Thông báo

Ưu đãi

Tin tức

Kỹ thuật

Sơ đồ gantt về kế hoạch công việc

Tin tức

13/10/2021, 03:33 pm

5,408

Để quản lý công việc mọi người hay dùng các phần mềm hoặc các sơ đồ. Trong đó, sơ đồ gantt về kế hoạch công việc được sử dụng nhiều nhất. Vậy sơ đồ gantt là gì? Nó tiện ích như thế nào? Và cách tạo một sơ đồ gantt hoàn chỉnh để kiểm soát công việc ra sao? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết sau.

1. Sơ đồ gantt là gì?

Sơ đồ Gantt (Gantt chart) là một biểu đồ ngang gồm hai trục chính là trục tung theo chiều dọc và trục hoành theo chiều ngang. Trục tung điền tên các công việc cần làm, trục hoành điền mốc thời gian thực hiện công việc. Sơ đồ Gantt là công cụ kiểm soát công việc, dự án hỗ trợ các đầu việc như lập kế hoạch, điều phối và theo dõi các nhiệm vụ cụ thể trong dự án làm việc, học tập.

2. Sơ đồ Gantt về kế hoạch công việc gồm các thành phần như

Tùy vào từng dự án mà người quản lý có thể tạo các kiểu sơ đồ gantt khác nhau. Tuy nhiên nên có các thành phần như sau.

- Task list: Danh sách các nhiệm vụ cần thực hiện trong dự án nằm ở trục tung

- Timeline: Thời gian thực hiện dự án. Chia theo ngày, tuần hoặc tháng. Dữ liệu thời gian nằm ở trục ngang.

- Bars: Hình ảnh về thời gian và tiến độ công việc

- Dateline: Hạn ngày thực hiện công việc

- Dependencies: Kết nối các nhiệm vụ cần thực hiện theo một thứ tự nhất định

- Milestones: Những cột mốc, sự kiện quan trọng

- Progress: Tiến trình thực hiện công việc

- Resource Assigned: Người thực hiện hoặc chịu trách nhiệm về công việc

3. Lợi ích của sơ đồ Gantt

Sơ đồ Gantt ứng dụng nhiều trong việc tạo lập và quản lý dự án. Vì thế nó có nhiều lợi ích như

- Biểu thị các công việc cần thực hiện kèm deadline một cách trực quan, dễ hiểu

- Sơ đồ Gantt giúp trình bày rõ ràng nhóm hoặc người thực hiện công việc. Vì thế, nhiều bộ phận khác nhau có thể cùng thực hiện và theo dõi một dự án. Mà vẫn nắm được công việc đang thực hiện đến bước nào, do ai phụ trách. Từ đó, công việc được kiểm soát dễ dàng hơn.

- Thống kê số lượng và mức độ công việc cần thực hiện

- Hạn chế tình trạng quá tải công việc

Một ưu điểm khác của sơ đồ Gantt là nó trông rất đơn giản, dễ theo dõi. Đồng thời dễ tạo lập bằng nhiều công cụ khác nhau.

Xem thêm: Mẫu báo cáo công việc hàng ngày của nhân viên kinh doanh

4. Các bước tạo lập sơ đồ Gantt

Bước 1: Liệt kê các công việc cần thực hiện kèm deadline

Sơ đồ Gantt giúp bạn tạo lập một kế hoạch kiểm soát công việc. Vì thế, trước khi vẽ sơ đồ bạn phải liệt kê được các nhiệm vụ cần làm trong dự án. Càng chi tiết càng tốt. Mỗi công việc liệt kê ra bạn đính kèm deadline hoàn thành và thời gian bắt đầu thực hiện công việc.

Bước 2: Xác định sự liên quan giữa các công việc

Sau khi đã biết được tất cả các công việc cần làm. Bạn cần tìm mối liên hệ giữa các đầu việc. Những việc nào có thể thực hiện song song. Những việc nào chỉ có thể thực hiện sau khi đã hoàn thành một công việc khác. Việc này giúp bạn sắp xếp vị trí các task trên sơ đồ dễ dàng hơn.

Bước 3: Trình bày dữ liệu công việc trên sơ đồ

Sau khi đã có mọi thông tin cần thiết để vẽ sơ đồ Gantt về kế hoạch công việc. Bạn chỉ cần “lắp” chúng lên sơ đồ Gantt là có một bản kế hoạch hoàn chỉnh và trực quan. Tùy vào sự sáng tạo của bạn mà sơ đồ Gantt có thể đẹp và xấu khác nhau. Nhưng bắt buộc vẫn phải thể hiện được công việc và thời gian thực hiện công việc đó.

Các công cụ để vẽ sơ đồ Gantt

- Vẽ sơ đồ Gantt trên giấy

- Vẽ sơ đồ Gantt trên Excel

- Vẽ sơ đồ Gantt trên phần mềm lập kế hoạch, quản lý công việc,...

Tùy vào nhu cầu và tình hình tài chính mà bạn có thể chọn công cụ phù hợp nhất.

Xem thêm: Hướng dẫn đăng ký tài khoản Trello để quản lý công việc

5. Lời kết

Sơ đồ Gantt về kế hoạch công việc là một biểu đồ thể hiện các công việc cần làm và thời gian thực hiện nó. Sơ đồ Gantt có thể ứng dụng trong tất cả các ngành. Từ nhân sự, tổ chức sự kiện, phần mềm, xây dựng, marketing, thiết kế sáng tạo,...Nếu cần một công cụ đơn giản để theo dõi và quản lý công việc bạn rất nên tham khảo và sử dụng sơ đồ này.