Quản Lý Hóa Đơn Điện Tử

Thực tiễn triển khai hóa đơn điện tử cho thấy, hóa đơn điện tử thực sự là giải pháp tối ưu trong việc tiết kiệm chi phí, thời gian, nguồn nhân lực, rút ngắn những thủ tục hành chính về hóa đơn và quản lý hóa đơn điện tử một cách hiệu quả. HOADON.BIZ là phần mềm hóa đơn điện tử được phát triển bởi Công ty TNHH Phần mềm Nhân Hòa, tuân thủ theo quy định Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

1. Vai trò, lợi ích của việc quản lý hóa đơn điện tử

Hóa đơn là một trong những chứng từ đặc biệt quan trọng trong quản lý tài chính của doanh nghiệp. Đồng thời là cơ sở để cơ quan nhà nước quản lý thuế. Vì thế việc quản lý hóa đơn điện tử là công việc quan trọng và bắt buộc. Hơn nữa, nếu việc quản lý tốt thì sẽ mang lại lợi ích rất lớn cho doanh nghiệp:

- Tiết kiệm thời gian, chi phí.

- Dễ dàng tra cứu, tìm kiếm hóa đơn cũ.

- Báo cáo sử dụng hóa đơn chính xác hơn.

- Đảm bảo sự minh bạch tài chính, thuế cho doanh nghiệp.

- Hạn chế mắc phải các vấn đề pháp lý liên quan đến hóa đơn.

- Tránh được các rắc rối liên quan đến mất, cháy, hỏng hóa đơn.

- Thuận tiện hạch toán, đối chiếu dữ liệu

- Dễ dàng theo dõi tình hình sử dụng hóa đơn

- Hạn chế các rủi ro về pháp lý liên quan đến hóa đơn (giả hóa đơn)

- Phòng tránh các rủi ro về mất cắp dữ liệu

- Tạo điều kiện cho cơ quan thuế kiểm tra dễ dàng, nhanh chóng

2. Nguyên tắc về quản lý hóa đơn điện tử

Nguyên tắc về quản lý hóa đơn điện tử đã được quy định theo Điều 4 trong Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ, các doanh nghiệp cần tuân theo nguyên tắc này để tránh vướng phải những vấn đề pháp lý không đáng có.

Nguyên tắc về quản lý hóa đơn điện tử

- Việc đăng ký, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải tuân thủ quy định pháp luật về giao dịch điện tử, kế toán, thuế và quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

- Dữ liệu hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là cơ sở dữ liệu về hóa đơn điện tử để phục vụ công tác quản lý thuế. Cung cấp thông tin hóa đơn điện tử cho các tổ chức, cá nhân có liên quan.

- Hóa đơn điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử.

- Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền lựa chọn, áp dụng hình thức.

- Lưu trữ hóa đơn điện tử phải đảm bảo yếu tố về tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ. Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán. In được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

- Hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật kế toán, nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được tiêu hủy. Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các thông điệp dữ liệu hóa đơn chưa được tiêu hủy và hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.

3. Hướng dẫn quản lý và lưu trữ quản lý hóa đơn điện tử

Thông thường các đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử sẽ có hệ thống Cloud lưu trữ nhưng để chủ động và an toàn khách hàng có thể tự lưu trữ theo các cách sau:

- Quản lý hóa đơn bằng cách lưu trữ trên Gmail

- Sử dụng Google Drive để quản lý sao lưu và đồng bộ với dữ liệu

Hướng dẫn quản lý và lưu trữ quản lý hóa đơn điện tử

- Sử dụng OneDrive để quản lý và lưu trữ hóa đơn

- Lưu trữ quản lý trên các thiết bị ổ cứng rời (USB, CD, ổ cứng ngoài)

4. Phần mềm hóa đơn điện tử HOADON.BIZ - Người bạn đắc lực của các kế toán thời đại 4.0

Với nhiều tính năng độc đáo, phần mềm hóa đơn điện tử HOADON.BIZ trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho công việc của kế toán. Các khâu như tạo lập, xuất, xử lý các vấn đề liên quan đến hóa đơn đều được thực hiện nhanh chóng, thuận tiện. Đặc biệt, với đội ngũ chuyên viên hỗ trợ 24/7, kế toán sẽ được hỗ trợ tận tình, chuyên nghiệp. Mọi thắc mắc hoặc nếu có nhu cầu cần hướng dẫn về nghiệp vụ, kế toán sẽ được giải đáp kịp thời.

Phần mềm hóa đơn điện tử HOADON.BIZ

Phần mềm hóa đơn điện tử HOADON.BIZ giúp dễ dàng tạo lập, phát hành, quản lý hóa đơn với nhiều tính năng cao cấp, phù hợp, đa dạng loại hình quy mô doanh nghiệp. Chuyển đổi sớm cùng HOADON.BIZ - phần mềm hóa đơn điện tử được phát triển bởi Công ty TNHH Phần Mềm Nhân Hòa – tự hào là một trong những đơn vị cung cấp giải pháp HĐĐT uy tín, chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam.

- Tránh tình trạng quá tải, ùn tắc khi sát thời hạn

- Tiết kiệm tối đa chi phí: Doanh nghiệp không cần đầu tư về cơ sở hạ tầng giúp tối ưu bài toán chi phí.

- An toàn và bảo mật: không xảy ra tình trạng mất hoặc hỏng hóc hóa đơn, hóa đơn được lưu trữ an toàn và bảo mật lên đến 10 năm.

- Phát hành nhanh chóng: hóa đơn điện tử được gửi trực tiếp đến người mua gần như ngay lập tức thông qua các giao dịch điện tử (email, SMS).

- Phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp: quản lý theo mô hình tập trung hoặc phân tán phù hợp với đa dạng mô hình doanh nghiệp.

- Tra cứu hóa đơn và tình hình sử dụng hóa đơn tức thời, chính xác: dữ liệu được đồng bộ giữa các phiên bản và thiết bị cùng sử dụng, do đó bất cứ người dùng nào được.

Như vậy, qua những phân tích ở trên có thể thấy việc quản lý hóa đơn điện tử là một điều vô cùng tất yếu đối với mỗi doanh nghiệp. Do đó cần phải nghiên cứu các cách quản lý hóa đơn điện tử càng sớm càng tốt để có thể đạt được những lợi ích tối đa và tiết kiệm thời gian. Mọi thắc mắc về cách xử lý lỗi sai địa chỉ trên hóa đơn điện tử hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử HOADON.BIZ hoàn toàn miễn phí, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ đến Hotline: 1900 6680

————————————————————

CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM NHÂN HÒA

https://nhanhoa.com

Hotline: 1900 6680

Trụ sở chính: Tầng 4 - Tòa nhà 97-99 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội

Tel: (024) 7308 6680 – Email: sales@nhanhoa.com

Chi nhánh: 270 Cao Thắng (nối dài), Phường 12, Quận 10, Tp.HCM

Tel: (028) 7308 6680 – Email: hcmsales@nhanhoa.com