Xử Lý Hóa Đơn Điện Tử Viết Sai

Ở thời điểm hiện tại khi phần lớn các doanh nghiệp đều có xu hướng sử dụng hóa đơn điện tử thì việc xảy ra những thiếu sót trong quá trình tạo lập và xuất hóa đơn là không thể tránh khỏi. Tuy nhiên không ít các cá nhân, tổ chức cũng như các doanh nghiệp bước dùng sử dụng hóa đơn điện tử còn lúng túng và chưa biết giải pháp xử lý hóa đơn điện tử viết sai. 

Vậy khắc phục sai sót của hóa đơn điện tử như thế nào? Mặc dù việc áp dụng hóa đơn điện tử giúp công ty giảm thiểu vô cùng nhiều nguy cơ thiếu sót chứng từ. Tuy nhiên, trong một số trường hợp hầu hết các khía cạnh khách quan tác động không thể tránh khỏi hóa đơn bị nhầm lẫn, các kế toán phải làm thế nào?

1. Quy định mới về xử lý hóa đơn điện tử có sai sót theo loại hóa đơn

Từ ngày 01/11/2020, các tổ chức, doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh phải áp dụng triển khai hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP và hướng dẫn cụ thể tại Thông tư 68/2019/TT-BTC trong đó bao gồm cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai. Căn cứ theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP và hướng dẫn tại Thông tư 68/2019/TT-BTC, hóa đơn điện tử được phân loại là hóa đơn điện tử có mã và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế. Việc xử lý hóa đơn điện tử viết sai cũng được thực hiện dựa trên từng loại hóa đơn tương ứng.

2. Xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo Thông tư 32/2011/TT-BTC

Thông tư 32/2011/TT-BTC được ban hành ngày 14 tháng 03 năm 2011 hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử hàng hóa, cung ứng dịch vụ có đề cập đến cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai. Cụ thể tại điều 9 Thông tư 32/2011/TT-BTC, hóa đơn điện tử đã lập nhưng phát hiện có sai sót được xử lý theo các trường hợp như sau:

- Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc chưa kê khai thuế:

+ Nếu phát hiện sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và thỏa thuận của cả bên bán và bên mua. Việc hủy hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do những bên gia nhập đã thỏa thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền

+ Sau khi hủy, người bán lập hóa đơn điện tử mới theo quy định tại Thông tư này để gửi cho người mua. Lưu ý, trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…., ký hiệu, gửi ngày tháng năm

Xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo Thông tư 32/2011/TT-BTC

- Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ và đã kê khai thuế:

+ Nếu phát hiện có sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót. Đồng thời, người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót

+ Hóa đơn điện tử lập sau khi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất, thuế GTGT, tiền thuế GTGT cho hóa đơn điện tử số…, ký hiệu…. Căn cứ vào hóa đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Lưu ý, hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-)

3. Xử lý hóa đơn điện tử có mã phát hiện sai sót khi chưa gửi cho người mua

Người bán cần thực hiện gửi thông báo tới Cơ quan Thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục Nghị định 119/2018 để hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập một hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử sau đó gửi tới Cơ quan Thuế để cấp mã mới thay thế hóa đơn đã lập và gửi cho người mua. Cơ quan Thuế sẽ thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của Cơ quan Thuế.

4. Xử lý hóa đơn điện tử có mã phát hiện sai sót đã gửi cho người mua

- Trường hợp sai về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai về mã số thuế và các nội dung khác.

Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và thông báo tới Cơ quan thuế theo mẫu số 04 Phụ lục như trên và không phải lập lại hóa đơn

Xử lý hóa đơn điện tử có mã phát hiện sai sót cho người gửi đã mua

- Trường hợp sai mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, sai thuế suất, tiền thuế hay hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách và chất lượng

+ Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, người bán thông báo tới Cơ quan thuế theo mẫu số 04 Phụ lục như trên về việc hủy hóa đơn điện tử và lập hóa đơn điện tử khác thay thế cho hóa đơn điện tử đã được cấp mã nhưng sai sót

+ Sau khi nhận được thông báo của bên mua, Cơ quan thuế sẽ thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của Cơ quan thuế

+ Hóa đơn điện tử mới thay thế phải có dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số…, ký hiệu hóa đơn…, số hóa đơn…, ngày…tháng…năm…”

+ Người bán cần ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử mới và gửi Cơ quan thuế để được cấp mã cho hóa đơn điện tử mới.

5. Xử lý hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế viết sai

- Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế viết sai nhưng chưa gửi cho người mua 

Người bán thực hiện thông báo hủy hóa đơn điện tử với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Tiếp đó, người bán lập hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.

Xử lý hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế viết sai

- Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế viết sai nhưng đã gửi cho người mua

+ Nếu sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng không sai về mã số thuế và các nội dung khác thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót. Đồng thời, người bán thực hiện thông báo hủy hóa đơn điện tử theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP và không phải lập lại hóa đơn

+ Nếu sai về mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế, hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót và người bán thực hiện thông báo hủy hóa đơn điện tử theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Tiếp đó, người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót. Người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn mới thay thế hóa đơn sau đó gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn mới

Lưu ý: Hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn… số hóa đơn…, ngày… tháng… năm”. Mặt khác, trường hợp dữ liệu hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cơ quan thuế thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP và gửi dữ liệu hóa đơn điện tử mới theo phương thức và thời gian nêu tại điều 16 Thông tư 68/2019/TT-BTC.

6. Phần mềm hóa đơn điện tử HOADON.BIZ - Người bạn đắc lực của các kế toán thời đại 4.0

Phần mềm hóa đơn điện tử HOADON.BIZ giúp dễ dàng tạo lập, phát hành, quản lý hóa đơn với nhiều tính năng cao cấp, phù hợp, đa dạng loại hình quy mô doanh nghiệp. Chuyển đổi sớm cùng HOADON.BIZ - phần mềm hóa đơn điện tử được phát triển bởi Công ty TNHH Phần Mềm Nhân Hòa – tự hào là một trong những đơn vị cung cấp giải pháp HĐĐT uy tín, chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam.

Phần mềm hóa đơn điện tử HOADON.BIZ

- Tránh tình trạng quá tải, ùn tắc khi sát thời hạn

- Tiết kiệm tối đa chi phí: Doanh nghiệp không cần đầu tư về cơ sở hạ tầng giúp tối ưu bài toán chi phí

- An toàn và bảo mật: không xảy ra tình trạng mất hoặc hỏng hóc hóa đơn, hóa đơn được lưu trữ an toàn và bảo mật lên đến 10 năm

- Phát hành nhanh chóng: hóa đơn điện tử được gửi trực tiếp đến người mua gần như ngay lập tức thông qua các giao dịch điện tử (email, SMS)

- Phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp: quản lý theo mô hình tập trung hoặc phân tán phù hợp với đa dạng mô hình doanh nghiệp

- Tra cứu hóa đơn và tình hình sử dụng hóa đơn tức thời, chính xác: dữ liệu được đồng bộ giữa các phiên bản và thiết bị cùng sử dụng, do đó bất cứ người dùng nào được

Việc viết sai hóa đơn xảy ra khá thường xuyên đối với kế toán xuất hóa đơn. Việc viết sai hóa đơn có thể do lỗi bất cẩn, cũng có thể do thông tin người mua cung cấp không chính xác. Vừa rồi Nhân Hòa đã hướng dẫn bạn xử lý một số trường hợp khi viết sai hóa đơn. Tuy nhiên đây không phải tất cả các tình huống nên nếu bạn gặp trường hợp nào mà không biết cách xử lý hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử HOADON.BIZ hoàn toàn miễn phí, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ đến Hotline: 1900 6680

Bảng giá chi tiết dịch vụ hóa đơn điện tử tại Nhân Hòa

————————————————————

CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM NHÂN HÒA

https://nhanhoa.com

Hotline: 1900 6680

Trụ sở chính: Tầng 4 - Tòa nhà 97-99 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội

Tel: (024) 7308 6680 – Email: sales@nhanhoa.com

Chi nhánh: 270 Cao Thắng (nối dài), Phường 12, Quận 10, Tp.HCM

Tel: (028) 7308 6680 – Email: hcmsales@nhanhoa.com