Email Hosting là gì? Tổng quan những thông tin về email hosting

Hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp quan tâm và sử dụng dịch vụ lưu trữ email trực tuyến hay còn gọi là email hosting. Vậy email hosting là gì? Vì sao email hosting lại được nhiều cá nhân và doanh nghiệp lựa chọn tin dùng như vậy? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu hơn về khái niệm email hosting là gì cũng như cung cấp đầy đủ cho bạn những thông tin cần biết về email hosting, cùng theo dõi nhé.

Email Hosting là gì?

Email Hosting là một dịch vụ lưu trữ email trực tuyến, chạy trên một hệ thống máy chủ riêng biệt có tính bảo mật cao, được các nhà cung cấp dịch vụ hosting thêm vào. Ngoài ra, email hosting còn cho phép bạn chỉnh cấu hình và số lượng tài khoản

Khi doanh nghiệp bạn sử dụng email hosting để gửi các thông tin từ doanh nghiệp, sẽ tạo được cảm giác chuyên nghiệp và có độ tin cậy cao của người nhận. Bởi hệ thống gửi thư chuyên nghiệp có kèm theo cả thương hiệu của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, sử dụng email hosting sẽ bị hạn chế trong việc lưu trữ email do dung lượng không cao. Với những doanh nghiệp có số lượng email lưu trữ ít nhưng vẫn muốn sử dụng đến email chuyên nghiệp thì email hosting là một giải pháp tốt.

Một số lợi ích khi sử dụng email hosting

Sử dụng email hosting mang lại rất nhiều lợi ích cho người dùng, cụ thể một số lợi ích phải kể đến như:

- Sử dụng email hosting để gửi thư cho khách hàng, điều này giúp doanh nghiệp của bạn có sự chuyên nghiệp và độ tin cậy cao.

- Dùng email hosting gửi thư có độ bảo mật cao. Nhờ vậy mà thông tin gửi đi không bị rò rỉ ra bên ngoài cũng như bị người khác xâm phạm.

- Lưu trữ được email doanh nghiệp với số lượng lớn.

- Mức phí bỏ ra để chi trả khi sử dụng dịch vụ email hosting là không quá cao. Vì vậy, nếu doanh nghiệp của bạn cần lưu trữ email với số lượng lớn mà chi phí bỏ ra không quá cao thì đây chính là sự lựa chọn hoàn hảo.

- Khi bạn dùng email hosting để gửi thông tin sẽ không phải lo lắng việc bị dính virus hay spam.

- Bạn có thể sử dụng email hosting để xây dựng các chiến lược marketing để tiếp thị đến khách hàng.

Những lưu ý để sử dụng email hosting thành công

Nên đặt tên email hosting đúng cách để tránh các trường hợp không hay xảy ra đối với doanh nghiệp của bạn

Để doanh nghiệp có thể sử dụng email hosting thành công, mang lại hiệu quả cao thì bạn cần phải nắm rõ các lưu ý sau:

- Chọn nhà cung cấp email hosting uy tín

Việc chọn được nhà cung cấp dịch vụ email hosting uy tín và chuyên nghiệp sẽ hỗ trợ bạn khi có các vấn đề xảy ra. Bởi những nơi uy tín họ thường cam kết với khách hàng các vấn đề sau:

●      Luôn hỗ trợ bạn bất cứ lúc nào bạn gặp trục trặc, xuyên suốt 24/7

●      Tránh được tối đa tình trạng spam inbox của khách hàng

●      Tỷ lệ gửi email hợp lệ gửi thành công vào hộp thư inbox của khách hàng lên đến 99%

●      Sử dụng email hosting chạy trên hệ thống server chuyên dụng nên giúp thông tin gửi đi được bảo mật cao

●      Giao diện dễ nhìn, dễ sử dụng

●      Hầu như mọi thiết bị mobile hay PC đều tương thích

●      Dữ liệu của khách hàng được đơn vị cung cấp dịch vụ chuyển toàn bộ

Với những dịch vụ nổi trội mà email hosting mang lại, bạn có thể lựa chọn được gói dịch vụ phù hợp với doanh nghiệp của bạn nhưng mức giá vô cùng hợp lý.

- Đặt tên email đúng cách

Đặt tên email của doanh nghiệp cũng là yếu tố quyết định đến việc sử dụng thành công email hosting. Khi đặt tên email hosting cho doanh nghiệp, bạn cần phải lưu ý một số điều sau:

Chọn tên ngắn gọn, ý nghĩa

Với email hosting bạn có thể sử dụng tên miền riêng cho doanh nghiệp. Những doanh nghiệp có tên ngắn gọn, bạn có thể sử dụng tên doanh nghiệp ở đuôi email. Còn những công ty doanh nghiệp có tên dài, bạn nên lựa viết tắt tên công ty doanh nghiệp để đặt cho đuoi email. Tóm lại, việc đặt tên email hosting cho công ty doanh nghiệp cần ngắn gọn, rõ ràng, dễ đọc, dễ hiểu, tránh nhầm lẫn với tên email của công ty khác.

Mỗi phòng ban đặt một tên email hosting riêng

Việc đặt tên của các phòng ban, hệ thống rõ ràng sẽ giúp cho các phòng ban của của công ty, doanh nghiệp bạn tránh chồng chéo công việc, từ đó công việc của mỗi cá nhân phòng ban diễn ra hiệu quả hơn.

Ngoài ra, các nhân viên làm trong cùng một doanh nghiệp nên đặt tên email thống nhất cùng một kiểu để tránh trùng lặp. Hơn nữa điều này còn thể hiện được sự chuyên nghiệp của công ty

Đặt tên email cùng với hệ thống website hay các kênh truyền thông

Để xây dựng được thương hiệu của cá nhân hay doanh nghiệp thì việc thống nhất tên email cùng một cấu trúc với hệ thống website, mạng xã hội, blog hay các kênh truyền thông cũng là yếu tố quan trọng.

Đặt tên email tránh nhầm lẫn với các công ty khác

Yếu tố tiếp theo cần phải tránh chính là việc đặt tên email trùng với tên công ty khác. Điều này vừa làm cho công ty bạn thiếu chuyên nghiệp, hơn nữa lại còn dễ nhầm lẫn với các công ty khác. Đặc biệt, nếu trùng với tên công ty đã có ấn tượng xấu với khách hàng thì email của công ty bạn gửi đi có khả năng cao là khách hàng sẽ cho vào mục spam. Hơn nữa, đặt tên email cũng nên tránh xa những cụm từ đã được đăng ký bản quyền.

Tránh đặt tên email hosting nhạy cảm

nếu đặt tên email nhạy cảm vô hình chung sẽ gây ra vết đen cho thương hiệu của bạn, còn gây khó hiểu, dễ hiểu lầm với người nhận thư.

- Phổ biến các quy định rõ ràng về việc sử dụng email hosting

Khi bạn dùng email hosting thì bạn đang đại diện cho công ty, doanh nghiệp gửi thông tin đến cho khách hàng chứ không còn là cá nhân bạn nữa. Chính vì vậy, nên có quy định riêng về việc sử dụng email hosting, chẳng hạn như:

●  Mỗi phòng bạn nên sử dụng email hosting riêng để tránh gây nhầm lẫn trong công việc và hỗ trợ khách hàng được tốt hơn.

●  Chỉ sử dụng email hosting của công ty cho công việc, không sử dụng email của công ty cho các mục đích cá nhân. Bởi email của công ty đang đại diện hình ảnh cho công ty, nếu có bất kỳ thông tin nào không đúng được gửi đi từ email của doanh nghiệp sẽ gây ảnh hưởng xấu đến doanh nghiệp của bạn.

●  Khi nhân viên nào đã nghỉ việc thì nên thu hồi hoặc xóa email hosting của nhân viên đó để tránh những trường hợp không hay xảy ra.

Kết luận

Việc sử dụng email hosting giúp nâng cao vị thế doanh nghiệp và nhận diện thương hiệu, chi phí cho email hosting cũng tương đối rẻ với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Với các doanh nghiệp lớn có thể nâng cấp từ email hosting lên email server một cách đơn giản, không lo về vấn đề bảo mật và thư rác.

Hy vọng với những thông tin chia sẻ trên đây đã giúp bạn hiểu rõ hơn về email hosting là gì cũng như các lưu ý cần thiết để có thể sử dụng email hosting hiệu quả. Hoặc bạn có thể tìm hiểu thêm các thông tin hữu ích khác qua website https://nhanhoa.com/