Cách đặt tên Email chuyên nghiệp

Email marketing là hình thức được hầu hết các doanh nghiệp lựa chọn sử dụng vì tính chuyên nghiệp, hiệu quả và tiết kiệm của nó. Tuy  nhiên, trước hết muốn gây ấn tượng cho khách hàng bạn cần biết cách đặt tên email chuyên nghiệp. Hãy cùng Nhân Hòa khám phá cách đặt tên email trong bài viết dưới đây để vừa chuyển tải được thông điệp vừa tăng tỷ lệ click mở email của khách hàng.

Email là gì?

Email là hệ thống thư điện tử, giúp bạn gửi thông tin ở dạng mã hóa hoặc thông thường  đến đối tác, khách hàng, nhân viên và những người dùng khác thông qua mạng internet. 

Email thường được dùng để trao đổi giữa các bộ phận trong mạng lưới công ty, và giữa doanh nghiệp với khách hàng. Nhiều công ty sử dụng hình thức email marketing để kết nối, chăm sóc người dùng và thực hiện các chiến lược marketing. Vì email được coi như là một công cụ tiếp thị online giá rẻ và hiệu quả. Nên bạn cần tham khảo cách đặt tên email chuyên nghiệp. 

Cấu tạo của một địa chỉ email

Một địa chỉ email chuyên nghiệp gồm 3 phần: 

+ Tên 

+ Biểu tượng @ 

+ Tên miền (domain): Với những địa chỉ email miễn phí thường là outlook.com, gmail.com, yahoo.com,...  Tuy nhiên, bạn nên đặt tên email theo tên miền riêng của doanh nghiệp bạn để đảm bảo tính chuyên nghiệp. Ví dụ: support@nhanhoa.com, cskh@nhanhoa.com...

Vì sao công ty nên sở hữu email theo tên miền riêng

Với vai trò là một tập thể, tổ chức, doanh nghiệp, công ty, thậm chí là cá nhân, bạn đều nên sở hữu email theo tên miền riêng cho mình vì chúng đem lại nhiều lợi ích.

Email tên miền riêng thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty

Việc đặt tên miền theo tên của công ty giúp gây ấn tượng với người nhận về thương hiệu, tạo sự uy tín và tính chuyên nghiệp  cho công ty. Thể hiện đây là thư điện tử được gửi tới từ chính chủ chứ  không phải một địa chỉ giả mạo nào khác. 

Đương nhiên, khách hàng và đối thủ cũng đánh giá cao hơn những email có tên miền riêng chứ không phải tên miền miễn phí. 

Tăng khả năng chuyển đổi mở

Rất nhiều tội phạm mạng sử dụng email để gửi mã độc hoặc spam, vì vậy, thông thường những tin nhắn lạ thường được chuyển đến mục thư rác. Việc bạn sử dụng email riêng sẽ hạn chế tỷ lệ spam. Đồng thời, người dùng sẽ tin tưởng và lựa chọn đọc các thông tin truyền tải trong email có tên thương hiệu hơn những thư điện tử được tạo lập miễn phí. 

Trảnh bị giả mạo email 

Nếu doanh nghiệp của bạn không có địa chỉ email riêng theo tên miền, kẻ xấu sẽ dễ dàng giả mạo địa chỉ email của công ty bạn để phục vụ cho các mục đích bất chính, lừa đảo,.... làm ảnh hưởng đến giá trị thương hiệu của bạn. Hãy tạo lập email theo tên miền riêng để đảm bảo uy tín và bảo vệ chính bản thân doanh nghiệp bạn. 

Cách đặt tên email chuyên nghiệp

Cách đặt tên email chuyên nghiệp - Sử dụng tên miền riêng

Đầu tiên, như đã chia sẻ ở trên, bạn nên đăng ký email theo tên miền riêng để nhận được các phản hồi tốt từ khách hàng và cách dịch marketing. 

Việc tạo email theo tên miền riêng không khó, bạn chỉ cần đăng ký tại địa chỉ NÀY để nhận được email chỉ trong 5 phút với giá thành chưa đến 40k/tháng - một giải pháp khá hữu hiệu và tiết kiệm cho doanh nghiệp. 

Nếu chưa có tên miền riêng, bạn nên đăng ký tên miền tại Nhân Hòa. Nó có ý nghĩa rất quan trọng trong giá trị thương hiệu sau này. 

>>> Xem thêm: Đăng ký và kiểm tra tên miền ngay để đảm bảo tính hợp pháp cho website của bạn

Cách đặt tên email chuyên nghiệp - tránh những ký tự đặc biệt và số

Nếu là cá nhân bạn nên sử dụng tên, tên họ, tên + tên đệm hoặc cả họ lẫn tên + ngành nghề ( chẳng hạn beauty, doctor,.... ) để đặt tên email chuyên nghiệp. Như vậy vừa thể hiện được chủ sở hữu cũng như những thông điệp mà email muốn truyền tải đến người dùng. 

Với doanh nghiệp, nên đặt tên email theo vai trò/tên riêng + tên miền doanh nghiệp. chẳng hạn linhhr@nhanhoa.com , chamsockhachhang@nhanhoa.com, linhth@nhanhoa.com,.... giúp doanh nghiệp dễ kiểm soát lượt tin điện tử gửi đi cũng như khách hàng biết mình đang nhận được tin nhắn từ thương hiệu nào với vai trò gì. 

Nên nhớ cần tránh những ký tự đặc biệt và số vì nó thường mang đến cảm giác không nghiêm túc, thiếu chuyên nghiệp, gây khó đọc cho khách hàng. 

Cách đặt tên email chuyên nghiệp theo vai trò của email

Nếu bạn muốn tăng tỷ lệ phản hồi lại của khách hàng. Thay vì để các câu lệnh ‘Liên hệ tại đây’, hoặc để thông tin email cá nhân,... khá thiếu chuyên nghiệp. Bạn nên thành lập email cho các hộp thoại dịch vụ hỗ trợ riêng chăng hạn info@nhanhoa.com, hotro@nhanhoa.com . Sau khi nhận được thư, các bộ phận trong công ty sẽ chuyển tiếp email đến các bộ phận nhỏ hơn, hoặc người có trách nghiệm trực tiếp để quản lý. 

Như vậy, bạn cần tôn trọng các nguyên tắc trên để có thể đặt tên email một cách chuyên nghiệp, gây được ấn tượng tốt với khách hàng và đối tác 

Những lưu ý cần tránh để đặt tên email chuyên nghiệp

Bạn cần lưu ý các vấn đề sau để tăng tính chuyên nghiệp của email:

+ Không sử dụng quá nhiều ký tự viết tắt.

+ Tên miền được đặt một cách chuyên nghiệp.

>>> Xem thêm: Cách đặt tên hay nhất cho tên miền 

+ Không đặt tên email quá dài.

+ Không sử dụng các ký tự viết hoa hoặc có dấu. 

+ Không sử dụng các tên email dễ gây nhầm lẫn.

Kết luận

Trên đây là chia sẻ của Nhân Hòa về cách đặt tên email chuyên nghiệp, giúp tăng uy tín và khả năng chuyển đổi mở của các chiến dịch marketing. 

Bạn cần đăng ký email theo tên miền, sở hữu tên miền riêng để đặt được hiệu quả cao trong chăm sóc khách hàng qua thư điện tử, email marketing. Hãy liên hệ ngay với Nhân Hòa để tạo lập email theo tên miền nhanh và rẻ nhất. 

+ Tổng đài: 1900 6680

+ Website: https://nhanhoa.com/

+ Fanpage: https://www.facebook.com/nhanhoacom

+ Chỉ đường: https://g.page/nhanhoacom

+ Khuyến mãi Nhân Hòa: https://nhanhoa.com/khuyen-mai.html