Hướng dẫn cách gửi Email cho nhiều người trong Outlook chỉ 1 phút

Khi sử dụng Outlook, bạn có thể dễ dàng gửi email cho nhiều người cùng lúc mà không cần phải nhập địa chỉ từng người một. Cách gửi email cho nhiều người trong Outlook giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả công việc. Hãy cùng Nhân Hòa khám phá cách thực hiện nhanh chóng và hiệu quả trong bài viết dưới đây!

Cách gửi mail hàng loạt cho nhiều người bằng Outlook

Gửi email cho nhiều người cùng lúc trong Outlook không phải là điều quá phức tạp nếu bạn thực hiện theo các bước hướng dẫn đơn giản sau đây. Phương pháp này không chỉ nhanh chóng mà còn đảm bảo hiệu quả, giúp bạn tiết kiệm thời gian:

+ Bước 1: Mở Outlook và chọn mục Contacts. Sau đó, chọn danh sách những người nhận bạn muốn gửi email đến, rồi nhấn vào Home và chọn Mail Merge.

+ Bước 2: Hộp thoại Mail Merge Contacts sẽ xuất hiện. Tại mục Contacts, chọn Only selected contacts. Trong phần Merge options, chọn Form Letters ở mục Document type và chọn Email trong mục Merge to. Cuối cùng, nhập chủ đề email vào ô Message subject line.

+ Bước 3: Nhấn OK. Một tài liệu mới sẽ được mở trong Microsoft Word, với cửa sổ Mailings ribbon hiển thị. Tại tab Mailings, chọn Greeting Line.

+ Bước 4: Hộp thoại Insert Greeting Line sẽ hiện ra. Chọn định dạng lời chào và nhấn Preview để xem trước cách lời chào sẽ xuất hiện khi gửi cho người nhận.

+ Bước 5: Sau khi đã chọn xong lời chào, nhấn OK. Lúc này, bạn có thể nhấn Enter để soạn nội dung email. Nếu đã chuẩn bị sẵn file Word, bạn chỉ cần sao chép và dán vào phần dưới lời chào.

+ Bước 6: Sau khi hoàn tất chỉnh sửa nội dung, nhấn vào tab Mailings, chọn Finish & Merge và chọn Send Email Messages.

+ Bước 7: Trong hộp thoại Merge to Email, nhấn OK để gửi email cho danh sách người nhận đã chọn. Lưu ý là không nên sử dụng các trường BCC và CC trong Outlook.

+ Bước 8: Kiểm tra trong thư mục Sent Items để xem kết quả. Nếu bạn thấy email đã được gửi riêng lẻ đến từng người nhận và có lời chào cá nhân hóa, quá trình gửi email hàng loạt đã thành công.

>>> XEM THÊM: Cách đăng xuất Outlook trên máy tính và điện thoại nhanh chóng

[Chú ý] Cách gửi mail Outlook cho nhiều người từ Excel

Để gửi email từ Outlook cho nhiều người bằng cách sử dụng Excel, bạn có thể tận dụng tính năng Mail Merge để thực hiện một cách dễ dàng và hiệu quả. Hãy làm theo các bước sau:

Bước 1: Mở một tài liệu Word mới, sau đó chọn tab Mailings và nhấn Chọn người nhận > Sử dụng danh sách hiện tại. 

Bước 2: Tiếp theo, chọn tệp Excel chứa dữ liệu bạn muốn sử dụng và nhấn Open.

Bước 3: Trong hộp thoại Bảng hộp thoại, chọn trang tính chứa phạm vi dữ liệu bạn cần và nhấn OK. Lúc này, tài liệu chính của email và danh sách địa chỉ đã được kết nối với nhau.

Bước 4: Bạn có thể chỉnh sửa nội dung của email và thêm các trường giữ chỗ để hiển thị thông tin cá nhân, ví dụ như tên người nhận. Để chèn lời chào cá nhân, hãy chọn Mailings > Chèn Trường Hợp Nhất > Họ tên và tên người nhận sẽ được thêm vào email.

Bước 5: Tiếp tục viết nội dung email và chèn mã số đăng ký vào vị trí cần thiết. Sau khi hoàn tất việc soạn thảo, nhấn Xem trước kết quả để xem thử nội dung email sẽ trông như thế nào và chỉnh sửa nếu cần.

Bước 6: Khi bạn đã hài lòng với nội dung, chọn Mailings > Finish & Merge > Gửi tin nhắn qua email.

Bước 7: Trong hộp thoại Hợp nhất với E-mail, thực hiện các bước sau:

+ Chọn Địa chỉ Email từ danh sách thả xuống.

+ Nhập tiêu đề email vào ô Tiêu đề.

+ Chọn Tất cả trong mục Gửi Hồ sơ.

Bước 8: Cuối cùng, nhấn OK để gửi email đến từng người nhận một cách riêng biệt, với thông tin cá nhân được chèn tự động. Sau khi gửi, bạn có thể kiểm tra trong Outlook để đảm bảo email đã được gửi thành công.

Cần chuẩn bị gì khi gửi mail merge bằng Outlook

Để thực hiện gửi email hàng loạt bằng Outlook một cách hiệu quả, bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng những tài liệu và công cụ sau:

+ Nội dung email: Tạo một tệp Word với nội dung email hoàn chỉnh, bao gồm các phần như tiêu đề, lời chào, nội dung chính và chữ ký.

+ Danh sách người nhận: Chuẩn bị một tệp Excel chứa đầy đủ thông tin cần thiết như tên, địa chỉ email và các thông tin cá nhân hóa khác của người nhận.

+ Tài khoản Microsoft Outlook: Đảm bảo bạn có một tài khoản Outlook hoạt động bình thường với chức năng gửi và nhận email được thiết lập chính xác.

>>>XEM THÊM: [Chi tiết] Các bước cấu hình mail Outlook 2019 mới nhất

Câu hỏi thường gặp

Cách gửi mail hàng loạt trong Outlook 2019 và Outlook 365 có khác nhau không?

Câu trả lời ngắn gọn là: Không có sự khác biệt đáng kể. Cả Outlook 2019 và Outlook 365 đều sử dụng tính năng Mail Merge để hỗ trợ gửi email hàng loạt. Tính năng này giúp bạn tạo mẫu email và kết hợp với dữ liệu nguồn để gửi đến nhiều người nhận cùng lúc.

Làm thế nào để gửi email trong Outlook?

Để gửi email trong Outlook, bạn cần thực hiện các bước sau:

+ Mở ứng dụng Outlook.

+ Trên thanh công cụ, chọn tab Home, sau đó bấm New Email.

+ Trong cửa sổ email mới, nhập các thông tin sau:

- To: Nhập địa chỉ email của người nhận.

- Subject: Nhập tiêu đề email.

- Body: Soạn nội dung email.

+ Nếu cần đính kèm tệp, bấm Attach File và chọn tệp cần gửi.

+ Sau khi hoàn tất, nhấn Send để gửi email.

Lời kết

Trên đây là hướng dẫn cách gửi email cho nhiều người trong Outlook đơn giản và hiệu quả. Hy vọng bài viết sẽ giúp bạn thực hiện thành công các chiến dịch gửi email hàng loạt một cách nhanh chóng. Nếu bạn cần hỗ trợ thêm về giải pháp email hoặc dịch vụ công nghệ, đừng ngần ngại liên hệ với Nhân Hòa để được tư vấn chi tiết!

Thông tin liên hệ Nhân Hòa:

+ Tổng đài: 1900 6680

+ Website: https://nhanhoa.com/

+ Fanpage: https://www.facebook.com/nhanhoacom

+ Chỉ đường: https://g.page/nhanhoacom

+ Khuyến mãi Nhân Hòa: https://nhanhoa.com/khuyen-mai.html