Thông báo

Ưu đãi

Tin tức

Kỹ thuật

Cách Sử Dụng Chữ Ký Số

Tin tức

05/03/2021, 04:22 pm

1,453

Hiện nay, các doanh nghiệp đều chuyển qua cách thức giao dịch bằng hóa đơn điện tử vì thế hóa đơn điện tử chỉ được coi là hợp lệ khi có đầy đủ nội dung và được xác nhận bởi chữ ký của cả người mua và người bán. Tuy nhiên cách sử dụng chữ ký số ra sao và sử dụng như thế nào để đảm bảo an toàn thì đừng bỏ qua bài viết này để cập nhật cho mình những thông tin hữu ích nhất.

1. Chữ ký số là gì?

Căn cứ vào quy định tại Khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP hướng dẫn luật Giao dịch điện tử, chữ ký số (hay còn gọi là Token) được xem là một loại chữ ký điện tử và được tạo ra bằng việc biến đổi và mã hóa tất cả các thông tin và dữ liệu của doanh nghiệp.

Nói cách khác, chữ ký số thay thế cho chữ ký người đại diện pháp luật của doanh nghiệp và là con dấu điện tử của doanh nghiệp, được công nhận về mặt giá trị pháp lý.

2. Chữ ký số có tác dụng gì trong việc giao dịch hóa đơn điện tử

Trong khi giao dịch hóa đơn điện tử giữa các doanh nghiệp, chữ ký số thường dùng để ký các hóa đơn lập trên phần mềm mà không cần phải sử dụng chữ ký trực tiếp của người đại diện pháp luật. Chữ ký số dùng để xác nhận những thông tin, nội dung trên hóa đơn, dùng để xác nhận quyền sở hữu và cam kết hóa đơn đó là do doanh nghiệp phát hành.

Chữ ký số có tác dụng gì

Chữ ký số là thiết bị tốt đảm bảo an toàn và chính xác, độ bảo mật và tính toàn vẹn dữ liệu cao. Đây là bằng chứng để xác nhận trách nhiệm với những nội dung và doanh nghiệp đã thực hiện ký trên hóa đơn. Vì vậy, đây cũng là công cụ để bên Cơ quan Thuế quản lý doanh nghiệp dễ dàng hơn.

Ngoài ra, chữ ký số còn giúp cho các giao dịch giữa doanh nghiệp với các cơ quan Nhà nước hoặc giữa các doanh nghiệp với nhau thuận tiện, nhanh chóng, đảm bảo tính pháp lý. Doanh nghiệp không mất nhiều thời gian chờ đợi, tiết kiệm công sức và chi phí in ấn hồ sơ và việc đi ký kết các văn bản cũng được rút gọn.

Xem thêm: Sự khác nhau giữa chữ ký số và chữ ký điện tử

3. Cách sử dụng chữ ký số đảm bảo an toàn

Để cách sử dụng chữ ký số được an toàn thì người dùng yêu cầu phải lưu ý, đảm bảo những yêu cầu khi tạo và sử dụng chữ ký số theo đúng quy định trong Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP do Chính phủ ban hành.

Cụ thể hơn, nhằm đảm bảo an toàn cho việc tạo và sử dụng chữ ký số, các tổ chức, doanh nghiệp khi tạo chữ ký điện tử hay chữ ký số phải tuân thủ các điều kiện sau:

- Chữ ký số và chữ ký điện tử được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.

Cách sử dụng chữ ký số đảm bảo an toàn

- Chữ ký số hay chữ ký điện tử được tạo ra bằng việc dừng từ khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số, được cung cấp bởi một trong số các tổ chức quy định dưới đây:

+ Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia

+ Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ

+ Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng

+ Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký chuyên dùng.

- Chữ ký số hay chữ ký điện tử phải đảm bảo khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.

4. Rủi ro doanh nghiệp gặp phải khi dùng chữ ký số kê khai hóa đơn điện tử

Các doanh nghiệp có thể gặp phải những rủi ro khi dùng chữ ký số kê khai hóa đơn điện tử như sau:

- Rủi ro quá hạn: Trường hợp này thường xảy ra khi token chứa chữ ký số đã hết thời gian có hiệu lực. Doanh nghiệp nên liên hệ trực tiếp tới nhà cung cấp chữ ký để gia hạn thêm, tránh gây gián đoạn quá trình lập, phát hành hóa đơn.

- Rủi ro token bị hỏng, kém chất lượng, không hoạt động: Đây là rủi ro khi doanh nghiệp sử dụng sản phẩm của nhà cung cấp chữ ký điện tử không uy tín dẫn đến chất lượng của token không được đảm bảo trong quá trình sử dụng.

- Rủi ro token không kết nối được với phần mềm hóa đơn điện tử: Rủi ro này do lỗi hệ thống hoặc máy tính thực hiện kê khai chưa cài đặt phần mềm ký số.

Rủi ro khi doanh nghiệp gặp phải khi dùng chữ ký số kê khai hóa đơn điện tử

Hầu hết các rủi ro xảy ra trong quá trình ký số khi kê khai hóa đơn điện tử đều không mang lại ảnh hưởng nghiêm trọng. Tuy nhiên, chúng sẽ làm chậm quá trình xuất hóa đơn của doanh nghiệp, gây ảnh hưởng đến tiến độ hoàn thành giao dịch của đơn vị.

Để phòng ngừa các rủi ro không mong muốn này diễn ra, doanh nghiệp nên thường xuyên kiểm tra thời gian có hiệu lực của chữ ký số. Đồng thời, khi lựa chọn nhà cung cấp chữ ký số và phần mềm hóa đơn điện tử, nhà quản lý nên cân nhắc kỹ lưỡng trước khi ra quyết định.

5. Dịch vụ hóa đơn điện tử tại Công ty TNHH Phần mềm Nhân Hòa

Phần mềm hóa đơn điện tử HOADON.BIZ giúp dễ dàng tạo lập, phát hành, quản lý hóa đơn với nhiều tính năng cao cấp, phù hợp, đa dạng loại hình quy mô doanh nghiệp. Chuyển đổi sớm cùng HOADON.BIZ - phần mềm hóa đơn điện tử được phát triển bởi Công ty TNHH Phần Mềm Nhân Hòa – tự hào là một trong những đơn vị cung cấp giải pháp HĐĐT uy tín, chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam.

Dịch vụ hóa đơn điện tử tại Công ty TNHH Phần mềm Nhân Hòa

- Tránh tình trạng quá tải, ùn tắc khi sát thời hạn

- Tiết kiệm tối đa chi phí: Doanh nghiệp không cần đầu tư về cơ sở hạ tầng giúp tối ưu bài toán chi phí.

- An toàn và bảo mật: không xảy ra tình trạng mất hoặc hỏng hóc hóa đơn, hóa đơn được lưu trữ an toàn và bảo mật lên đến 10 năm.

- Phát hành nhanh chóng: hóa đơn điện tử được gửi trực tiếp đến người mua gần như ngay lập tức thông qua các giao dịch điện tử (email, SMS).

- Phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp: quản lý theo mô hình tập trung hoặc phân tán phù hợp với đa dạng mô hình doanh nghiệp.

- Tra cứu hóa đơn và tình hình sử dụng hóa đơn tức thời, chính xác: dữ liệu được đồng bộ giữa các phiên bản và thiết bị cùng sử dụng, do đó bất cứ người dùng nào được.

Mọi thắc mắc về cách xử lý lỗi sai địa chỉ trên hóa đơn điện tử hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử HOADON.BIZ hoàn toàn miễn phí, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ đến Hotline: 1900 6680

Bảng giá chi tiết dịch vụ hóa đơn điện tử tại Nhân Hòa