Số hóa dữ liệu là gì

Càng ngày việc lưu trữ thông tin trên sổ sách giấy tờ truyền thống càng ít đi. Người ta chuyển sang lưu trữ thông tin dưới dạng file mềm như docs hay PDF. Quá trình đó chính là số hóa dữ liệu. Cụ thể số hóa dữ liệu là gì thì chúng ta sẽ tìm hiểu kỹ hơn trong bài viết sau.

1. Số hóa dữ liệu là gì

Số hóa dữ liệu là hình thức chuyển đổi dữ liệu từ dạng văn bản truyền thống sang dữ liệu dạng tín hiệu số mà máy tính có thể đọc hiểu và lưu trữ. Càng ngày hình thức chuyển đổi dữ liệu số càng phổ biến và được nhiều người sử dụng. Việc lưu trữ thông tin kiểu truyền thống hầu như đã biến mất và chỉ còn áp dụng rất ít với vài công việc đặc thù.

Xem thêm: Chuyển đổi số là gì? Tại sao chuyển đổi số là nhiệm vụ sống còn

2. Vai trò của số hóa dữ liệu

- Bảo mật dữ liệu tốt hơn, tránh các tác động vật lý như mối mọt, nước, lửa,...

- Tăng cường khả năng bảo mật thông tin vì với công nghệ máy tính hiện nay. Một tài liệu có thể bảo mật nhiều lớp theo rất nhiều cách khác nhau.

- Truyền thông tin nhanh chóng, kịp thời. Tránh tình trạng gửi thư từ vài ngày qua đường bưu điện.

- Đảm bảo có thể lưu trữ tài liệu vĩnh viễn

- Giảm thiểu thời gian tìm kiếm, tra cứu tìa liệu

- Tiết kiệm không gian lưu trữ dữ liệu. Một ổ cứng máy tính có thể lưu trữ thông tin bằng vài tủ tài liệu. Chưa kể các Cloud Server có thể lưu trữ thông tin vĩnh viễn và không thể mất.

3. Một vài ứng dụng của số hóa dữ liệu

Số hóa dữ liệu ứng dụng trong tất cả các ngành và tất cả các sản phẩm. Bất kỳ sản phẩm nào không tồn tại dưới dạng vật lý thì đều là sản phẩm của số hóa dữ liệu. Ví dụ như phần mềm, ứng dụng, sách điện tử, kinh doanh trực tuyến,...

3.1. Sách điện tử

Sách điện tử là sản phẩm số hóa dữ liệu đơn giản nhất để bạn có thể hiểu rõ về khái niệm này. Thay vì in thông tin sách lên giấy thì họ chuyển nó thành các file văn bản lưu trên máy tính. Việc đọc và bảo lưu sách trên máy tính tiện hơn, an toàn hơn. Có thể tải và gửi cho bất cứ ai ở bất cứ đâu rất nhanh chóng và dễ dàng.

3.2. Nhiếp ảnh

Ngày xưa việc chụp ảnh được thực hiện bằng máy phim sau đó phải rửa các bức ảnh đó ra. Độ bền của các bức ảnh này không cao, rất dễ mất và bị nhàu nát. Cho đến khi máy ảnh kỹ thuật số ra đời. Bạn có thể lưu ảnh trên máy tính vĩnh viễn. Hoặc có thể lưu trên các website chuyên kinh doanh ảnh như Pinterest, Pixabay, Unsplash,...

Tham khảo: 10 kho ảnh chất lượng cao miễn phí

3.3. Các phần mềm

Một sản phẩm thành công nhất của số hóa là các phần mềm máy tính. Nó giúp tạo thêm nhiều tiện ích giúp đơn giản hóa công việc của con người. Giúp máy tính hoạt động dễ dàng và thông minh hơn.

Còn rất nhiều ứng dụng và sản phẩm của công nghệ số hóa dữ liệu. Trên đây chỉ là những ứng dụng đơn giản nhất để bạn dễ hình dung hơn và hiểu số hóa dữ liệu là gì dễ hơn.

4. Quy trình số hóa tài liệu

Một hệ thống số hóa tài liệu cần 2 yếu tố chính đó là thiết bị và phần mềm. Dĩ nhiên để vận hành nó thì vẫn cần con người. Thiết bị bao gồm các hệ thống các máy quét, máy nhập liệu, các thiết bị hạ tầng công nghệ thông tin. Phần mềm gồm các hệ thống quản trị hồ sơ, tài liệu. Con người sẽ thực hiện việc nhập liệu để chuyển đổi tài liệu thành các file mềm dạng text, word, excel, pdf,...

Quy trính số hóa dữ liệu gồm 7 bước

Bước 1: Thu thập tài liệu

Bước 2: Sắp xếp, phân loại tài liệu

Bước 3: Quét tài liệu

Bước 4: Kiểm tra tài liệu quét

Bước 5: Nhập liệu, nhận dạng ký tự

Bước 6: Kiểm tra nhập liệu

Bước 7: Lưu trữ

Lưu ý: khi chuyển đổi dữ liệu sang dạng số cần xác định kỹ tài liệu cần số hóa, mục đích của việc số hóa, kích thước tài liệu và kiểu file mong muốn. Như vậy công việc sẽ được thực hiện nhanh và dễ dàng hơn.

5. Tại sao phải số hóa dữ liệu

Vai trò của số hóa dữ liệu chính là lý do phải thực hiện chuyển đổi dữ liệu điện tử càng sớm càng tốt. Ngoài ra, việc dữ liệu được số hóa là quá trình tất yếu của thị trường khi công nghệ thông tin, máy tính ngày càng phát triển. Năm 1993 chỉ có 3% tài liệu được chuyển đổi dưới dạng kỹ thuật số trên toàn thế giới nhưng đến 2007 đã đạt 94%. Chưa kể từ 2007 đến nay thì con số này đã tăng lên rất nhiều.

Doanh nghiệp phải số hóa dữ liệu để tăng tính cạnh tranh và dễ dnafg hòa nhập và thị trường chung. Việc này còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận hành hơn, dễ dàng quản lý thông tin từ đó kinh doanh hơn.

Để tổ chức có thể phát triển và tồn tại lâu dài thì số hóa là điều cần thiết và bắt buộc phải thực hiện

6. Lời kết

Tóm lại, số hóa dữ liệu là quá trình chuyển đổi dữ liệu từ dạng văn bản truyền thống sang dữ liệu mềm lưu dưới dạng file docs, excel, pdf,...Giúp dữ liệu được bảo quản tốt hơn, bảo mật cao hơn. Khả năng lưu trữ vĩnh viễn và không thể hư hại. Tất cả thông tin về định nghĩa, vai trò và lý do phải số hóa dữ liệu là gì chúng tôi đã trình bày rất kỹ ở bài viết trên.

Nhân Hòa hiện cung cấp rất nhiều dịch vụ chuyển đổi số giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn như tổng đài ảo, hóa đơn điện tử và hợp đồng điện tử. Để tìm hiểu chi tiết hơn về dịch vụ liên hệ thông tin sau.

+ Fanpage: https://www.facebook.com/nhanhoacom

+ Chỉ đường: https://g.page/nhanhoacom

+ Chương trình khuyến mãi mới nhất: https://nhanhoa.com/khuyen-mai.html

————————————————————

CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM NHÂN HÒA

https://nhanhoa.com

Hotline: 1900 6680

Trụ sở chính: Tầng 4 – Tòa nhà 97-99 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội

Tel: (024) 7308 6680 – Email: sales@nhanhoa.com

Chi nhánh TP. Hồ Chí Minh: 270 Cao Thắng (nối dài), Phường 12, Quận 10, Tp.HCM

Tel: (028) 7308 6680 – Email: hcmsales@nhanhoa.com

Chi nhánh Vinh – Nghệ An: Tầng 2 Tòa nhà Sài Gòn Sky, ngõ 26 Nguyễn Thái Học, phường Đội Cung, TP. Vinh, Nghệ An

Email: contact@nhanhoa.com