Chữ ký email là gì?

Bạn muốn giới thiệu, quảng bá thông tin tới khách hàng thì việc tạo chữ ký email là không thể bỏ qua. Chữ ký email là nơi người nhận có thể tìm kiếm thông tin người gửi mail một cách dễ dàng. Những yếu tố nào tạo nên một chữ ký email chuyên nghiệp? Cách tạo chữ ký email như thế nào là đơn giản và hiện đại nhất? Hãy cùng Nhân Hòa tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây. 

1. Bạn hiểu chữ ký email là gì?

Chữ ký email được ví như một tấm danh thiếp đính kèm ở phần cuối cùng mỗi thư của người gửi. Chữ ký là nơi người nhận có thể tìm kiếm thông tin người gửi mail một cách dễ dàng.

Chữ ký email chính là đặc điểm nổi bật để nhận diện thương hiệu cá nhân hoặc doanh nghiệp. Không những thế, nó còn thể hiện tính chuyên nghiệp trước đối tác, khách hàng với mỗi mail được gửi đi. 

Tùy vào như cầu và mong muốn của người sử dụng, chữ ký email được thể hiện dưới dạng văn bản hoặc hình ảnh.

Những yếu tố cơ bản để tạo nên một chữ ký email 

Thu hút sự chú ý của người đọc và truyền đạt thông tin của bạn đến họ. Đó là 2 nhiệm vụ chính để tạo nên một chữ ký email chất lượng. 

+ Họ và tên đầy đủ , nghề nghiệp/ chức vụ của người gửi.

+ Tên công ty bạn đang làm việc.

+ Các thông tin liên hệ cơ bản, ví dụ như số điện thoại, email, website,... 

+ Link mạng xã hội: không bắt buộc nhưng nên thêm vào link một số tài khoản mạng xã hội phổ biến của bạn như link Facebook, Skype, Zalo,… Người nhận mail sẽ dễ dàng liên lạc với bạn hơn. 

+ Hình ảnh: có thể có hoặc không nhưng nên có hình ảnh của mình trong chữ ký. Đính kèm hình ảnh đóng vai trò rất quan trọng, để tạo ấn tượng tốt với đối tác kinh doanh, đính kèm hình ảnh đóng vai trò rất quan trọng.

+ Câu slogan hoặc logo: không bắt buộc nhưng sẽ giúp khách hàng nhận ra và ghi nhớ bạn.

2. Chữ ký email có vai trò như thế nào? 

Chữ ký email đóng vai trò quan trọng trong chiến lược marketing đánh mạnh vào thương hiệu. 

+ Chữ ký email có vai trò như một danh thiếp. Nó cho phép bạn tiếp thị, quảng bá thương hiệu cá nhân/công ty đến người nhận thư. Trong mắt khách hàng, bạn sẽ trở nên đáng tin cậy và chuyên nghiệp hơn.  

+ Bên cạnh đó, chữ ký Email có thể ví như một mẫu quảng cáo giúp Marketing rất tốt. Khi tạo chữ ký, bạn có thể chèn được những thông tin liên lạc hay Website, mạng xã hội của công ty. Chỉ bằng một cú nhấp chuột, khách hàng nhanh chóng truy cập các trang của bạn.

+ Ngoài ra, tất cả thành viên trong công ty nên cùng sử dụng một tiêu chuẩn chữ ký email. Đây sẽ là bước định vị thương hiệu cực kì mạnh mẽ cho doanh nghiệp của bạn.

Xem thêm: Dịch vụ gửi email marketing – chiến lược email marketing hiệu quả nhất 2021

3. Yếu tố ảnh hưởng và những lưu ý cơ bản khi tạo chữ ký email

Để tạo ra một chữ ký email chuyên nghiệp, bạn cần chú ý đến những yếu tố sau.

+ Hình ảnh: Như bên trên Nhân Hòa có chia sẻ hình ảnh không bắt buộc khi tạo chữ ký email. Nhưng thật để sự gây ấn tượng với người nhận thì hình ảnh cá nhân/ logo công ty là rất cần thiết. 

Hãy nhớ rằng, chọn những bức ảnh có kích thước vừa phải nhưng đảm bảo sắc nét. Mỗi tấm hình lớn sẽ khiến tốc độ load chậm đi và khiến email của bạn nặng hơn bình thường.

+ Font chữ: Cần sử dụng các font chữ hiển thị rõ ràng, dễ đọc. Không nên dùng các font khó đọc như script hoặc calligraphy.

+ Màu sắc: Trong marketing có nguyên tắc là một mẫu quảng cáo không nên trình bày quá 3 màu nhằm tránh gây hiệu ứng ngược là làm rối mắt người đọc. Vì vậy, chữ ký trong email cũng cần tuân thủ quy định này.

+ Thiết kế: Và đây được coi là yếu tố quan trọng nhất, ảnh hưởng trực tiếp đến tính chuyên nghiệp của chữ ký email. 

Vì thế, bạn nên thiết kế chữ ký theo dạng từ trên xuống (hierarchy). Riêng với những thông tin quan trọng như họ tên, số điện thoại, email… bạn hãy nhấn mạnh và gây chú ý với người nhận bằng cách in đậm, hoặc cũng có thể điều chỉnh cho size lớn hơn.

Những lưu ý cơ bản để có một chữ ký email chuyên nghiệp

Để thiết kế nhanh chữ ký Email nhưng vẫn đảm bảo phù hợp với thương hiệu và nhu cầu, bạn hãy quan tâm đến hững lưu ý dưới đây. 

+ Xác định phong cách thiết kế: Ví dụ như phong cách sáng tạo, màu sắc hay hiện đại, rõ ràng,… sẽ giúp bạn giới hạn lại chọn lựa của mình. 

Bạn nên theo sát, đồng nhất nhận diện với thương hiệu: từ màu sắc, phông chữ, bố cục trình bày,…

+ Đơn giản, bám sát thương hiệu: Dễ đọc và phong cách thiết kế chính là điều quan trọng khi thiết kế chữ ký email. 

Để đảm bảo tính dễ đọc, hãy chọn chữ ký thật đơn giản, chỉ bao gồm những thông tin cần thiết. Việc cố đưa quá nhiều thông tin sẽ khiến người nhận không những không nhớ đến bạn mà còn có thể đóng Email ngay lập tức.

+ Tùy chọn sử dụng linh hoạt: Sử dụng mẫu thiết kế chữ ký email có sẵn là cách nhanh nhất để bạn có thể tạo cho mình một mẫu chữ ký chuyên nghiệp.

Các mẫu chữ ký Email cung cấp nhiều tùy chọn có thể chỉnh sửa. Hãy sử dụng chúng để cập nhật ảnh, Logo, chèn các Icon liên kết mạng xã hội hay thay đổi HTML, PSD ....

Xem thêm: Dịch vụ thuê email server doanh nghiệp theo tên miền riêng

4. Hướng dẫn tạo chữ ký email hiện đại nhất 2021

Nhân Hòa sẽ hướng dẫn bạn chi tiết các bước để tạo chữ ký email trên 4 trình phổ biến đó là Gmail, Outlook, HTMLSIG và Hubspot. Hãy cùng theo dõi và thực hiện nhé!

Cách tạo chữ ký email trên Gmail

Để tạo chữ ký email trên Gmail rất đơn giản, hãy thực hiện theo 3 bước sau đây:

Bước 1: Đầu tiên bạn hãy mở tài khoản Gmail, tiếp theo hãy Click mục “Settings”.

Bước 2: Cửa sổ mới hiện ra, trong phần cài đặt chung (General), hãy tìm và lựa chọn phần Chữ ký (Signature). 

Đánh dấu vào ô bên dưới ô No Signature. Tiếp theo, tại khung soạn thảo nhập nội dung chữ ký bạn muốn tạo.

Bạn có thể tùy chọn màu sắc, kích thước hoặc lựa chọn thêm ảnh như ý mình muốn.

Bước 3: Sau khi đã hoàn tất việc tạo chữ ký email, hãy lưu lại thiết lập đó bằng cách chọn nút “Save changes”

Kiểm tra việc tạo chữ ký email với Gmail có thành công hay không, bạn chỉ cần mở khung soạn thảo email mới, bạn sẽ thấy chữ ký vừa tạo ở cuối thư.

Tạo chữ ký email trên Outlook thật dễ dàng

Để tạo chữ ký trên Outlook, bạn cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Mở trình Outlook, để tạo email mới hãy chọn mục “New Email”.

Bước 2: Chuyến đến menu chính ““Message” hãy click chọn “Signature” (chữ ký) -> khi hệ thống hiển thị bảng thông báo, tạo chữ ký mới bằng cách chọn nút “New”.

Bước 3: Bạn hãy điền tên cho chữ ký của mình và chọn “Ok”.

Bước 4: Điền thông tin muốn hiển thị trên chữ ký email vào khung “Edit signature” bên dưới. Sau đó hãy tùy chỉnh màu sắc, font, kích thước chữ và thêm hình ảnh/logo vào theo ý mình.

Chọn nút “OK” sau khi hoàn tất.

Bước 5: Hoàn thành tất cả các bước trên, hãy chọn mục “Signature”, để add chữ ký email vừa tạo vào. 

Xem thêm: Bảng giá Google Workspace 2021 (Gsuite cũ) - Email doanh nghiệp Google theo tên miền

Cách tạo chữ ký email trên HTMLSIG

Bước 1: Truy cập vào địa chỉ: https://htmlsig.com/, để đi đến vào HTMLSIG. Website sẽ cung cấp cho bạn 2 lựa chọn tạo chữ ký email miễn phí và có phí. Tùy vào nhu cầu sử dụng bạn có thể chọn một trong hai.

Bước 2: Điền các thông tin vào các mục tương ứng là Main, Social, Disclaimer, Banner,…

Bước 3: Hoàn tất việc tạo chữ ký bằng cách click mục “Create Signature”.

Cách tạo chữ ký Email với Hubspot

Bước 1: Đầu tiên bạn hãy truy cập: https://www.hubspot.com/email-signature-generator

Bước 2: Cửa sổ mới sẽ hiển thị ngay giao diện để bạn có thể chọn mẫu chữ ký và điền thông tin theo mẫu.

Bước 3: Hoàn thành thông tin, chỉnh sửa Style và Upload ảnh kèm chữ ký Email theo phong cách mà bạn muốn.

Bước 4: Cuối cùng để tạo chữ ký chọn “Create Signature”.

Lời kết 

Trên đây là thông tin cơ bản về chức năng và cách tạo chữ ký email mà Nhân Hòa muốn gửi đến bạn. Chúng đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong việc xây dựng thương hiệu, quản lý doanh nghiệp và nâng cao tính chuyên nghiệp trên thị trường.

Bên canh đó, hãy để Nhân Hòa mách bạn những giải pháp email theo tên miền doanh nghiệp hiệu quả và dễ sử dụng nhất. Những sản phẩm được phát triển từ những lợi thế có sẵn trong email truyền thống, khắc phục những nhược điểm và thiết kế phù hợp với xu hướng phát triển của doanh nghiệp trong thời đại công nghệ số.

Nhân Hòa với 20 năm kinh nghiệm cung cấp dịch vụ đăng ký tên miền, wordperss hosting, vps. Chúng tôi tin rằng quý khách sẽ hài lòng với dịch vụ. Chúng tôi có chính sách hoàn lại tiền nếu quý khách không hài lòng như một lời câm kết về chất lượng mà Nhân Hòa cung cấp.

+ Tổng đài: 1900 6680

+ Website: https://nhanhoa.com/

+ Fanpage: https://www.facebook.com/nhanhoacom

+ Chỉ đường: https://g.page/nhanhoacom

+ Chương trình khuyến mãi mới nhất: https://nhanhoa.com/khuyen-mai.html