Content Guidelines là gì? Tạo Guideline Content đạt chuẩn [a-z]

Content Guidelines là bộ quy chuẩn quan trọng giúp doanh nghiệp xây dựng nội dung nhất quán, đúng định hướng và thu hút khách hàng mục tiêu. Bộ hướng dẫn này không chỉ định hình phong cách viết mà còn tối ưu trải nghiệm đọc và hiệu quả truyền thông trên mọi kênh. Cùng Nhân Hòa khám phá cách tạo Guideline Content đạt chuẩn từ A-Z nhé!

Content Guidelines là gì? 

Content Guidelines là bộ hướng dẫn giúp người làm nội dung biết cách viết và trình bày sao cho đúng với phong cách của thương hiệu. Trong đó có quy định rõ về giọng điệu, cách dùng từ, độ dài bài viết hay hình ảnh minh họa. Nhờ có Content Guidelines, toàn bộ nội dung trở nên thống nhất, dễ nhận diện và truyền tải đúng thông điệp đến khách hàng.

Vì sao doanh nghiệp nên xây dựng Content Guidelines?

Guideline Content không chỉ là tài liệu hướng dẫn người viết mà còn là “kim chỉ nam” giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh thương hiệu chuyên nghiệp và thống nhất. Cụ thể:

Đảm bảo tính nhất quán và nhận diện thương hiệu 

Trong quá trình mở rộng quy mô, việc có nhiều người cùng tạo nội dung khiến giọng điệu, phong cách và thông điệp dễ bị lệch tông. Content Guidelines giúp toàn bộ đội ngũ viết cùng một “ngôn ngữ thương hiệu”, từ đó giữ được tính đồng nhất, giúp khách hàng nhận diện và ghi nhớ thương hiệu tốt hơn.

Tối ưu chất lượng nội dung và hiệu quả SEO

Một bộ hướng dẫn rõ ràng giúp người viết hiểu chuẩn mực về cấu trúc, từ khóa, cách triển khai bài viết và phong cách truyền đạt. Điều này không chỉ giúp nội dung dễ đọc, có giá trị mà còn đáp ứng tiêu chí SEO, nâng cao thứ hạng tìm kiếm và khả năng chuyển đổi.

Tiết kiệm thời gian và chi phí quản lý nội dung

Khi có Content writing Guidelines, cả người viết và người duyệt đều có tiêu chuẩn chung để bám theo, hạn chế chỉnh sửa, tránh mất thời gian cho việc “viết lại từ đầu”. Quy trình sản xuất nội dung trở nên mạch lạc, dễ kiểm soát và tiết kiệm nguồn lực.

Thích ứng nhanh với thay đổi chiến lược marketing

Thị trường và định hướng thương hiệu luôn thay đổi. Thay vì đào tạo lại từ đầu cho đội ngũ, doanh nghiệp chỉ cần cập nhật Content Guidelines. Nhờ đó, toàn bộ hệ thống nội dung được điều chỉnh đồng bộ, đảm bảo tính linh hoạt mà không phá vỡ cấu trúc truyền thông tổng thể.

Xây nền vững cho đội ngũ sáng tạo nội dung

Với người viết, Content Guidelines là “kim chỉ nam” giúp họ hiểu rõ cách viết, tông giọng, cách dùng từ và tiêu chuẩn bài viết của thương hiệu. Điều này đặc biệt hữu ích khi doanh nghiệp có nhân sự mới hoặc cộng tác viên, giúp họ nhanh chóng bắt nhịp và tạo ra nội dung đạt chuẩn ngay từ đầu.

>>> Xem thêm: Search Intent là gì? Bí quyết tối ưu Keyword Intent tăng traffic

Những nội dung cốt lõi cần có trong Guide Content 

Một Content Guides hiệu quả không chỉ giúp người viết định hướng rõ cách sáng tạo nội dung mà còn đảm bảo mọi thông điệp thương hiệu được thể hiện nhất quán. Để làm được điều đó, doanh nghiệp cần xây dựng bộ hướng dẫn với các nội dung cốt lõi sau:

Định hướng văn phong và giọng điệu thương hiệu

Định hướng văn phong và giọng điệu thương hiệu giúp người viết hiểu rõ cách thể hiện nội dung sao cho đúng “chất” của doanh nghiệp. Khi giọng điệu không thống nhất, nội dung dễ mất sự tin cậy và khiến khách hàng khó nhận diện thương hiệu.

• Phong cách viết: Doanh nghiệp cần xác định rõ cách viết phù hợp với mục tiêu và đối tượng khách hàng, như thân thiện, chuyên nghiệp, sáng tạo hoặc truyền cảm hứng. Việc thống nhất phong cách giúp nội dung đồng nhất trên mọi kênh truyền thông.
• Từ ngữ và ngữ pháp: Bài viết cần dùng từ dễ hiểu, đúng ngữ pháp, tránh viết tắt, từ lóng hay tiếng địa phương. Trong các nội dung chuyên môn, có thể dùng thuật ngữ kỹ thuật nhưng nên giải thích ngắn gọn để người đọc dễ nắm bắt.
• Giọng điệu (Tone of voice): Đây là cách thương hiệu “trò chuyện” với khách hàng nhẹ nhàng, thân mật hay tự tin, dứt khoát. Giữ giọng điệu nhất quán giúp thương hiệu tạo được cảm xúc và sự tin tưởng từ người đọc.

Quy chuẩn về độ dài nội dung

Quy chuẩn về độ dài nội dung giúp kiểm soát lượng thông tin và đảm bảo trải nghiệm đọc của người dùng luôn dễ chịu. Khi không có quy định rõ ràng, bài viết có thể quá ngắn khiến thông tin thiếu chiều sâu hoặc quá dài khiến người đọc mất kiên nhẫn và rời trang sớm.

Content Guides cần quy định cụ thể độ dài tối thiểu và tối đa cho từng loại nội dung để duy trì sự cân đối và hiệu quả truyền tải thông điệp. 

Ví dụ: bài viết blog nên dài từ 800 - 1200 từ để vừa đủ chi tiết cho SEO, còn bài đăng mạng xã hội chỉ nên gói gọn trong 100 - 250 từ nhằm thu hút nhanh và giữ tương tác tốt hơn.

Danh mục chủ đề được khuyến khích và bị hạn chế

Danh mục chủ đề được khuyến khích và bị hạn chế là phần quan trọng trong Content Guidelines, giúp đội ngũ sáng tạo xác định rõ “nên viết gì” và “không nên viết gì”. Đây là bước quan trọng để giữ chiến lược SEO nhất quán và bảo vệ hình ảnh thương hiệu.

• Chủ đề được khuyến khích: Tập trung vào nội dung mang giá trị cho khách hàng và thương hiệu như giới thiệu sản phẩm, chia sẻ kiến thức, cập nhật xu hướng hoặc lan tỏa giá trị cốt lõi.
• Chủ đề bị hạn chế: Tránh các nội dung liên quan đến chính trị, tôn giáo, định kiến xã hội hoặc vấn đề dễ gây tranh cãi.

Lưu ý thêm: Cần quy định rõ cách trích dẫn nguồn, đề cập đối thủ và sử dụng dữ liệu để đảm bảo tính chính xác và tránh vi phạm pháp lý.

Nguyên tắc bảo mật và quy tắc khi sáng tạo nội dung

Nguyên tắc bảo mật và quy tắc khi sáng tạo nội dung là phần bắt buộc trong mọi Content Guidelines, giúp kiểm soát rủi ro và bảo vệ hình ảnh thương hiệu. Người viết cần nắm rõ và tuân thủ các quy định sau:

• Bảo mật thông tin: Tuyệt đối không tiết lộ dữ liệu nội bộ như sản phẩm sắp ra mắt, chiến lược kinh doanh, kế hoạch phát triển hoặc thông tin khách hàng.
• Nguyên tắc sáng tạo: Nội dung phải trung thực, đúng định hướng thương hiệu và tránh dùng từ ngữ, hình ảnh nhạy cảm hoặc dễ gây tranh cãi.
• Mục tiêu: Giúp đội ngũ sáng tạo làm việc trong khuôn khổ an toàn, duy trì tính chuyên nghiệp và bảo vệ uy tín thương hiệu trên mọi nền tảng.

Thể hiện rõ dấu ấn và giá trị thương hiệu

Doanh nghiệp cần xác định rõ phong cách và giọng điệu khi xây dựng nội dung để giữ được “chất riêng” trên mọi nền tảng. Giọng văn có thể thân thiện, chuyên nghiệp hay sáng tạo tùy vào định vị thương hiệu và nhóm khách hàng mục tiêu. Khi giọng điệu được duy trì nhất quán, thương hiệu dễ tạo dấu ấn và được nhận diện nhanh hơn.

Bên cạnh đó, cách sử dụng từ ngữ và thuật ngữ cũng cần được hướng dẫn cụ thể để đảm bảo tính chính xác và phù hợp với lĩnh vực hoạt động. Các bài viết nên dùng ngôn từ dễ hiểu, tránh lạm dụng biệt ngữ gây khó tiếp cận. Mỗi nội dung cần thể hiện được giá trị và tinh thần thương hiệu, giúp khách hàng cảm nhận rõ nét sự khác biệt mà doanh nghiệp mang lại.

Tuân thủ các tiêu chuẩn SEO Content Guidelines

SEO Content Guidelines cần quy định rõ các nguyên tắc SEO mà đội ngũ sáng tạo phải tuân theo, giúp bài viết vừa chuẩn kỹ thuật, vừa thân thiện với người đọc. Cụ thể:

• Checklist chuẩn SEO: Hướng dẫn chi tiết cách dùng từ khóa, cách tối ưu thẻ tiêu đề (Title), thẻ mô tả (Meta Description) và bố cục nội dung để đảm bảo độ tự nhiên.
• Định hướng chiến lược SEO: Xác định rõ việc ưu tiên từ khóa dài (long-tail keywords), tối ưu hình ảnh, liên kết nội bộ và tốc độ tải trang.
• Đảm bảo tính thống nhất: Mọi bài viết cần được kiểm duyệt theo tiêu chuẩn SEO chung để duy trì chất lượng và uy tín thương hiệu trên công cụ tìm kiếm.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn bài viết chuẩn SEO chi tiết nhất

Quy trình quản lý và phân phối nội dung

Quy trình quản lý và phân phối nội dung giúp doanh nghiệp đảm bảo mọi bài viết được xuất bản đúng thời điểm và đúng kênh. Việc sắp xếp, lên lịch và chia sẻ nội dung cần có kế hoạch rõ ràng cho từng nền tảng như website, blog hay mạng xã hội.

Ngoài ra, cần duy trì sự thống nhất về giọng điệu và hình ảnh thương hiệu trên mọi kênh truyền thông. Đồng thời, doanh nghiệp nên thiết lập quy trình kiểm duyệt và đánh giá hiệu quả để đảm bảo nội dung luôn đúng định hướng và mang lại giá trị thực tế.

Chiến lược tương tác và phản hồi với cộng đồng

Tương tác với cộng đồng là cách doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp và lắng nghe khách hàng. Vì vậy, Content Guideline cần hướng dẫn rõ cách phản hồi bình luận trên các nền tảng như mạng xã hội, website hay email.

Cụ thể, nên quy định cách xử lý từng loại phản hồi từ lời khen, câu hỏi đến bình luận tiêu cực để đảm bảo phản ứng thống nhất và đúng tinh thần thương hiệu. 

Bộ công cụ hỗ trợ sáng tạo và quản lý nội dung

Việc sử dụng công cụ hỗ trợ giúp người viết tối ưu thời gian và đảm bảo chất lượng nội dung tốt hơn. Tuy nhiên, Content Guideline cần quy định rõ cách dùng để tránh phụ thuộc và đảm bảo tính nhất quán trong toàn bộ quy trình.

Cụ thể, nên liệt kê danh sách các công cụ được phép sử dụng như phần mềm kiểm tra ngữ pháp, phát hiện đạo văn hay quản lý tiến độ nội dung. Ngoài ra, cần quy định định dạng tệp khi gửi bài, chẳng hạn .docx, .pdf hoặc .txt để đảm bảo tính chuyên nghiệp và dễ dàng trong khâu quản lý.

Quy trình biên tập và kiểm duyệt nội dung

Quy trình biên tập và kiểm duyệt nội dung đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng và tính nhất quán trước khi xuất bản. Vì vậy, Content Guidelines cần quy định rõ ràng và có cấu trúc cụ thể:

• Xác định quy trình biên tập: Nêu rõ các bước từ khi hoàn thành bản thảo, biên tập, kiểm duyệt cho đến khi phê duyệt xuất bản.
• Phân định vai trò và trách nhiệm: Chỉ rõ ai là người biên tập, ai có quyền chỉnh sửa hoặc phê duyệt nội dung cuối cùng.
• Quy tắc linh hoạt: Đưa ra hướng dẫn trong các tình huống khẩn cấp hoặc thay đổi chiến lược, giúp đội ngũ xử lý nhanh mà không làm sai lệch định hướng nội dung.
• Đảm bảo tính minh bạch: Mọi chỉnh sửa cần được ghi chú và lưu lại để dễ dàng kiểm soát, đánh giá và cải thiện quy trình sau này.

Tham khảo các content guidelines template tiêu chuẩn

Để giúp người viết dễ hình dung về content guidelines template chuẩn, sau đây là 4 mẫu từ các doanh nghiệp và thương hiệu nổi bật bạn có thể tham khảo:

Mailchimp

Mailchimp nổi bật với bộ Content Style Guide được thiết kế rõ ràng và dễ tra cứu, giúp người viết nhanh chóng nắm bắt và áp dụng. Họ khuyến khích sử dụng ngôn ngữ thân thiện, gần gũi nhưng vẫn chuyên nghiệp, đồng thời linh hoạt điều chỉnh một số quy tắc ngữ pháp để phù hợp với từng ngữ cảnh thực tế.

Ưu điểm:

• Dễ dàng tra cứu và áp dụng, tiết kiệm thời gian cho người viết.
• Ngôn ngữ gần gũi, dễ hiểu nhưng vẫn giữ được tính chuyên nghiệp.
• Linh hoạt, có thể điều chỉnh quy tắc để phù hợp với từng tình huống thực tế.

Microsoft

Microsoft cung cấp Content Guidelines chi tiết, tập trung vào việc sử dụng ngôn ngữ đơn giản, rõ ràng và dễ hiểu, giúp mọi nội dung đều dễ tiếp cận người đọc. Họ đặc biệt nhấn mạnh giọng điệu ấm áp, thân thiện và hỗ trợ, phù hợp với đối tượng người dùng toàn cầu.

Ưu điểm:

• Ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu, giúp nội dung tiếp cận rộng rãi.
• Giọng điệu thân thiện, tạo cảm giác gần gũi với người đọc.
• Hướng dẫn chi tiết, đảm bảo nội dung nhất quán trên mọi kênh truyền thông.

Buffer

Buffer chia sẻ nguyên tắc viết nội dung nhằm đảm bảo tính nhất quán và chất lượng cao trên tất cả các kênh.

Ưu điểm:

• Ngôn ngữ dễ hiểu, tránh gây nhầm lẫn cho người đọc.
• Tạo nội dung nhất quán, chuyên nghiệp trên mọi kênh truyền thông.
• Thể hiện sự tôn trọng và hòa nhập, phù hợp với đối tượng người dùng đa dạng.

Atlassian

Atlassian kết hợp content guidelines trực tiếp với hệ thống thiết kế của mình, đưa ra các nguyên tắc về giọng điệu, phong cách viết và cách dùng ngôn từ ngắn gọn, dễ hiểu. 

Ưu điểm:

• Ngôn ngữ dễ tiếp cận, súc tích, giúp người dùng hiểu nhanh.
• Hướng dẫn cụ thể cho UI/UX, tối ưu trải nghiệm người dùng.
• Giữ tính đồng bộ giữa nội dung và thiết kế trên toàn hệ thống, giảm sai sót và nhầm lẫn.

Guideline Content và Brand Guideline khác nhau ở điểm nào?

Điểm khác biệt lớn nhất của 2 bộ quy chuẩn này là:

• Brand Guideline: Tập trung vào hình ảnh nhận diện thương hiệu như logo, màu sắc, phông chữ, thiết kế.
• Content Guideline: Tập trung vào ngôn từ và cách truyền tải thông điệp, giúp thương hiệu thể hiện giọng điệu nhất quán trên mọi kênh.

>>> Những bài viết liên quan:

- Phantom Keyword là gì? 4 bước triển khai từ khóa bóng ma Chuẩn

- Allintitle là gì? Cách dùng Allintitle để check từ khóa SEO

Lời kết

Hiểu rõ content guidelines giúp doanh nghiệp tạo ra nội dung nhất quán, chuyên nghiệp và dễ tiếp cận người đọc. Khi áp dụng đúng, thương hiệu sẽ nâng cao uy tín và trải nghiệm người dùng trên mọi kênh. Nếu thắc mắc, hãy liên hệ Nhân Hòa để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ kịp thời.