Thư rác - Junk Mail không chỉ gây phiền toái cho người nhận mà còn là “cơn ác mộng” với người gửi. Nếu không biết cách tối ưu, email quan trọng có thể bị bỏ lỡ. Hãy cùng Nhân Hòa tìm hiểu khái niệm Junk Mail và mẹo tránh spam hiệu quả ngay sau đây.
Junk mail là gì?
Junk Mail (thư rác) là một dạng của Spam Mail, thường bao gồm email quảng cáo, khuyến mãi hoặc thông tin không mong muốn được gửi hàng loạt. Nguy hiểm hơn, một số Junk Mail còn chứa virus, mã độc, liên kết lừa đảo hay nội dung nhạy cảm, gây mất an toàn cho người nhận.
Để bảo vệ người dùng, các dịch vụ email như Gmail hay Outlook có bộ lọc tự động chuyển Junk Mail vào mục Spam, nhưng đôi khi cả thư quan trọng cũng bị nhầm lẫn. Vì vậy, việc hiểu rõ và biết cách kiểm soát Junk Mail là cần thiết để vừa đảm bảo an toàn, vừa tránh bỏ lỡ thông tin quan trọng.
>>> Xem thêm: Các bước tạo chiến dịch email marketing hiệu quả
Các thuật ngữ liên quan Junk Mail
Nhân Hòa sẽ tổng hợp các thuật ngữ liên quan đến Junk Mail giúp bạn hiểu sâu hơn khi viết bài hoặc xử lý vấn đề thư rác:
Lý do khiến email bị gửi vào Junk Mail là gì?
Có nhiều lý do khiến email dù quan trọng vẫn bị đánh dấu là Junk Mail. Nguyên nhân chính là vì bộ lọc thư rác điện tử tự động chỉ có thể nhận diện dựa trên các tiêu chí nhất định. Ngoài những tiêu chí này thì còn rất nhiều lý do khác như:
IP của mail server bị Blacklist
Khi địa chỉ IP của máy chủ gửi mail (mail server) bị đưa vào danh sách đen (blacklist / DNSBL), hầu hết các máy chủ nhận sẽ đánh giá thấp hoặc từ chối email từ IP đó. Việc này có thể do gửi thư spam, có người dùng báo cáo spam, hoặc IP nằm trong tầm ảnh hưởng của các hành vi gửi spam.
Chưa trỏ PTR record
PTR record cho phép thực hiện reverse DNS lookup – tức là từ địa chỉ IP gửi mail, máy chủ nhận kiểm tra xem nó có trỏ ngược về một tên miền hợp lệ hay không. Nếu không có hoặc trỏ ngược sai, email có thể bị coi là không đáng tin tưởng và dễ bị lọc sang thư rác.
Chưa cấu hình SPF record
SPF giúp xác định xem máy chủ gửi thư có phải là máy chủ được phép gửi email thay mặt cho tên miền đó hay không. Nếu SPF chưa thiết lập hoặc thiết lập sai, email có thể bị từ chối hoặc chuyển vào spam.
Chưa cấu hình DKIM
DKIM dùng chữ ký số gắn vào email để chứng minh email đó đến từ tên miền gửi mà chưa bị chỉnh sửa trên đường đi. Thiếu DKIM hoặc DKIM không hợp lệ sẽ làm giảm độ tin cậy của email trên hệ thống lọc spam.
Chưa sử dụng DMARC / cấu hình DMARC lỏng lẻo
DMARC là cơ chế kết hợp SPF và DKIM để đưa ra chính sách rõ ràng: nếu email không pass SPF & DKIM, máy chủ nhận nên làm gì. Nếu DMARC không thiết lập hoặc policy quá mềm, việc bảo vệ sẽ yếu.
Nội dung email chứa yếu tố spam / vi phạm quy chuẩn
- Có nhiều từ khóa quảng cáo quá đà như “FREE”, “Ưu đãi cực lớn”, “Mua ngay”, v.v.
- Có liên kết đến các trang web không an toàn hoặc bị đánh giá thấp.
- File đính kèm lớn, hoặc chứa mã độc, nội dung vi phạm chính sách (khiêu dâm, đe dọa, bạo lực, v.v.).
Những điều này đều dễ bị hệ thống lọc spam phát hiện và xử lý.
Tỷ lệ phản hồi & tương tác thấp; bị người dùng đánh dấu spam
Nếu người nhận hiếm khi mở email, click nút liên kết, hoặc xóa mà không đọc – tất cả góp phần vào việc đánh giá người gửi có giá trị hay không. Đồng thời nếu có nhiều người dùng chủ động bấm “Báo spam” thì IP / tên miền có thể bị giảm uy tín hoặc bị đưa vào blacklist.
Mail server chưa được cấu hình đầy đủ / máy chủ gửi email không an toàn
Bao gồm thiếu bảo mật, không cập nhật phần mềm, dùng IP động hoặc IP chia sẻ (shared IP) mà server khác trong cùng IP đó gửi spam; thiếu các cài đặt kỹ thuật như HELO/EHLO, banner SMTP, thiết lập DNS như A record, MX record, reverse DNS… Những sai sót nhỏ kỹ thuật cũng có thể khiến máy chủ gửi bị coi là không đáng tin.
>>> Xem thêm: Cách thay đổi DNS Google để tăng tốc kết nối vào bảo mật Internet
Cách khắc phục mail bị rơi vào spam
Tình trạng mail bị rơi vào Junkmail/spam kéo theo nhiều vấn đề nghiêm trọng ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh và uy tín doanh nghiệp. Một số biện pháp xử lý email bị rơi vào Junk Mail mà bạn có thể tham khảo như:
Thiết lập kỹ thuật đúng cách
Đây là bước nền tảng quan trọng nhất để hệ thống của nhà cung cấp hộp thư người nhận tin tưởng email của bạn.
- Cấu hình đầy đủ SPF, DKIM và DMARC: Đây là các giao thức xác thực giúp chứng minh email được gửi đi thực sự đến từ tên miền của bạn và không bị giả mạo. Việc thiếu các cấu hình này là nguyên nhân hàng đầu khiến email bị đánh dấu là spam . Bạn có thể kiểm tra cấu hình tên miền của mình thông qua các công cụ trực tuyến như mxtoolbox.com.
- Thiết lập bản ghi PTR: Bản ghi PTR ánh xạ địa chỉ IP của máy chủ mail trở lại tên miền của bạn, giúp xác minh tính hợp lệ của máy chủ. Việc này làm tăng đáng kể độ tin cậy khi gửi thư.
- Kiểm tra và bảo vệ danh tiếng IP/Domain: Nếu địa chỉ IP máy chủ của bạn nằm trong các danh sách đen, hầu hết email gửi đi sẽ bị chặn. Hãy thường xuyên kiểm tra tình trạng IP của bạn và liên hệ với các tổ chức chống spam để được gỡ bỏ nếu cần.
Xây dựng nội dung và danh sách gửi email chất lượng
Ngay cả khi cấu hình kỹ thuật hoàn hảo, nội dung và đối tượng nhận email vẫn quyết định việc email có được chào đón hay không.
- Tránh các từ ngữ và định dạng giống thư rác: Hãy tránh sử dụng quá nhiều từ khóa như "miễn phí", "khuyến mãi", "mua ngay", viết in hoa toàn bộ, hoặc dùng quá nhiều dấu chấm than. Đồng thời, không nên tạo email chỉ có một hình ảnh duy nhất mà không có văn bản thay thế.
- Xây dựng danh sách email một cách có đạo đức: Chỉ gửi email cho những người đã đăng ký nhận thư một cách rõ ràng và tự nguyện. Việc mua danh sách email có sẵn sẽ làm tăng nguy cơ gửi đến các email không tồn tại hoặc "bẫy thư rác", gây tổn hại nghiêm trọng đến danh tiếng của bạn.
- Áp dụng xác nhận kép: Sau khi người dùng đăng ký, hãy gửi một email xác nhận yêu cầu họ nhấp vào liên kết để kích hoạt.
- Thường xuyên làm sạch danh sách gửi thư: Định kỳ, hãy gửi email "kích hoạt lại" đến những người đã lâu không tương tác để hỏi xem họ có còn muốn nhận thư hay không. Loại bỏ những người không phản hồi hoặc từ chối sẽ giúp cải thiện tỷ lệ tương tác và giảm khả năng bị báo cáo là spam.
Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ email phù hợp
Mang lại sự chuyên nghiệp ngay từ giao tiếp đầu tiên với đối tác và khách hàng bằng việc sử dụng email doanh nghiệp theo tên miền riêng từ nhà cung cấp uy tín. Đây không chỉ là “biểu tượng” cho thương hiệu của bạn, mà còn là giải pháp giúp tăng cơ hội thư vào hộp thư chính, hạn chế tối đa rủi ro bị đánh dấu Junk Mail.
Nhân Hòa với hơn 24 năm trong ngành, chuyên cung cấp email doanh nghiệp với 4 sản phẩm cao cấp: Umail, Google Workspace, Microsoft 365 và Email Server. Chúng tôi hiểu rõ từng nhu cầu riêng của doanh nghiệp bạn. Mỗi sản phẩm được thiết lập đặc thù để tối ưu hóa hiệu suất gửi mail, tính bảo mật và khả năng quản trị.
Hãy để email của bạn được nhìn nhận như những thông điệp quan trọng, không bị “chìm nghỉm” trong thư mục rác.
Đăng ký email doanh nghiệp tại Nhân Hòa ngay để được đội ngũ chuyên gia của chúng tôi hỗ trợ bạn từng bước.
>>> Các bài viết liên quan:
- PHPMailer là gì? Hướng dẫn cách cài đặt gửi mail PHP cực dễ
- Cách cài đặt Mailtrack và theo dõi email đã gửi chi tiết từng bước
Lời kết
Hiểu rõ về Junk Mail và nắm được cách phòng tránh sẽ giúp bạn kiểm soát tốt hơn quá trình gửi thư, đảm bảo email luôn được ưu tiên vào hộp thư chính. Đừng để email của bạn mất hút trong thư mục spam. Hãy áp dụng ngay những biện pháp tối ưu để gia tăng hiệu quả liên lạc và marketing.
Tầng 4, Tòa 97–99 Láng Hạ, Phường Đống Đa, Thành phố Hà Nội
Điện thoại: 
Mail: sales@nhanhoa.com
Phản ánh chất lượng dịch vụ: 
