Hóa đơn điện tử xăng dầu

Hóa đơn điện tử được quy định là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đối với việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài chính. Đối với lĩnh vực kinh doanh xăng dầu là một trong những lĩnh vực cần phải triển khai sử dụng hóa đơn điện tử sớm theo quy định của pháp luật. Hóa đơn điện tử mang lại rất nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp như: tiết kiệm chi phí, rút gọn thủ tục hành chính, giải phóng nguồn nhân lực,... hóa đơn điện tử đang được áp dụng như thế nào?

1. Quy định về hóa đơn điện tử đối với hoạt động bán lẻ xăng dầu

Cũng như mọi hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ khác, việc bán buôn, bán lẻ xăng dầu cũng phải thực hiện quy định về sử dụng hóa đơn. Trước đây, khi sử dụng hóa đơn giấy, nhiều cửa hàng xăng dầu có thể gom số lượng xăng, dầu của những người mua không cần hóa đơn để bán, cấp lại hóa đơn cho những người cần, dù họ không thực hiện giao dịch mua bán với cửa hàng.

Theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC, việc sử dụng hóa đơn điện tử đã được chi tiết trường hợp bán lẻ xăng dầu được tối giản các chỉ tiêu để thuận lợi cho việc kinh doanh do đặc điểm: hầu hết hoạt động bán hàng diễn ra thường xuyên, liên tục, với lượng hàng hóa và giá trị hàng hóa không lớn.

Dựa trên Điểm c Khoản 3 Điều 3 Thông tư 68/2019/ TT-BTC quy định :”Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có các chỉ tiêu: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua; chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng. Người bán phải đảm bảo lưu trữ đầy đủ hóa đơn điện tử đối với trường hợp bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh theo quy định và đảm bảo có thể tra cứu khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.”

2. Lợi ích khi phát hành hóa đơn điện tử lĩnh vực xăng dầu

Việc phát hành hóa đơn điện tử xăng dầu được đánh giá là khá thuận tiện và an toàn bởi hóa đơn được lưu trữ dưới dạng file dữ liệu điện tử trên hệ thống của doanh nghiệp trong vòng 10 năm. Khách hàng sẽ không phải mất thời gian chờ lấy hóa đơn và sử dụng các phương pháp bảo quản, lưu trữ để nộp lại cho kế toán hàng tháng.

Một lợi ích nữa phải kể đến đó là hóa đơn điện tử được lưu trữ dưới dạng file dữ liệu sẽ giảm thiểu nguy cơ mất, hỏng, rách hóa đơn, thuận tiện cho các đơn vị kinh doanh xăng dầu trong việc tra cứu, quản lý hàng hóa và hóa đơn. Bên cạnh việc giảm bớt gánh nặng về thủ tục hành chính, thuận lợi cho người tiêu dùng, tiết giảm chi phí kinh doanh cho doanh nghiệp, hóa đơn điện tử còn giúp các cơ quan quản lý Nhà nước thuận tiện trong việc tra cứu thông tin để kiểm soát. Đây là một chương trình mang lại lợi ích cho tất cả các bên. Việc triển khai hoá đơn điện tử bán lẻ xăng dầu sẽ ngăn chặn nạn kinh doanh xăng dầu lậu, minh bạch hóa quá trình kinh doanh bán lẻ xăng dầu.

Khi các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có kết nối với hệ thống của cơ quan thuế, dữ liệu sẽ được chuyển thẳng đến hệ thống này. Cơ quan thuế sẽ dễ dàng quản lý và nắm được tình hình doanh thu của cơ sở kinh doanh đồng thời ứng dụng hóa đơn điện tử đảm bảo phù hợp với xu hướng của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0.

3. Hóa đơn điện tử xăng dầu đang gặp phải những khó khăn nào?

Bên cạnh những lợi ích mà hóa đơn điện tử mang lại cũng đang vấp phải những khó khăn nhất định bởi không phải cứ áp dụng loại hóa đơn này vào hệ thống của doanh nghiệp là được. Có những ngành kinh doanh còn gặp nhiều hạn chế khi sử dụng hóa đơn điện tử đặc biệt là đối với mặt hàng xăng dầu cần phải có sự đồng bộ về cả tài chính và cơ sở hạ tầng khi triển khai.

- Hạn chế kết nối dữ liệu với cơ quan thuế

Khi triển khai hóa đơn điện tử thì phần mềm bán hàng của doanh nghiệp sẽ kết nối với phần mềm quản lý của cơ quan thuế. Tuy nhiên để thực hiện việc kết nối này được hiệu quả thì cần có sự đầu tư cho cả cơ quan thuế và doanh nghiệp. Ngành thuế cần nghiên cứu áp dụng công nghệ thông tin, đầu tư hệ thống cũng như chuẩn bị cơ sở pháp lý và thực hiện kết nối dữ liệu hóa đơn điện tử từ tất cả các cửa hàng xăng dầu đến hệ thống của cơ quan thuế. Nhưng mặt bằng chung giữa các doanh nghiệp đầu mối chưa được đồng bộ là một hạn chế lớn trong việc kết nối dữ liệu.

Về phía cơ quan thuế cũng chỉ dừng lại ở việc “khuyến khích” doanh nghiệp có đủ điều kiện thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử. Nhưng trong thời gian tới, ngành thuế sẽ xem xét sửa đổi theo điều kiện bắt buộc kết nối dữ liệu hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp.

- Khó khăn trong việc chuyển từ in hóa đơn sang hóa đơn điện tử

Đơn vị kinh doanh xăng dầu sẽ phải chi thêm một phần chi phí đầu tư cơ sở hạ tầng để triển khai hóa đơn điện tử. Ngoài ra, tại các cửa hàng xăng dầu cần phải kết nối thông tin cột bơm xăng đầu với cổng thông tin xăng dầu đảm bảo cho việc kết nối dữ liệu chính xác thì cột bơm xăng phải đạt chuẩn.

Hơn nữa, để thực hiện triển khai hóa đơn điện tử đối với mặt hàng xăng dầu được thuận lợi và hiệu quả thì cần phải có sự tham gia từ nhiều bên, từ người dân, doanh nghiệp cho đến cơ quan thuế.

Tuy nhiên, người dân hiện nay vẫn có xu hướng thanh toán tiền mặt. Ví dụ, mọi người mua xăng hết 50 nghìn đồng thì họ sẽ có động cơ thanh toán bằng tiền mặt để giảm bớt sự hao phí thời gian. Ngoài ra việc này còn xuất phát từ nhu cầu của người tiêu dùng, họ sẽ ngại lấy hóa đơn hơn.

Không chỉ gặp khó khăn từ phía người dùng, các tổ chức, doanh nghiệp cũng là vấn đề triển khai hóa đơn điện tử cho ngành xăng dầu. Chưa có nhiều doanh nghiệp kinh doanh lĩnh vực xăng dầu áp dụng công nghệ hiện đại nên sử dụng hình thức in hóa đơn giấy sẽ tốt hơn.

4. Giải pháp đối với hóa đơn điện tử xăng dầu

Mặc dù vẫn đang vấp phải những khó khăn trong việc triển khai hóa đơn điện tử đối với ngành xăng đầu nhưng hóa đơn điện tử sẽ là giải pháp hiệu quả để quản lý hoạt động kinh doanh của ngành xăng dầu, giúp hạn chế tình trạng mua bán xăng dầu lậu, sử dụng hóa đơn bất hợp pháp. Hóa đơn điện tử trong ngành xăng dầu bán lẻ sẽ góp phần làm minh bạch các hoạt động kinh doanh, từ đó chống thất thu thuế cho Nhà nước.

Khi triển khai hóa đơn điện tử, cả cơ quan quản lý thuế, doanh nghiệp đều có thể truy cập nhanh chóng vào Cổng thông tin xăng dầu của doanh nghiệp để tra cứu tất cả thông tin mua vào, bán ra giúp cả hai phía thuận tiện trong việc kiểm soát và đối chiếu số liệu.

Giải pháp hóa đơn điện tử cần có sự đầu tư về cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại cũng như tiến tới bắt buộc doanh nghiệp triển khai một cách đồng bộ. Cơ quan thuế nên có những quy định pháp lý cụ thể về việc thực hiện hóa đơn điện tử đối với ngành xăng dầu. Đồng thời, doanh nghiệp cần trang thiết bị đầy đủ hệ thống công nghệ thông tin. Hiện nay có nhiều dịch vụ cung ứng hệ thống hóa đơn điện tử đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp. Trong đó, phần mềm hóa đơn điện tử HOADON.BIZ được nhiều người dùng biết đến và sử dụng khá rộng rãi và phổ biến. Chính vì vậy, doanh nghiệp bán lẻ xăng dầu nên có sự chuyển giao sử dụng hóa đơn online càng sớm càng tốt để tận dụng những lợi ích lâu dài trong tương lai. Mọi thắc mắc về cách xử lý lỗi sai địa chỉ trên hóa đơn điện tử hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử HOADON.BIZ hoàn toàn miễn phí, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ đến Hotline: 1900 6680.

5. Phần mềm hóa đơn điện tử HOADON.BIZ - Người bạn đắc lực của các kế toán thời đại 4.0

Với nhiều tính năng độc đáo, phần mềm hóa đơn điện tử HOADON.BIZ trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho công việc của kế toán. Các khâu như tạo lập, xuất, xử lý các vấn đề liên quan đến hóa đơn đều được thực hiện nhanh chóng, thuận tiện. Đặc biệt, với đội ngũ chuyên viên hỗ trợ 24/7, kế toán sẽ được hỗ trợ tận tình, chuyên nghiệp. Mọi thắc mắc hoặc nếu có nhu cầu cần hướng dẫn về nghiệp vụ, kế toán sẽ được giải đáp kịp thời.

Phần mềm hóa đơn điện tử HOADON.BIZ giúp dễ dàng tạo lập, phát hành, quản lý hóa đơn với nhiều tính năng cao cấp, phù hợp, đa dạng loại hình quy mô doanh nghiệp. Chuyển đổi sớm cùng HOADON.BIZ - phần mềm hóa đơn điện tử được phát triển bởi Công ty TNHH Phần Mềm Nhân Hòa – tự hào là một trong những đơn vị cung cấp giải pháp HĐĐT uy tín, chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam.

- Tránh tình trạng quá tải, ùn tắc khi sát thời hạn

- Tiết kiệm tối đa chi phí: Doanh nghiệp không cần đầu tư về cơ sở hạ tầng giúp tối ưu bài toán chi phí.

- An toàn và bảo mật: không xảy ra tình trạng mất hoặc hỏng hóc hóa đơn, hóa đơn được lưu trữ an toàn và bảo mật lên đến 10 năm.

- Phát hành nhanh chóng: hóa đơn điện tử được gửi trực tiếp đến người mua gần như ngay lập tức thông qua các giao dịch điện tử (email, SMS).

- Phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp: quản lý theo mô hình tập trung hoặc phân tán phù hợp với đa dạng mô hình doanh nghiệp.

- Tra cứu hóa đơn và tình hình sử dụng hóa đơn tức thời, chính xác: dữ liệu được đồng bộ giữa các phiên bản và thiết bị cùng sử dụng, do đó bất cứ người dùng nào được.

————————————————————

CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM NHÂN HÒA

https://nhanhoa.com

Hotline: 1900 6680

Trụ sở chính: Tầng 4 - Tòa nhà 97-99 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội

Tel: (024) 7308 6680 – Email: sales@nhanhoa.com

Chi nhánh: 270 Cao Thắng (nối dài), Phường 12, Quận 10, Tp.HCM

Tel: (028) 7308 6680 – Email: hcmsales@nhanhoa.com