp trao đổi không thể thiếu trong môi trường doanh nghiệp hiện nay. Email được phổ biến rộng rãi nhờ vào việc bất kỳ ai cũng có thể dễ dàng đăng ký. Ngoài những tính năng cơ bản mà email cá nhân mang đến, email doanh nghiệp cung cấp cho các bạn những chức năng gì? Hãy cùng Nhân Hòa tìm hiểu khác nhau giữa email cá nhân và email doanh nghiệp nhé.

1. Email cá nhân là gì?

Email cá nhân là email được mỗi cá nhân đăng ký riêng cho bản thân, dùng để gửi - nhận thông tin qua Internet, phục vụ các nhu cầu như liên lạc, đăng ký tài khoản, nhận thông báo…

• Thuộc quyền sở hữu của một cá nhân (bạn tự tạo và quản lý)

• Có đuôi theo nhà cung cấp, ví dụ:

  • @gmail.com

  • @yahoo.com

  • @outlook.com

• Thường miễn phí và dễ đăng ký

• Dữ liệu email được lưu trong hộp thư riêng của bạn

Ví dụ: nguyenvana@gmail.com, minhthu.work@outlook.com

Email cá nhân thường hạn chế số email gửi trong ngày. Vấn đề bảo mật kém, dễ dàng bị đánh cắp thông tin. Nếu làm việc trong doanh nghiệp thì không thể nào kiểm soát quản lý dữ liệu từ email đó. Doanh nghiệp có thể mất dữ liệu nếu nhân viên quản lý email đó nghỉ việc. 

2. Email doanh nghiệp là gì?

Khác với email cá nhân, email doanh nghiệp sẽ mang tên miền gắn với thương hiệu doanh nghiệp. 

Ví dụ tên miền của bạn có dạng nhanhoa.com thì đặt tên email có dạng contact@nhanhoa.com.

• Email doanh nghiệp chịu sự quản lý của công ty. Nhân viên công ty sẽ được doanh nghiệp cung cấp email trong hệ thống email doanh nghiệp của mình để sử dụng.

• Với đuôi email là tên của doanh nghiệp, tăng độ tin cậy, tăng tính chuyên nghiệp khi làm việc với khách hàng.

• Mức độ bảo mật thông tin của các email doanh nghiệp cao hơn email cá nhân nhiều. Các email được gửi đến sẽ được quét virus, quét mã độc cũng như hiện bảng nhắc nhở cho người sử dụng.

• Khi nhân viên nghỉ việc có thể thu hồi email, các dữ liệu cũng được lưu trữ lại an toàn.

>>Xem thêm: Quản lý Email doanh nghiệp

3. Khác nhau giữa email cá nhân và email doanh nghiệp

3.1. Tên miền chuyên nghiệp 

• Email cá nhân: dùng domain của nhà cung cấp (gmail, yahoo…)

• Email doanh nghiệp: dùng domain riêng của công ty → tăng uy tín

Ví dụ:

• Cá nhân: abc@gmail.com

• Doanh nghiệp: abc@congty.com

3.2. Dung lượng lưu trữ

Dung lượng lưu trữ của gói email doanh nghiệp lớn hơn email cá nhân rất nhiều. Khả năng nâng cấp và mở rộng dễ dàng

3.3. Tệp đính kèm

Email cá nhân sẽ hạn chế gửi tệp, video ảnh nặng cùng một lúc. Còn email doanh nghiệp có thể giới hạn gửi và nhận file đính kèm lên đến 50MB (tùy gói), có thể đính kèm bất kỳ loại tệp tài liệu nào, tạo cho các bạn sự thoải mái trong công việc. 

3.4. Quảng cáo và spam

• Email cá nhân thường lọc thư Spam, email quảng cáo linh tinh. Nhiều trường hợp email quan trọng lại rơi vào thư mục Spam.

• Còn email doanh nghiệp mang đến cho bạn một trải nghiệm email hoàn toàn mới, với tỷ lệ lọc thư rác lên đến 99,9 %.

• Hộp thư luôn gọn gàng, những email quan trọng được đánh dấu rõ ràng, giúp các bạn xử lý công việc tốt hơn và không bị lạc thư quan trọng.

3.5. Làm việc nhóm

Đây là tính năng email cá nhân không có, nó được dành riêng cho doanh nghiệp, giúp các bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian. Bạn chỉ cần tạo một email quản lý, thêm tất cả email của thành viên công ty. 

• Tất cả nhân viên sẽ nhận được email từ bất kỳ ai gửi đến.

• Toàn bộ thành viên trong nhóm có thể trả lời email dưới quyền email chung hoặc email cá nhân.-

• Các thành viên có thể theo dõi tiến độ công việc, quá trình xử lý công việc.

Tính năng làm việc nhóm của email doanh nghiệp không chỉ chuyên nghiệp hóa quy trình làm việc của doanh nghiệp mà còn tiết kiệm thời gian, gia tăng sự linh động, tức thời.

>>Xem thêm: Top những giải pháp email doanh nghiệp

3.6. Xét duyệt email đến và đi

Tính năng này sẽ khiến thông tin gửi tới khách hàng được kiểm duyệt. Sai một nội dung sẽ để lại hậu quả khôn lường.

Với email doanh nghiệp quản trị viên có thể dừng email gửi đi, xem xét chỉnh sửa trước khi gửi đi. Kiểm soát được thông tin bị rò rỉ.

3.7. Lưu trữ bản sao

Với email cá nhân, nếu đã xóa là mất hẳn không còn cách nào khôi phục được.Còn email doanh nghiệp có thể cài đặt sao lưu cho cả những email bị xóa hoặc người dùng bị xóa để làm bằng chứng pháp lý khi cần thiết.

3.8. Lịch sử gửi/nhận email

Quá trình gửi/nhận email được ghi lại rõ ràng từ ngày giờ, ở đâu, trên thiết bị nào.

Đây cũng là tính năng cần thiết cho các doanh nghiệp cần kiểm soát dữ liệu hay trích xuất bằng chứng cần thiết cho nhiều trường hợp xảy đến.

3.9. Khả năng bảo mật

Email doanh nghiệp sẽ có tính năng bảo mật cao hơn cá nhân. Tránh trường hợp rò rỉ hack dữ liệu.

4. Khi nào nên dùng email cá nhân? Khi nào bắt buộc dùng email doanh nghiệp?

4.1. Khi nào nên dùng email cá nhân?

Dùng khi mục đích cá nhân hoặc không cần tính đại diện tổ chức, cụ thể:

• Đăng ký tài khoản: Facebook, TikTok, Shopee…

• Liên lạc bạn bè, gia đình

• Nhận mã OTP, thông báo cá nhân

• Đăng ký khóa học, dịch vụ nhỏ lẻ

• Làm freelance cá nhân (không đại diện công ty)

4.2. Khi nào bắt buộc dùng email doanh nghiệp?

Dùng khi liên quan đến công việc, thương hiệu hoặc dữ liệu công ty, cụ thể:

• Gửi báo giá, hợp đồng cho khách hàng

• Làm việc với đối tác, doanh nghiệp khác

• Chăm sóc khách hàng (CSKH)

• Gửi email marketing / thông báo chính thức

• Trao đổi nội bộ công ty

• Quản lý dữ liệu, tài liệu công việc

5. 5 rủi ro khi dùng email cá nhân cho công việc

Việc sử dụng email cá nhân cho công việc có thể tiện lợi ban đầu, nhưng về lâu dài lại tiềm ẩn nhiều rủi ro ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín, dữ liệu và khả năng phát triển của doanh nghiệp:

• Mất uy tín và thiếu chuyên nghiệp trong mắt khách hàng:

Khi sử dụng email dạng @gmail.com, @yahoo.com, khách hàng dễ cảm nhận:

• • Doanh nghiệp nhỏ, thiếu đầu tư

  • Không đáng tin cậy khi giao dịch

• Không kiểm soát được dữ liệu khi nhân sự nghỉ việc

Đây là rủi ro lớn nhất nhưng thường bị bỏ qua.

Khi nhân viên dùng email cá nhân:

• • Doanh nghiệp không sở hữu email

  • Không thể truy cập lại dữ liệu

  • Mất toàn bộ: Khách hàng, Lịch sử trao đổi, File quan trọng

• Bảo mật thấp, dễ bị tấn công hoặc lộ thông tin

• Khó mở rộng khi doanh nghiệp phát triển

Dẫn đến:

• • Rối loạn thông tin nội bộ

  • Khó quản lý nhân sự

  • Thiếu tính chuyên nghiệp trong vận hành

• Giảm hiệu quả marketing và xây dựng thương hiệu

Tổng kết

Trên đây là toàn bộ sự so sánh để bạn khác nhau giữa email cá nhân và email doanh nghiệp. Mong rằng những thông tin này sẽ giúp ích cho bạn trong việc tìm hiểu xác định nên sử dụng email doanh nghiệp không.