In Hóa Đơn Điện Tử

Hóa đơn điện tử đang ngày càng trở nên phổ biến và dần thay thế cho hóa đơn giấy. Tuy nhiên không phải ai cũng nắm chắc nghiệp vụ cũng như hướng dẫn nên việc sử dụng hóa đơn giấy vẫn còn diễn ra, cụ thể khi hàng hóa được lưu thông mà cơ quan sở hữu thẩm quyền kiểm tra thì sẽ yêu cầu xuất trình hóa đơn giấy. Do đó, việc in hóa đơn điện tử ra giấy sẽ vô cùng tiện dụng trong trường hợp này.

Vậy trước khi in hóa đơn điện tử thì các tổ chức cần làm những công việc gì và các bước thực hiện in hóa đơn điện tử ra sao? Trong bài viết này, Công ty TNHH Phần mềm Nhân Hòa sẽ hướng dẫn bạn giải pháp in hóa đơn điện tử với ứng dụng hóa đơn điện tử HOADON.BIZ.

A. In hóa đơn điện tử:

Sau khi Nghị định 119/2018/NĐ-CP được ban hành bắt buộc các doanh nghiệp chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thì hóa đơn điện tử thực sự đang dần phổ biến.

Có thể việc in hóa đơn lần đầu diễn ra khó khăn vì chưa biết cách nhưng cách làm thì lại vô cùng đơn giản.

Bước 1: Truy cập https://hoadon.biz/

Bước 2: Điền đầy đủ thông tin đăng nhập

Bước 3: Tại màn hình giao diện đăng nhập, lựa chọn Chuyển đổi > Chuyển đổi hóa đơn

Bước 4: Nhận hóa đơn in từ máy in

Lưu ý khi sử dụng bản in hóa đơn điện tử

- Bản in hóa đơn điện tử phải có dòng chữ ghi rõ “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử” cũng như chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi, thời gian chuyển đổi.

- Để đảm bảo tính pháp lý của bản in hóa đơn điện tử, người có trách nhiệm pháp lý bên bán phải ký họ tên, đóng dấu lên.

Lưu ý khi sử dụng bản in hóa đơn điện tử in

Hóa đơn điện tử sau khi in cần phải lưu ý những điều sau trước khi sử dụng:

- Chỉ thực hiện 1 lần chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy khi in hóa đơn điện tử.

- Bản in hóa đơn điện tử cần phản ảnh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc. Như vậy mới có giá trị pháp lý.

B. Tra cứu hóa đơn điện tử:

1. Nguyên tắc tra cứu hóa đơn điện tử

Nguyên tắc tra cứu, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử được quy định tại Điều 28 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ:

"1. Bên sử dụng thông tin thực hiện truy cập, truy vấn Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu thông tin về hóa đơn.

2. Tổng cục Thuế thực hiện công khai các trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử bất hợp pháp, sử dụng bất hợp pháp hóa đơn điện tử trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để các tổ chức, cá nhân có thể tra cứu.

3. Để tra cứu thông tin hóa đơn điện tử, bên sử dụng thông tin nhập thông tin hóa đơn điện tử cần tra cứu tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu nội dung hóa đơn điện tử.

4. Trường hợp cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền quy định tại điểm a khoản 2 Điều 27 Nghị định này có nhu cầu tra cứu thông tin về tình hình quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử của người bán là tổ chức, cá nhân kinh doanh thì cơ quan thuế có trách nhiệm cung cấp thông tin hóa đơn điện tử cho các cơ quan, người có thẩm quyền có liên quan.

5. Tổng cục Thuế có trách nhiệm xây dựng hệ thống cung cấp thông tin tự động."

2. Tra cứu hóa đơn điện tử không có mã xác thực của cơ quan thuế

Thông tin hóa đơn điện tử có thể tra cứu trực tiếp trên ứng dụng hoặc website của nhà cung cấp hóa đơn điện tử thông qua mã xác thực, thông tin hóa đơn hoặc đăng nhập vào tài khoản tư vấn khách hàng để tra cứu. Tùy thuộc vào phần mềm mà doanh nghiệp đang sử dụng, giải pháp tiến hành tra cứu hóa đơn sẽ khác nhau.

Bước 1: Truy vấn vào Cổng thông tin của Tổng cục Thuế

Địa chỉ truy cập Cổng thông tin:  https://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html

Tra cứu hóa đơn điện tử không có mã xác thực của cơ quan thuế

Bước 2: Chọn mục tra cứu hóa đơn

Chọn mục “Thông tin hóa đơn, biên lai”/ Chọn “Hóa đơn”/ Chọn “Tra cứu một hóa đơn” hoặc “Tra cứu nhiều hóa đơn”.

Bước 3: Cập nhật thông tin một hóa đơn hay nhiều hóa đơn cần tra cứu

Nhập đầy đủ có trường thông tin có gắn dấu (*) là các thông tin bắt buộc phải điền sau đó ấn nút “Tìm kiếm” để tra cứu.

- Nếu chọn mục tra cứu nhiều hóa đơn các bạn cần chuẩn bị một file excel thông tin Hóa đơn cần tra cứu để có thể import lên hệ thống.

- Nếu muốn tra cứu các loại hóa đơn khác như: Hóa đơn bưu điện, Hóa đơn bưu chính, Hóa đơn viễn thông, hóa đơn Invoice thì các bạn tích vào "Hóa đơn bưu chính viễn thông.

Bước 4 : Kiểm tra kết quả tra cứu

- Nếu kết quả trả về hiển thị đầy đủ cả 2 trường “Thông tin người bán hàng hóa, dịch vụ” và “Thông tin hóa đơn” thì Hóa đơn điện tử đó là hợp lệ, hợp pháp.

- Nếu kết quả trả về thiếu một trong hai trường thì hóa đơn điện tử đang tra cứu là không hợp pháp.

- Điều này có thể là do bên bán chưa thông báo phát hành nhưng thông tin chưa được cập nhật lên Cổng thông tin. Trường hợp này nên giải quyết như sau:

- Liên hệ ngay bên bán hàng để kiểm tra lại xem bên bán hàng đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử đó chưa. Nếu bên người bán hàng đã thông báo phát hành rồi thì chụp ảnh cho xin thông báo phát hành hóa đơn của bên bán hàng được CQT chấp nhận.

- Trường hợp khác, có thể do bạn đang mở qua trình duyệt Google chrome, Coccoc,... các bạn vui lòng hãy thử mở lại bằng trình duyệt Internet Explorer.

- Nếu trường hợp tra cứu hóa đơn bán hàng hóa dịch vụ mua của CQT, Cục thuế, Chi Cục Thuế:

Thông tin sẽ chỉ hiện thông tin của DN mua hóa đơn mà không có thông tin hóa đơn.

Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ hiển thị đúng với dấu mộc vuông trên hóa đơn bán hàng là Đúng, hợp pháp. Thông tin hóa đơn sẽ không hiển thị gì vì đây là hóa đơn bán hàng mua của Cục Thuế, do Cục Thuế quản lý.

3. Tra cứu hóa đơn điện tử có mã xác thực của Cơ quan Thuế

Với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (hay trước đây thường gọi là hóa đơn điện tử với mã xác thực), doanh nghiệp và người tiêu dùng có thể tra cứu thông tin qua website tra cứu hóa đơn điện tử đã phát hành trên website của Tổng cục Thuế. Điều này đảm bảo sự an toàn và tính xác thực tuyệt đối của hóa đơn bởi kết quả trả về cho biết hóa đơn là thật hay giả, có đầy đủ tính pháp lý hay không và thiếu những thông tin gì.

Bước 1: Truy cập trang Web tra cứu, xác minh hóa đơn của Tổng cục Thuế: https://laphoadon.gdt.gov.vn/xmhd/exploit

Bước 2: Nhập thông tin hóa đơn: số hóa đơn xác thực, mã xác thực (5 ký tự đầu) và mã kiểm tra (hiển thị dạng Capcha), sau đó truy cập mục Tra cứu.

Tra cứu hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế

Bước 3: Kết quả trả về sẽ cho biết hóa đơn có giá trị pháp lý và được phép sử dụng để kê khai thuế hay không.

Hóa đơn hợp lệ thì kết quả tra cứu sẽ thuộc một trong các trường hợp sau:

- Trạng thái hóa đơn: Hóa đơn gốc có giá trị có giá trị sử dụng và không thay đổi.

- Trạng thái hóa đơn: Là Hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn xác thực số xxxxxxxxx

- Trạng thái hóa đơn: Là hóa đơn thay thế cho hóa đơn xác thực số xxxxxxxxx

- Trạng thái hóa đơn: Là hóa đơn bị điều chỉnh bởi hóa đơn xác thực số xxxxxxxxx

Hóa đơn không có giá trị pháp lý nếu bị xóa bỏ hoặc thay thế. Khi đó mục Trạng thái hóa đơn sẽ hiển thị một trong các trường hợp sau:

- Trạng thái hóa đơn: Hóa đơn đã bị thay thế bởi hóa đơn xác thực số xxxxxxxxxxxx ngày....

- Trạng thái hóa đơn: Hóa đơn bị xóa bỏ bới hóa đơn xác thực số xxxxxxxxxxxx ngày…/…/,..

- Trạng thái hóa đơn: Là hóa đơn xóa bỏ cho hóa đơn xác thực số xxxxxxxxxxxx

Theo quy định, khi xóa bỏ hoặc thay thế hóa đơn thì bên bán và bên mua cần có văn bản thỏa thuận. Nếu bên mua không được thông báo trước thì có quyền yêu cầu bên bán giải thích và cung cấp thông tin.

Hiện tại, những nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử hiện đại chẳng hạn như Công ty TNHH Phần mềm Nhân Hòa đã hỗ trợ việc tra cứu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế ngay trên chính hệ thống website của doanh nghiệp. Điều này vừa tăng mức độ chuyên nghiệp website của doanh nghiệp, vừa nâng cao trải nghiệm của khách hàng.

B. In hóa đơn điện tử:

Sau khi Nghị định 119/2018/NĐ-CP được ban hành bắt buộc các doanh nghiệp chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thì hóa đơn điện tử thực sự đang dần phổ biến.

Có thể việc in hóa đơn lần đầu diễn ra khó khăn vì chưa biết cách nhưng cách làm thì lại vô cùng đơn giản.

Bước 1: Truy cập https://hoadon.biz/

Bước 2: Điền đầy đủ thông tin đăng nhập

Bước 3: Tại màn hình giao diện đăng nhập, lựa chọn Chuyển đổi > Chuyển đổi hóa đơn

Bước 4: Nhận hóa đơn in từ máy in

1. Lưu ý khi sử dụng bản in hóa đơn điện tử in

Hóa đơn điện tử sau khi in cần phải lưu ý những điều sau trước khi sử dụng:

- Chỉ thực hiện 1 lần chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy khi in hóa đơn điện tử.

- Bản in hóa đơn điện tử cần phản ảnh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc. Như vậy mới có giá trị pháp lý.

Lưu ý khi sử dụng bản in hóa đơn điện tử

- Bản in hóa đơn điện tử phải có dòng chữ ghi rõ “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử” cũng như chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi, thời gian chuyển đổi.

- Để đảm bảo tính pháp lý của bản in hóa đơn điện tử, người có trách nhiệm pháp lý bên bán phải ký họ tên, đóng dấu lên.

2. Dịch vụ hóa đơn điện tử tại Công ty TNHH Phần mềm Nhân Hòa

Phần mềm hóa đơn điện tử HOADON.BIZ giúp dễ dàng tạo lập, phát hành, quản lý hóa đơn với nhiều tính năng cao cấp, phù hợp, đa dạng loại hình quy mô doanh nghiệp. Chuyển đổi sớm cùng HOADON.BIZ - phần mềm hóa đơn điện tử được phát triển bởi Công ty TNHH Phần Mềm Nhân Hòa – tự hào là một trong những đơn vị cung cấp giải pháp HĐĐT uy tín, chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam.

Dịch vụ hóa đơn điện tử tại Công ty TNHH Phần mềm Nhân Hòa

- Tránh tình trạng quá tải, ùn tắc khi sát thời hạn

- Tiết kiệm tối đa chi phí: Doanh nghiệp không cần đầu tư về cơ sở hạ tầng giúp tối ưu bài toán chi phí.

- An toàn và bảo mật: không xảy ra tình trạng mất hoặc hỏng hóc hóa đơn, hóa đơn được lưu trữ an toàn và bảo mật lên đến 10 năm

- Phát hành nhanh chóng: hóa đơn điện tử được gửi trực tiếp đến người mua gần như ngay lập tức thông qua các giao dịch điện tử (email, SMS).

- Phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp: quản lý theo mô hình tập trung hoặc phân tán phù hợp với đa dạng mô hình doanh nghiệp

- Tra cứu hóa đơn và tình hình sử dụng hóa đơn tức thời, chính xác: dữ liệu được đồng bộ giữa các phiên bản và thiết bị cùng sử dụng, do đó bất cứ người dùng nào được.

Bảng giá dịch vụ hóa đơn điện tử tại Nhân Hòa

————————————————————

CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM NHÂN HÒA

https://nhanhoa.com

Hotline: 1900 6680

Trụ sở chính: Tầng 4 - Tòa nhà 97-99 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội

Tel: (024) 7308 6680 – Email: sales@nhanhoa.com

Chi nhánh: 270 Cao Thắng (nối dài), Phường 12, Quận 10, Tp.HCM

Tel: (028) 7308 6680 – Email: hcmsales@nhanhoa.com