Biên lai là gì?

Trong đời sống thường ngày, việc nộp phí, lệ phí không còn xa lạ với bất kỳ ai và việc nhận lại biên lai sau mỗi lần nộp là điều mà các cá nhân, tổ chức bắt gặp rất thường xuyên. Vậy biên lai là gì? Biên lai có phải là hóa đơn không, khác gì với hóa đơn? Cùng tìm hiểu trong bài viết sau đây.

1. Biên lai là gì?

Căn cứ theo Khoản 1 Điều 2 Thông tư số 303/2016/TT-BTC hướng dẫn việc in, phát hành, quản lý và sử dụng các loại chứng từ thu tiền phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, biên lai được định nghĩa là chứng từ do tổ chức thu phí, lệ phí lập khi thu các khoản tiền phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật.

Biên lai được chi thành 02 loại:

- Biên lai in sẵn mệnh giá là loại biên lai mà mỗi tờ biên lai sẽ được in sẵn số tiền phí, lệ phí cho mỗi lần nộp tiền và được sử dụng để thu các loại phí, lệ phí mà mức thu được cố định cho từng lần (bao gồm cả các hình thức tem, vé)

- Biên lai không in sẵn mệnh giá là loại biên lai mà trên đó số tiền thu được do tổ chức thu phí, lệ phí lập khi thu tiền phí, lệ phí và chỉ áp dụng cho các trường hợp:

+ Các loại phí, lệ phí được pháp luật quy định mức thu bằng tỉ lệ phần trăm(%)

+ Các loại phí, lệ phí có nhiều chỉ tiêu thu tùy thuộc vào yêu cầu của tổ chức, cá nhân nộp tiền phí, lệ phí

+ Các loại phí, lệ phí mang tính đặc thù trong giao dịch quốc tế

Biên lai được thể hiện bằng các hình thức được pháp luật quy định, cụ thể theo Khoản 3 Điều 2 Thông tư 303/2016/TT-BTC như sau:

a) Biên lai đặt in là biên lai do tổ chức thu phí, lệ phí đặt in theo mẫu để sử dụng khi cung ứng các dịch vụ công có thu phí, lệ phí hoặc do cơ quan thuế đặt in để bán cho các tổ chức thu phí, lệ phí

b) Biên lai tự in biên lai do tổ chức thu phí, lệ phí tự in trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các thiết bị khác khi cung ứng các dịch vụ công có thu phí, lệ phí

c) Biên lai điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về cung ứng dịch vụ công của tổ chức thu phí, lệ phí được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương pháp điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử

Biên lai là gì?

Một biên lai được coi là hợp lệ khi có các nội dung sau đây trên cùng một mặt giấy:

- Tên loại biên lai

- Ký hiệu mẫu biên lai và ký hiệu biên lai

- Số thứ tự của biên lai: Có 7 chữ số và bắt đầu từ 0000001

- Liên của biên lai: Liên 1 (tổ chức thu lưu lại) và Liên 2 (người nộp phí, lệ phí giữ), từ liên thứ 3 trở đi đặt tên theo công dụng cụ thể phục vụ cho công tác quản lý.

- Tên, mã số thuế của tổ chức thu phí, lệ phí

- Tên và số tiền phải nộp của loại phí, lệ phí

- Ngày, tháng, năm lập biên lai

- Họ tên, chữ ký của người thu tiền (trừ biên lai in sẵn mệnh giá)

- Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in biên lai (nếu đặt in)

- Biên lai được thể hiện bằng tiếng Việt nếu có phần tiếng nước ngoài thì ngôn ngữ nước ngoài được đặt trong ngoặc đơn.

>>> Xem thêm: Biên Bản Hủy Hóa Đơn Điện Tử Được Sử Dụng Trong Trường Hợp Nào? 

2. Đặc điểm của biên lai

Ngoài việc thể hiện quyền sở hữu, biên lai còn quan trọng vì nhiều lí do khác. Ví dụ, nhiều nhà bán lẻ luôn luôn yêu cầu rằng khách hàng phải xuất trình biên lai để trao đổi hoặc trả lại hàng. Cũng có những nhà bán lẻ khác lại yêu cầu biên lai phải được phát hành trong một khung thời gian nhất định, được sản xuất nhằm mục đích bảo hành sản phẩm.

Đặc điểm của biên lai

Biên lai cũng có thể quan trọng đối với thuế vì các cơ quan thuế yêu cầu tài liệu chứng minh về các chi phí nhất định. Một số loại biên lai thường được giữ lại bởi các doanh nghiệp để chứng minh các loại chi phí bao gồm:

- Biên lai gộp như băng ghi tiền mặt, thông tin tiền gửi (tiền mặt và tín dụng bán hàng), sổ nhận, hóa đơn

- Biên lai từ giao dịch mua hàng và nguyên liệu thô (Biên lai hiển thị số tiền đã trả và xác nhận rằng chúng là các giao dịch mua hàng cần thiết. Biên lai có thể bao gồm séc bị hủy hoặc các tài liệu khác xác định người nhận thanh toán, số tiền và bằng chứng thanh toán hoặc chuyển tiền điện tử)

- Biên lai thanh toán tiền mặt

- Biên lai và tín dụng thẻ tín dụng

- Hóa đơn

- Phiếu tiền mặt nhỏ đối với các giao dịch thanh toán tiền mặt nhỏ

Việc giữ lại biên lai cho các mục đích thuế được cho là bắt nguồn từ Ai Cập cổ đại. Nông dân và thương nhân tìm cách ghi lại các giao dịch để tránh khai thác thuế. Thời điểm đó, giấy cói đã được sử dụng thay cho giấy. Trong thời hiện đại, các ngân hàng đã sử dụng máy in nhờ sự phổ biến của cuộc cách mạng công nghiệp để in hóa đơn với nhãn hiệu riêng của họ.

>>> Xem thêm: Cách tính tiền thai sai [THEO QUY ĐỊNH MỚI & CHUẨN NHẤT] 

3. Ký hiệu mẫu biên lai và ký hiệu biên lai

Ký hiệu mẫu biên lai là các thông tin thể hiện tên loại biên lai, số liên biên lai và số thứ tự mẫu trong một loại biên lai (một loại biên lai có thể có nhiều mẫu), gồm 10 ký tự. Với biên lai điện tử, dùng số 0  để chỉ số liên biên lai. Ví dụ : 02BLP0-001 là biên lai thu phí không có mệnh giá, không có liên (điện tử), mẫu thứ nhất.

Ký hiệu mẫu biên lai và ký hiệu biên lai

Ký hiệu biên lai là dấu hiệu phân biệt biên lai bằng hệ thống các chữ cái tiếng Việt và 02 chữ số cuối của năm, gồm 8 ký tự. 01 ký tự đầu là mã tỉnh (chỉ có ở biên lai do Cục thuế đặt in), 02 ký tự tiếp theo là nhóm 2 chữ cái tiếng Việt. 01 ký tự tiếp là dấu gạch ngang “-“; 02 ký tự tiếp theo là năm in hoặc năm thông báo phát hành hoặc năm đăng ký sử dụng biên lai. 01 ký tự cuối cùng là hình thức biên lai: T (tự in), P (đặt in), E (điện tử).

Chú ý: Dùng dấu gạch ngang “-“ để phân cách các nhóm ký tự trong ký hiệu mẫu và ký hiệu biên lai (khác với hóa đơn là dùng dấu gạch chéo “/”).

>>> Xem thêm: Hướng dẫn [CHI TIẾT] tra cứu BHXH bằng CMND CHUẨN XÁC NHẤT 2021 

4. Trường hợp nào bắt buộc phải giao biên lai

Mọi việc mua để bán lại nguyên trạng hoặc để chế biến rồi bán cho người tiêu thụ đều phải có biên lai ghi rõ loại, số lượng và giá trị của hàng hóa.

Nghĩa vụ này có tính chất chung và đối với mọi sản phẩm bán theo giá tự do hoặc giá quy định, đối với những nhà công nghiệp cũng như đối với những doanh nhân; những người làm nghề thủ công và những người làm dịch vụ.

Ngoại trừ, không cần biên lai:

- Mua lặt vặt những sản phẩm tiêu dùng thông thường.

- Bán sản phẩm nông nghiệp do người sản xuất tự bản hoặc do người khác bán ở hội chợ hoặc chợ. Tuy nhiên, nếu hợp tác xã hoặc tổ chức tập thể trong nông nghiệp bán thì vẫn phải có biên lai.

- Bán thủy sản do người sản xuất tự tiến hành

5. Sự khác nhau giữa hóa đơn và biên lai

- Điểm giống nhau 

+ Cả hai đều là tài liệu thương mại

+ Cả hai đều là một phần của chu kỳ mua hàng

+ Cả hai đều chứa thông tin chi tiết về người mua và người bán

+ Cả hai đều là công cụ hợp pháp không thể thương lượng

Sự khác nhau giữa hóa đơn và biên lai

- Điểm khác nhau 

+ Hóa đơn là một yêu cầu thanh toán và biên nhận là một xác nhận thanh toán

+ Sự khác biệt đáng kể giữa hai là hóa đơn được phát hành trước khi thanh toán trong khi hóa đơn được phát hành sau khi thanh toán

+ Hóa đơn được sử dụng để theo dõi việc bán hàng hóa hoặc dịch vụ. Ngược lại, hóa đơn đóng vai trò là tài liệu cho người mua rằng số lượng hàng hóa đã được thanh toán

+ Hóa đơn cho biết tổng số tiền đến hạn trong khi biên nhận cho biết tổng số tiền được trả cùng với phương thức thanh toán

Hóa đơn bán hàng và hóa đơn chính thức đều là một phần nổi bật của chu kỳ mua hàng. Hóa đơn giúp người bán giữ hồ sơ bán hàng và xác định số lượng hàng hóa đã được nhận hay chưa. 

Người mua cũng có thể theo dõi và khớp với các chi tiết của hàng hóa hoặc dịch vụ được liệt kê trên hóa đơn được nhận. Biên lai có thể giúp khách hàng theo dõi các khoản thanh toán cho công cụ và người bán cũng có thể xác định số tiền mà hóa đơn được nhận và số tiền nào còn tồn đọng.

6. Kết luận

Qua những chia sẻ trên sẽ giúp bạn hiểu hơn về biên lai là gì? Cùng các vấn đề liên quan đến biên lai mà bạn cần biết và có thể tham khảo để biết thêm thông tin cho mình.

Trong thời điểm dịch bệnh đang diễn biến phức tạp, việc chuyển đổi số nhanh chóng đang là vấn đề được rất nhiều khách hàng quan tâm. Quý khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử hay hợp đồng điện tử hãy liên hệ 1900 6680 hoặc truy cập Website nhanhoa.com để được hỗ trợ một cách nhanh chóng nhất nhé!

+ Fanpage: https://www.facebook.com/nhanhoacom

+ Chỉ đường: https://g.page/nhanhoacom

+ Chương trình khuyến mãi mới nhất: https://nhanhoa.com/khuyen-mai.html

————————————————————

CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM NHÂN HÒA

https://nhanhoa.com

Hotline: 1900 6680

Trụ sở chính: Tầng 4 - Tòa nhà 97-99 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội

Tel: (024) 7308 6680 – Email: sales@nhanhoa.com

Chi nhánh TP. Hồ Chí Minh: 270 Cao Thắng (nối dài), Phường 12, Quận 10, Tp.HCM

Tel: (028) 7308 6680 – Email: hcmsales@nhanhoa.com

Chi nhánh Vinh - Nghệ An: Tầng 2 Tòa nhà Sài Gòn Sky, ngõ 26 Nguyễn Thái Học, phường Đội Cung, TP. Vinh, Nghệ An

Tel: 0915221384 – Email: contact@nhanhoa.com