Hướng dẫn thêm tên miền vào công cụ Postmaster của Google đơn giản

Google Postmaster Tools là công cụ miễn phí giúp bạn theo dõi và cải thiện hiệu suất gửi email đến người dùng Gmail với các chỉ số quan trọng như tỷ lệ thư rác, danh tiếng IP và xác thực email. Trong bài viết này, Nhân Hòa sẽ hướng dẫn bạn cách thêm tên miền vào công cụ Postmaster chi tiết. 

Công cụ Postmaster là gì?

Google Postmaster Tools là một công cụ miễn phí do Google cung cấp nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp, nhà cung cấp dịch vụ email và quản trị viên hệ thống theo dõi, phân tích và cải thiện hiệu suất gửi email đến tài khoản Gmail cá nhân (các địa chỉ có đuôi @gmail.com hoặc @googlemail.com).

Công cụ này cho phép người gửi nắm bắt thông tin liên quan đến việc gửi email, từ đó tối ưu hóa cấu hình và nội dung để đạt được tỷ lệ inbox cao nhất.

>>> TÌM HIỂU: Email doanh nghiệp và các lợi ích nâng cao so với email thường

Các tính năng chính của công cụ Postmaster

Báo cáo của Google Postmaster Tools được cập nhật hàng ngày, cung cấp các thông tin chuyên sâu về hiệu suất giúp bạn theo dõi và tối ưu hóa hiệu quả gửi email đến tài khoản Gmail:

Theo dõi tỷ lệ thư rác (Spam Rate)

Google Postmaster Tools cung cấp báo cáo chi tiết về số lượng email bị đánh dấu là thư rác. Việc theo dõi tỷ lệ này giúp bạn nhanh chóng nhận diện nếu có vấn đề về nội dung hoặc cấu hình gửi mail, từ đó đưa ra các biện pháp khắc phục kịp thời.

Đánh giá uy tín của địa chỉ IP và tên miền

Một trong những yếu tố quan trọng trong việc đảm bảo email đến hộp thư chính là mức độ uy tín của địa chỉ IP và tên miền gửi thư. Công cụ sẽ đánh giá và phân loại uy tín của chúng, giúp bạn hiểu rõ hơn về khả năng email được chấp nhận bởi hệ thống lọc của Gmail.

Báo cáo xác thực email

Google Postmaster Tools theo dõi hoạt động xác thực email dựa trên các tiêu chuẩn bảo mật như SPF, DKIM và DMARC. Những thông tin này giúp bạn đảm bảo rằng email được gửi đi là hợp lệ và giảm nguy cơ bị đánh dấu là giả mạo hay spam.

Giám sát lỗi gửi thư

Công cụ cung cấp thông tin chi tiết về các lỗi xảy ra trong quá trình gửi email, chẳng hạn như lỗi cấu hình, chặn từ phía máy chủ của Gmail, hay các lỗi khác gây cản trở việc chuyển tải email đến người nhận.

Vòng phản hồi từ người dùng (Feedback Loop)

Google Postmaster Tools cho phép theo dõi phản hồi từ người dùng Gmail, từ đó giúp bạn nhanh chóng phát hiện và xử lý các vấn đề liên quan đến nội dung hoặc hình thức gửi email bị đánh dấu tiêu cực.

>>> XEM THÊM: Cách triển khai DMARC trên domain nhanh chóng

Điều kiện sử dụng Google Postmaster Tools

Để sử dụng hiệu quả Google Postmaster Tools, có một số vấn đề bạn cần lưu ý như sau:

- Có một tài khoản Google hoặc Google Workspace hợp lệ.
- Xác minh quyền sở hữu domain thông qua việc thiết lập bản ghi TXT trong DNS.
- Gửi email đến các tài khoản Gmail cá nhân (với đuôi @gmail.com hoặc @googlemail.com).
- Đảm bảo lưu lượng gửi email đủ lớn để công cụ thu thập dữ liệu đầy đủ.
- Hiểu rằng dữ liệu báo cáo có độ trễ và cần được theo dõi thường xuyên để tối ưu hóa hiệu suất gửi email.

Những điều kiện này được xây dựng nhằm đảm bảo rằng Google Postmaster Tools có thể cung cấp dữ liệu chính xác và hữu ích, giúp bạn tối ưu hóa việc gửi email và cải thiện hiệu suất giao nhận đến người nhận.

Thêm tên miền vào Công cụ Postmaster của Google đơn giản

Nếu bạn gửi thư đến các địa chỉ Gmail hoặc các tài khoản email trên hệ thống của Google mà gặp lỗi, nguyên nhân chủ yếu là do máy chủ của Google đã đánh giá email của bạn là không mong muốn (SPAM) và từ chối nhận thư.

Để khắc phục tình trạng này, Google yêu cầu bạn phải xác thực tên miền gửi thư thông qua công cụ Postmaster Tools. Việc xác thực giúp đảm bảo rằng các thư được gửi từ tên miền của bạn không bị máy chủ của Google xem là thư rác.

Dưới đây là các bước để thêm tên miền của bạn vào Postmaster Tools:

- Bước 1: Đăng nhập vào Postmaster Tools

 Sử dụng tài khoản Gmail của bạn để truy cập trang Postmaster Tools.

- Bước 2: Thêm tên miền

 Ở góc dưới bên phải, nhấp vào biểu tượng  dấu cộng để thêm tên miền. 

Lúc này, màn hình sẽ hiển thị như bên dưới, nhập tên miền bạn sử dụng để gửi email, sau đó chọn “Following”

- Bước 3: Cấu hình bản ghi DNS TXT

Thực hiện thêm bản ghi TXT theo hướng dẫn mà Google cung cấp vào cấu hình DNS của tên miền

Ví dụ bản ghi được cấu hình trên zonedns.vn của Nhân Hòa.

- Bước 4: Xác nhận xác thực

Click chọn “TO VALIDATE” để hoàn tất quá trình xác thực. 

Sau khi thành công, thông tin tên miền sẽ được hiển thị trên Postmaster Tools.

Lưu ý, sau khi thêm tên miền thành công, bạn cần chờ từ 24 đến 48 giờ để Google cập nhật dữ liệu và có thể gửi lại email. 

Ngoài ra, nếu tên miền của bạn không được duy trì trong danh sách an toàn, Google có thể tự động loại bỏ tên miền đó khỏi danh sách này, quá trình này có thể kéo dài từ 7 đến 30 ngày. Trong trường hợp cần thiết, bạn có thể liên hệ với người nhận để yêu cầu họ thêm tên miền của bạn vào danh sách Whitelist trong bộ lọc email của Google.

Khắc phục sự cố khi thiết lập postmaster tools

Khi thiết lập Google Postmaster Tools, bạn có thể gặp phải một số sự cố kỹ thuật. Việc nắm bắt nguyên nhân và áp dụng các biện pháp khắc phục cụ thể sẽ giúp quá trình xác thực và giám sát hiệu quả hơn.

Vấn đề xác minh miền

Nếu bạn không thể xác minh được miền của mình, có thể do công cụ Postmaster không thể kết nối với máy chủ DNS hoặc không tìm thấy bản ghi CNAME cần thiết trong quy trình xác minh.

Giải pháp

- Chờ vài phút để Google cập nhật thông tin thay đổi trong bản ghi CNAME.
- Kiểm tra kỹ chuỗi xác minh được cấu hình trong bản ghi DNS, đảm bảo nó chính xác.
- Nếu cần, hãy thử xác minh lại miền bằng cách sử dụng một chuỗi xác minh mới.

>>> THAM KHẢO THÊM: Microsoft 365 - Bộ công cụ hợp tác toàn diện cho doanh nghiệp 

Vấn đề cấp quyền truy cập

Nếu bạn không thể cấp quyền truy cập cho người khác vào miền của mình, nguyên nhân có thể là do người đó chưa có tài khoản Google.

Giải pháp: Đảm bảo rằng người được mời đã có tài khoản Google hợp lệ và sử dụng địa chỉ email được liên kết với tài khoản đó.

Không hiển thị dữ liệu mong muốn

Dữ liệu trong các trang tổng quan của Postmaster Tools có thể không hiển thị đầy đủ nếu số lượng email gửi đi trong một ngày chưa đủ lớn. Việc này nhằm bảo vệ quyền riêng tư của người dùng.

Giải pháp: Kiểm tra lại trang tổng quan khi lưu lượng gửi email của bạn tăng lên đủ mức để hệ thống thu thập và hiển thị dữ liệu.

Lời kết

Sau khi thiết lập thành công Google Postmaster Tools để giám sát hiệu quả gửi email, việc sử dụng một hệ thống email chuyên nghiệp và đáng tin cậy như Google Workspace sẽ nâng cao hiệu suất làm việc và uy tín của doanh nghiệp. 

Tại Nhân Hòa - đối tác ủy quyền hàng đầu của Google tại Việt Nam, chúng tôi cung cấp dịch vụ Google Workspace với giá ưu đãi chỉ từ 79.000 VNĐ/tháng/user, cùng dung lượng lưu trữ lớn và nhiều tính năng tích hợp khác. Hãy liên hệ với Nhân Hòa để trải nghiệm dịch vụ chuyên nghiệp và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của bạn.

Thông tin liên hệ Nhân Hòa:

+ Tổng đài: 1900 6680

+ Website: https://nhanhoa.com/

+ Fanpage: https://www.facebook.com/nhanhoacom

+ Khuyến mãi Nhân Hòa: https://nhanhoa.com/khuyen-mai.html