Cách lưu trữ hóa đơn điện tử

Hóa đơn GTGT là chứng từ kế toán quan trọng của doanh nghiệp, chính vì vậy việc lưu trữ hóa đơn phục vụ việc quản lý, đối chiếu, thanh kiểm tra là nghiệp vụ vô cùng quan trọng của kế toán. Nhằm hỗ trợ các đơn vị quản lý, lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào dễ dàng, thuận tiện, Nhân Hòa sẽ hướng dẫn các bạn thực hiện cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào.

1. Tại sao phải lưu trữ hóa đơn điện tử?

Hóa đơn điện tử được hiểu là là chứng từ kế toán được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử.

Cũng mang bản chất là một loại hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử đầu ra được tạo lập nhằm mục đích ghi nhận thông tin bán hàng hóa, dịch vụ, ký số, ký điện tử theo đúng quy định pháp luật bằng phương tiện điện tử. HĐĐT đầu ra bao gồm cả các hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền, có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử đầu ra hiện có dạng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và HĐĐT không có mã của cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử đầu ra không có mã của cơ quan thuế là HĐĐT do các tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế, bao gồm cả trường hợp HĐĐT được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Tại sao phải lưu trữ hóa đơn điện tử?

Hóa đơn điện tử đầu ra có mã của cơ quan thuế là HĐĐT được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua, bao gồm cả trường hợp HĐĐT được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Theo luật kế toán và luật giao dịch điện tử, bên bán vẫn cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử trong vòng 10 năm giống như lưu trữ hóa đơn giấy. Việc lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử cũng sẽ giúp bên mua chủ động hơn, tránh tình trạng phụ thuộc vào tình trạng website/ phần mềm hóa đơn điện tử bên bán sử dụng.

Định dạng của hóa đơn điện tử Doanh nghiệp bán hàng cần lưu trữ song song 2 file PDF và XML.

+ Trong đó file PDF là bản thể hiện của hóa đơn và XML là file dữ liệu hóa đơn

+ File XML là file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi

+ File PDF thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của hóa đơn điện tử, có dạng như một tờ hóa đơn thông thường

Tuy nhiên file PDF không có giá trị pháp lý do chỉ là bản thể hiện của file XML.

>>> Xem thêm: In Ấn Hóa Đơn Điện Tử - Tưởng Phức Tạp Nhưng Vô Cùng Đơn Giản 

2. Điều kiện lưu trữ hóa đơn điện tử

+ Cơ sở pháp lý, hóa đơn điện tử được quy định tại Thông tư 32/2011-TTBTC ngày 14/03/2011. Ngoài ra, hóa đơn điện tử vẫn tuân thủ theo các quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ được quy định Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn quy định về Hóa đơn theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP

+ Nội dung của hoá đơn phải đảm bảo độ chính xác. Cũng như đầy đủ thông tin theo quy định để có thể dễ dàng truy cập hay tham chiếu trong trường hợp cần thiết

Điều kiện lưu trữ hóa đơn điện tử

+ Hoá đơn lưu trữ phải có hình thức giống với khuôn dạng theo mẫu ban hành và nội dung như hoá đơn điện tử được lập hay gửi đi để thể hiện tính chính xác tuyệt đối của hoá đơn cũng như bảo đảm chất lượng công việc

+ Hoá đơn điện tử được lưu trữ phải được thực hiện theo trình tự chặt chẽ, có đầy đủ các thông tin về ngày, giờ, người khởi tạo khi tiến hành khởi tạo và thiết lập theo đúng quy định

>>> Xem thêm: Phần Mềm Hóa Đơn Điện Tử Nhân Hòa Được Nhiều Doanh Nghiệp Lớn Tin Dùng

3. Quy định về cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào

Tại Điều 11, Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định việc lưu trữ hóa đơn điện tử cần tuân thủ các quy định sau:

+ Hóa đơn điện tử phải được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử

+ Các cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn, áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ HĐĐT phù hợp với đặc thù kinh doanh và khả năng công nghệ của mình

+ Việc lưu trữ hóa đơn điện tử đáp ứng tối thiểu 3 yêu cầu sau

Quy định về cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào

+ Tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ. Thông tin hóa đơn tuyệt đối không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ

+ Lưu trữ HĐĐT theo đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật về kế toán

+ HĐĐT được in ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu

+ HĐĐT đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định, nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy

>>> Xem thêm: Cảnh Báo Thực Trạng Hóa Đơn Điện Tử Giả Mạo 

4. Hướng dẫn cách lưu trữ hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử thường được lưu trữ ngay trên các thiết bị có khả năng ghi nhớ thông tin hoặc lưu trữ trực tuyến ngay khi được khởi tạo.

Hướng dẫn cách lưu trữ hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử như sau:

- Các doanh nghiệp thuộc bên bán hoặc bên mua hàng sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán khi lập báo cáo tài chính cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn đã quy định trong luật kế toán (thời hạn 10 năm)

Nếu hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian đó cũng phải thực hiện việc lưu trữ hóa đơn điện tử với thời hạn tương đương

- Các doanh nghiệp thuộc bên bán hoặc bên mua là đơn vị kế toán hoặc tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử sẽ phải sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các thiết bị mang tin như bút nhớ (đĩa flash USB), đĩa CD, DVD, đĩa cứng gắn ngoài, gắn trong hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để lưu trữ và bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử

5. Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử

Căn cứ Nghị định 174/2016/NĐ-CP và Thông tư 39/2014/TT-BTC, hóa đơn được hiểu một loại chứng từ kế toán, có thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm, không phân biệt loại hóa đơn.

Ngoài ra, tại Điều 11 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định rõ về cách lưu trữ, bảo quản và tiêu hủy hóa đơn điện tử như sau:

- Hóa đơn điện tử phải được bảo quản và lưu trữ bằng các phương tiện điện tử;

- Các cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng các hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ của đơn vị mình;

- Hóa đơn điện tử khi lưu trữ phải đảm bảo tuân thủ các điều kiện quy định tại khoản 3  Điều 11 Nghị định 119/2018/NĐ-CP;

- Những hóa đơn điện tử hết thời hạn lưu trữ theo quy định, nếu như không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy. Tuy nhiên, khi tiêu hủy, doanh nghiệp phải đảm bảo việc tiêu hủy không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các thông điệp dữ liệu hóa đơn chưa được tiêu hủy và hoạt động bình thường của hệ thống thông tin

Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử

Bên cạnh đó, người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ khi sử dụng hóa đơn điện tử phải có trách nhiệm bảo đảm tính toàn vẹn của toàn bộ hóa đơn điện tử; thực hiện các quy định pháp luật về bảo đảm an toàn, an ninh hệ thống dữ liệu điện tử trong suốt quá trình lưu trữ hóa đơn điện tử.

Các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có trách nhiệm lưu trữ chứng từ điện tử trong thời gian giao dịch chưa hoàn thành với yêu cầu thông điệp dữ liệu điện tử gốc phải được lưu giữ trên hệ thống và được truy cập trực tuyến. 

Nhật ký giao dịch điện tử phải được lưu trữ theo quy định của pháp luật về kế toán kể từ thời điểm thực hiện giao dịch thành công. Bảo đảm các thông tin lưu trữ trong nhật ký giao dịch được tra cứu trực tuyến trong thời gian lưu trữ.

6. Các cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào mới nhất

- Cách 1: Tạo một Email mới chỉ dùng để lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào

Để tránh tình trạng thất lạc email hóa đơn điện tử giữa muôn vàn các email thông tin khác. thì cách tốt nhất chính là kế toán nên lập một email riêng để nhận hóa đơn điện tử đầu vào khi có phát sinh mua hàng để tránh bị trôi thông tin khi sử dụng email chung của công ty

- Cách 2: Nhận hóa đơn điện tử đầu vào qua Email sau đó in ra giấy để lưu trữ

Hầu hết các kế toán đã quen với quy trình làm việc thủ công với hóa đơn giấy. Cách này sẽ tốn nhiều phi phí in ấn và công sức của kế toán khi muốn tìm lại hóa đơn. Tuy nhiên, đây chưa phải là cách hay khi đã có phần mềm xử lý hóa đơn điện tử đầu vào

- Cách 3: Lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào trên một Folder trên máy tính hoặc Drive

Cách lưu hóa đơn điện từ này có thể giúp bạn tiết kiệm chi phí in ấn. Các khoản chi phí chỉ tính cho lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào trên một folder trên máy tính hoặc tạo folder trên Google Drive

- Cách 4: Lưu trữ hóa đơn đầu vào trên bảng kê Excel

Một cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào kế toán thường dùng đó là quản lý bằng bảng tính excel. Sau khi nhận hóa đơn đầu vào qua email kế toán thực hiện nhập liệu thủ công lên bảng tính Excel để theo dõi và gắn đường link mã tra cứu đến hòm thư

- Cách 5: Sử dụng phần mềm xử lý - quản lý hóa đơn điện tử đầu vào

Cách cuối cùng cũng là cách hiệu quả nhất đó là sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào. Với cách này, người dùng có thể dễ dàng quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào. Cụ thể:

+ Khởi tạo Email để nhận hóa đơn điện tử đầu vào trên phần mềm

+ Tự động kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn đầu vào nhận được

+ Tự động cập nhật thông tin lên phần mềm kế toán

7. Kết luận

Trên đây là những hướng dẫn chi tiết các thao tác thực hiện việc lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào mà Nhân Hòa muốn chia sẻ đến cho bạn. Các kế toán và doanh nghiệp cần nắm bắt để việc lưu trữ hóa đơn đầu vào dễ dàng, thuận tiện, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và tra cứu hóa đơn, tránh thất lạc, sai sót.

Trong thời điểm dịch bệnh đang diễn biến phức tạp, việc chuyển đổi số nhanh chóng đang là vấn đề được rất nhiều khách hàng quan tâm. Quý khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử hay hợp đồng điện tử hãy liên hệ 1900 6680 hoặc truy cập Website nhanhoa.com để được hỗ trợ một cách nhanh chóng nhất nhé!

+ Fanpage: https://www.facebook.com/nhanhoacom

+ Chỉ đường: https://g.page/nhanhoacom

+ Chương trình khuyến mãi mới nhất: https://nhanhoa.com/khuyen-mai.html

————————————————————

CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM NHÂN HÒA

https://nhanhoa.com

Hotline: 1900 6680

Trụ sở chính: Tầng 4 – Tòa nhà 97-99 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội

Tel: (024) 7308 6680 – Email: sales@nhanhoa.com

Chi nhánh TP. Hồ Chí Minh: 270 Cao Thắng (nối dài), Phường 12, Quận 10, Tp.HCM

Tel: (028) 7308 6680 – Email: hcmsales@nhanhoa.com

Chi nhánh Vinh – Nghệ An: Tầng 2 Tòa nhà Sài Gòn Sky, ngõ 26 Nguyễn Thái Học, phường Đội Cung, TP. Vinh, Nghệ An

Email: contact@nhanhoa.com