Thông báo

Ưu đãi

Tin tức

Kỹ thuật

Phát Hành Hóa Đơn Điện Tử Lần Đầu

Tin tức

28/01/2021, 05:26 pm

520

Để có thể sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần tiến hành chuẩn bị hồ sơ và đăng ký phát hành với Chi cục Thuế. Vậy doanh nghiệp cần làm gì để thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu? Trước đây các tổ chức kinh tế bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử sau 5 ngày gửi thông báo phát hành. Tuy nhiên theo Khoản 3 Điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC thì kể từ ngày 12/6/2017, các doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn điện tử 2 ngày gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng nếu không nhận được phản hồi của cơ quan Thuế.

1. Các thủ tục đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử

Theo Điều 14 Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Điều 8 Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định cụ thể như sau:

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định trên truy cập vào cổng thông tin của Tổng cục thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Nội dung thông tin đăng ký theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119.

Các thủ tục đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử

Thời hạn giải quyết:

Trong thời gian 1 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh. Cơ quan Thuế có trách nhiệm gửi thông báo theo mẫu số 02 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử.

Lưu ý trước khi làm Thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu:

- Phải có chữ ký số

- Máy tính đã cài phần mềm HTTK mới nhất để làm thông báo phát hành hóa đơn điện tử trên đây và kết xuất XML

- Quyết định sử dụng hóa đơn và hóa đơn mẫu, phải SCAN đính kèm vào file Word để nộp qua mạng

2. Các bước thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Bước đầu tiên doanh nghiệp cần thực hiện là chuẩn bị hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng.

Hồ sơ bao gồm:

- Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 01, Phụ lục Thông tư 32)

- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo mẫu (Mẫu số 02, Phụ luc ban hành kèm theo Thông tư 32)

- Hóa đơn mẫu (được cung cấp bởi nhà phân phối phần mềm hóa đơn điện tử)

- Doanh nghiệp cần chú ý rằng Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử, thông báo phát hành hóa đơn điện tử và hóa đơn mẫu phải được SCAN và được gộp chung vào một bản dưới định dạng Word. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị một bản Thông báo phát hành hóa đơn điện tử định dạng XML và Chữ ký số (Token).

Để tạo thông báo phát hành hóa đơn điện tử định dạng XML, doanh nghiệp đăng nhập vào phần mềm HTTK và thực hiện lần lượt:

- Chọn mục hóa đơn

- Chọn mục Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC)

- Nhập các thông tin bắt buộc vào Thông báo phát hành

- Chọn “Kết xuất XML”

Bước 2: Đăng ký nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng - file XML

Doanh nghiệp sử dụng trình duyệt truy cập vào địa chỉ nhantokhai.gdt.gov.vn sau đó đăng nhập hệ thống theo MST của doanh nghiệp.

Chọn Tài khoản => Đăng ký thêm tờ khai

Chọn thông báo phát hành hóa đơn => Tiếp tục

Sau khi đã đăng ký xong, doanh nghiệp nộp Thông báo phát hành hóa đơn điện tử bằng cách chọn mục Tờ khai/Tải lên và chọn file thông báo dạng XML.

Bước 3: Nộp quyết định sử dụng hóa đơn điện tử, thông báo phát hành hóa đơn điện tử và hóa đơn mẫu bản Word

Sau khi tải lên thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua Website nhantokhai.gdt.gov.vn, doanh nghiệp vào mục Tra cứu/TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn.

Chọn File Word (file gộp bản SCAN quyết định sử dụng hóa đơn điện tử, thông báo phát hành hóa đơn điện tử và Hóa đơn mẫu) đính kèm và ký nộp.

Bước 4: Kiểm tra thông tin phát hành hóa đơn

Sau 02 ngày kể từ khi đăng ký phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần kiểm tra lại tình trạng phát hành. Để thực hiện điều này, truy cập trang tracuuhoadon.gdt.gov.vn, nếu hiện đầy đủ thông tin hóa đơn thì có nghĩa là doanh nghiệp đã được phép sử dụng hóa đơn đó. Nếu không hiện đầy đủ thông tin hóa đơn thì doanh nghiệp phải in bản cứng để nộp trực tiếp cho Cơ quan Thuế.

Kể từ lần thứ 2 trở đi, nếu không có thay đổi về nội dung và hình thức phát hành, doanh nghiệp không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu mà chỉ cần làm thông báo phát hành hóa đơn. Doanh nghiệp cũng cần chú ý “không” được phép sử dụng hóa đơn trước khi hoàn tất thông báo phát hành hóa đơn để tránh bị xử phạt hành chính.

Đối với các doanh nghiệp mới thành lập, hoặc đã thành lập một thời gian nhưng chưa phát hành hóa đơn thì Chi cục Thuế sẽ tiến hành kiểm tra tình trạng doanh nghiệp. Các doanh nghiệp đã từng sử dụng hóa đơn giấy hoặc tự in sẽ không cần thông qua bước này.

3. Doanh nghiệp có thể tìm kiếm hỗ trợ giải đáp thắc mắc về hóa đơn điện tử ở đâu?

Mặc dù việc đáp ứng các yêu cầu để triển khai hóa đơn điện tử cũng giống như hoàn thiện hồ sơ đăng ký sử dụng và phát hành không quá phức tạp nhưng nhiều đơn vị vẫn cảm thấy bỡ ngỡ và mất nhiều thời gian. Chính vì vậy, đơn vị nên hợp tác cùng các công ty cung ứng phần mềm hóa đơn điện tử HOADON.BIZ uy tín để được trả lời, giải đáp thắc mắc kịp thời.

4. Dịch vụ hóa đơn điện tử tại Công ty TNHH Phần mềm Nhân Hòa

Phần mềm hóa đơn điện tử HOADON.BIZ giúp dễ dàng tạo lập, phát hành, quản lý hóa đơn với nhiều tính năng cao cấp, phù hợp, đa dạng loại hình quy mô doanh nghiệp. Chuyển đổi sớm cùng HOADON.BIZ - phần mềm hóa đơn điện tử được phát triển bởi Công ty TNHH Phần Mềm Nhân Hòa – tự hào là một trong những đơn vị cung cấp giải pháp HĐĐT uy tín, chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam.

Dịch vụ hóa đơn điện tử tại Công ty TNHH Phần mềm Nhân Hòa

- Tránh tình trạng quá tải, ùn tắc khi sát thời hạn.

- Tiết kiệm tối đa chi phí: Doanh nghiệp không cần đầu tư về cơ sở hạ tầng giúp tối ưu bài toán chi phí.

- An toàn và bảo mật: không xảy ra tình trạng mất hoặc hỏng hóc hóa đơn, hóa đơn được lưu trữ an toàn và bảo mật lên đến 10 năm.

- Phát hành nhanh chóng: hóa đơn điện tử được gửi trực tiếp đến người mua gần như ngay lập tức thông qua các giao dịch điện tử (email, SMS).

- Phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp: quản lý theo mô hình tập trung hoặc phân tán phù hợp với đa dạng mô hình doanh nghiệp.

- Tra cứu hóa đơn và tình hình sử dụng hóa đơn tức thời, chính xác: dữ liệu được đồng bộ giữa các phiên bản và thiết bị cùng sử dụng, do đó bất cứ người dùng nào được.

Mọi thắc mắc về cách xử lý lỗi sai địa chỉ trên hóa đơn điện tử hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử HOADON.BIZ hoàn toàn miễn phí, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ đến Hotline: 1900 6680

Bảng giá chi tiết dịch vụ hóa đơn điện tử tại Nhân Hòa