nguyên tắc xuất hóa đơn

Việc sử dụng hóa đơn còn giúp cho các kế toán có thể dễ dàng trong việc lập, tra cứu và lưu trữ một cách dễ dàng. Tuy nhiên xuất hóa đơn như thế nào và nguyên tắc xuất hóa đơn là gì các kế toán cũng cần phải nắm vững để đảm bảo tính hợp pháp cho hóa đơn. Bài viết sau của Nhân Hòa sẽ giải đáp cũng như chia sẻ chi tiết về các nguyên tắc này.

1. Nguyên tắc xuất hóa đơn là gì?

Nguyên tắc xuất hóa đơn là những quy định mà doanh nghiệp, tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải tuân thủ xuyên suốt trong quá trình tiến hành xuất hóa đơn cho người sử dụng dịch vụ hoặc mua hàng hóa. Nguyên tắc xuất hóa đơn là một trong những nội dung quan trọng được quy định trong nhiều văn bản pháp luật khác nhau. Cụ thể là các văn bản như sau:

- Nghị định số 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

- Nghị định số 04/2914/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ

- Thông tư số 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 và Nghị định 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

- Thông tư 119/2014/TT-BTC sửa đổi Thông tư 156/2013/TT-BTC, 111/2013/TT-BTC, 219/2013/TT-BTC, 08/2013/TT-BTC, 85/2011/TT-BTC, 39/2014/TT-BTC và Thông tư số 78/201/TT-BTC để cải cách, đơn giản thủ tục hành chính về thuế

- Thông tư số 26/2015/TT-BTC hướng dẫn thuế giá trị gia tăng và quản lý thuế tại Nghị định 12/2015/NĐ-CP, sửa đổi Thông tư 39/2014/TT-BTC về hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ

- Thông tư số 32/2017/TT-BTTTT quy định về việc cung cấp dịch vụ công trực tuyến và đảm bảo khả năng truy cập thuận tiện đối với trang thông tin điện tử, cổng thông tin điện tử, cổng dịch vụ công trực tuyến của cơ quan nhà nước

- Nghị định số 119/2018/NĐ-CP quy định về sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ

- Thông tư số 68/2019/TT-BTC hướng dẫn một số nội dung về hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

2. Nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử

Dưới đây là một số nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử mà các kế toán cần nắm được trong quá trình xuất hóa đơn.

- Lập hóa đơn theo định dạng chuẩn dữ liệu mà cơ quan thuế quy định

Nguyên tắc này được quy định tại Khoản 1 Điều 4 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, theo nguyên tắc này thì khi bán hàng hóa, dịch vụ người bán phải tiến hành lập hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế để giao cho người mua theo quy định dạng chuẩn dữ liệu do cơ quan thuế quy định và phải ghi đầy đủ các nội dung về tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tên địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua,... cùng với tổng số tiền thanh toán, thời điểm lập hóa đơn,...

- Tuân theo các quy định về giao dịch điện tử, thuế và kế toán khi lập hóa đơn

Đây là một trong những nguyên tắc cơ bản của hóa đơn điện tử, nguyên tắc này cũng là một trong những nguyên tắc mà người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải tuân thủ khi tiến hành đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Việc tuân thủ nguyên tắc này đảm bảo lợi ích của các bên khi tham gia giao dịch. 

Ngoài những nguyên tắc trên trong quá trình xuất hóa đơn điện tử thì người bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ còn phải tuân theo các nguyên tắc sau:

- Đối với ngày tháng năm lập hóa đơn 

+ Đối với bán hàng thì ngày tháng năm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua không phân biệt người mua đã thanh toán hay chưa

+ Đối với cung ứng dịch vụ ngày lập hóa đơn là ngày hoàn thành dịch vụ thu tiền trước thì ngày lập hóa đơn sẽ là ngày thu tiền

+ Đối với các hoạt động xây dựng, lắp đặt thì ngày lập hóa đơn sẽ là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình không phân biệt đã thanh toán hay chưa. Nếu việc bàn giao thực hiện theo từng hạng mục hoặc công đoạn thì mỗi lần bàn giao đều phải lập hóa đơn. 

Nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử

- Đối với tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán, cung ứng dịch vụ và người mua hoặc người sử dụng dịch vụ cần tuân thủ nguyên tắc sau:

+ Người bán, cung ứng dịch vụ phải ghi đúng mã số thuế của cả hai bên

+ Tên, địa chỉ của người mua và người bán phải được ghi đầy đủ và đảm bảo chính xác, có thể viết tắt trong trường hợp quá dài

+ Trong trường hợp người bán hàng có đơn vị trực thuộc có mã số thuế trực tiếp thì ghi tên, địa chỉ và mã số thuế của đơn vị trực thuộc trừ trường hợp đơn vị trực thuộc không có mã số thuế

+ Khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng/lần mà người mua không lấy hóa đơn thì vẫn phải xuất hóa đơn và ghi rõ người mua không lấy hóa đơn hoặc người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế

+ Trong trường hợp có sự sai sót về tên, địa chỉ, mã số thuế của một trong hai bên trong quá trình xuất hóa đơn thì phải tiến hành lập biên bản điều chỉnh hóa đơn 

3. Một số lưu ý về nguyên tắc xuất hóa đơn

- Bên mua không có nhu cầu lấy hóa đơn, bên bán vẫn phải xuất hóa đơn, ghi rõ khách hàng lẻ không lấy hóa đơn

- Chỉ xuất hóa đơn điện tử với danh mục ngành hàng được doanh nghiệp đăng ký kinh doanh tại Sở Kế hoạch và Đầu tư, đã được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh bởi Cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền

- Phải ghi đúng mức thuế suất theo quy định của Bộ Tài chính khi xuất hóa đơn

Một số lưu ý về nguyên tắc xuất hóa đơn

- Nội dung trong hóa đơn yêu cầu rõ ràng chính xác, danh mục hàng hóa, dịch vụ theo đúng chứng từ như hợp đồng kinh tế, biên bản giao hàng, biên bản nghiệm thu…

- Trước ngày 01/11/2020, đối với hóa đơn bán hàng dưới 200.000 đồng, không cần phải xuất hóa đơn điện tử từng lần bán hàng trừ khi khách hàng có yêu cầu lấy hóa đơn. Cuối ngày, đơn vị xuất 1 hóa đơn tổng hợp cho tất cả các lần bán hàng này.

- Từ ngày 01/11/2020, không phân biệt giá trị hóa đơn, tất cả các lần bán hàng hóa, dịch vụ của đơn vị đều thực hiện xuất hóa đơn theo đúng quy định. 

4. Dịch vụ hóa đơn điện tử tại Công ty TNHH Phần mềm Nhân Hòa

Phần mềm hóa đơn điện tử HOADON.BIZ giúp dễ dàng tạo lập, phát hành, quản lý hóa đơn với nhiều tính năng cao cấp, phù hợp, đa dạng loại hình quy mô doanh nghiệp. Chuyển đổi sớm cùng HOADON.BIZ - phần mềm hóa đơn điện tử được phát triển bởi Công ty TNHH Phần Mềm Nhân Hòa – tự hào là một trong những đơn vị cung cấp giải pháp HĐĐT uy tín, chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam.

Dịch vụ hóa đơn điện tử tại Công ty TNHH Phần mềm Nhân Hòa

- Tránh tình trạng quá tải, ùn tắc khi sát thời hạn

- Tiết kiệm tối đa chi phí: Doanh nghiệp không cần đầu tư về cơ sở hạ tầng giúp tối ưu bài toán chi phí.

- An toàn và bảo mật: không xảy ra tình trạng mất hoặc hỏng hóc hóa đơn, hóa đơn được lưu trữ an toàn và bảo mật lên đến 10 năm.

- Phát hành nhanh chóng: hóa đơn điện tử được gửi trực tiếp đến người mua gần như ngay lập tức thông qua các giao dịch điện tử (email, SMS).

- Phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp: quản lý theo mô hình tập trung hoặc phân tán phù hợp với đa dạng mô hình doanh nghiệp.

- Tra cứu hóa đơn và tình hình sử dụng hóa đơn tức thời, chính xác: dữ liệu được đồng bộ giữa các phiên bản và thiết bị cùng sử dụng, do đó bất cứ người dùng nào được.

Mọi thắc mắc về cách xử lý lỗi sai địa chỉ trên hóa đơn điện tử hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử HOADON.BIZ hoàn toàn miễn phí, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ đến Hotline: 1900 6680

Bảng giá chi tiết dịch vụ hóa đơn điện tử tại Nhân Hòa