Lưu Trữ Hóa Đơn Điện Tử

Hóa đơn điện tử đang là một trong những phương thức thanh toán phổ biến nhất hiện nay bởi sự tiện lợi và nhanh chóng của nó. Một trong những ưu điểm nổi bật của phương thức thanh toán này là khả năng bảo quản và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử. Trong bài viết dưới đây Nhân Hòa xin giải đáp chi tiết các vấn đề về lưu trữ hóa đơn điện tử.

1. Tại sao phải lưu trữ hóa đơn điện tử

Theo luật kế toán và giao dịch điện tử, bên bán vẫn cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử trong vòng 10 năm giống như lưu trữ hóa đơn giấy. Việc lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử cũng sẽ giúp bên mua chủ động hơn, tránh tình trạng phụ thuộc vào tình trạng website/phần mềm hóa đơn điện tử bên bán sử dụng.

Định dạng của hóa đơn điện tử của doanh nghiệp bán hàng cần lưu trữ song song 2 file PDF và XML:

- Trong đó file PDF là bản thể hiện của hóa đơn và XML là file dữ liệu hóa đơn

- File XML là file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi

- File PDF thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của hóa đơn điện tử, có dạng như một tờ hóa đơn thông thường

Tuy nhiên file PDF không có giá trị pháp lý do chỉ là bản thể hiện của file XML. 

2. Quy định về việc lưu trữ hóa đơn điện tử

Theo quy định của cơ quan thuế, hóa đơn sau khi được khởi tạo cần phải được lưu trữ theo thời hạn quy định của Luật kế toán, thông thường là 10 năm.

 Tại Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định việc lưu trữ hóa đơn điện tử được tiến hành như sau:

“Người bán, người mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán. Lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên. 

Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến.”

Quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử

Để tránh tình trạng mất dữ liệu hóa đơn do nhiễm virus máy tính hoặc có sự cố kỹ thuật ngoài ý muốn, các doanh nghiệp nên hợp tác với đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín thông quan các chứng chỉ về an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu.

3. Điều kiện lưu trữ hóa đơn điện tử

Trước khi tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đảm bảo hóa đơn điện tử đáp ứng được một số yêu cầu sau đây:

- Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử. Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử

- Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết. Tuân thủ theo các quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ: nội dung này được quy định theo Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn quy định về hóa đơn theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP

Các quy định quan trọng mà doanh nghiệp nên lưu ý là các loại hóa đơn, nội dung trên hóa đơn đã lập, các thông tin về tạo và phát hành hóa đơn,...

Về hình thức hóa đơn, hóa đơn lưu trữ phải đảm bảo hình thức giống với khuôn dạng theo mẫu ban hành và nội dung như hóa đơn điện tử được lập hay gửi đi để thể hiện tính chính xác tuyệt đối của hóa đơn cũng như đảm bảo chất lượng công việc. 

Về thông tin trên hóa đơn, hóa đơn điện tử được lưu trữ theo trình tự chặt chẽ, có đủ thông tin về ngày, giờ, người khởi tạo khi tiến hành khởi tạo và thiết lập theo đúng quy định.

4. Hướng dẫn lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định

- Đối với hóa đơn mua vào

+ Tạo một email riêng để lưu hóa đơn và thông báo email này tới tất cả bên bán. Đồng thời email này sẽ được cài đặt để chuyển tiếp về email cấp quản lý

+ Lập thư mục Google Drive với chính email lưu nhận hóa đơn đó

+ Khi nhận được email kế toán tải xuống lưu trữ tại thư mục trên máy tính. Đổi tên file hóa đơn đó tương ứng với MST, tên người bán, số hóa đơn

+ Sau đó mở hóa đơn ra kiểm tra sơ bộ và cập nhật một số thông tin trên tờ hóa đơn vào một file Excel như: MST người bán, mã tra cứu hóa đơn và chèn link trỏ tới hóa đơn đó thể hiện tra cứu khi cần

+ Đồng bộ thư mục máy tính chứa hóa đơn lên Google Drive

Hướng dẫn lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định

- Đối với hóa đơn bán ra

+ Khi lập phiếu trước khi ký nên bật chế độ xem trước để kiểm tra các thông tin trên hóa đơn như: tên khách hàng và các chỉ tiêu hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, VAT, số tiền bằng chữ,...

+ Sau khi ký hóa đơn xong thì xem lại lần nữa trước khi gửi cho khách hàng để tránh sai sót

+ Thực hiện lưu trữ hóa đơn vào một thư mục trên máy tính: cập nhật một số nội dung trên hóa đơn điện tử đó vào một file Excel như: tên khách hàng, MST, số tiền trước VAT, sau VAT, mã tra cứu. Đồng thời, kế toán nên chèn link trỏ tới hóa đơn này để tiện tra cứu khi cần

+ Thư mục chứa file Excel này cũng nên được đồng bộ với Google Drive để đảm bảo an toàn dữ liệu

5. Dịch vụ hóa đơn điện tử tại Công ty TNHH Phần mềm Nhân Hòa

Phần mềm hóa đơn điện tử HOADON.BIZ giúp dễ dàng tạo lập, phát hành, quản lý hóa đơn với nhiều tính năng cao cấp, phù hợp, đa dạng loại hình quy mô doanh nghiệp. Chuyển đổi sớm cùng HOADON.BIZ - phần mềm hóa đơn điện tử được phát triển bởi Công ty TNHH Phần Mềm Nhân Hòa – tự hào là một trong những đơn vị cung cấp giải pháp HĐĐT uy tín, chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam.

Dịch vụ hóa đơn điện tử tại Công ty TNHH Phần mềm Nhân Hòa

- Tránh tình trạng quá tải, ùn tắc khi sát thời hạn

- Tiết kiệm tối đa chi phí: Doanh nghiệp không cần đầu tư về cơ sở hạ tầng giúp tối ưu bài toán chi phí.

- An toàn và bảo mật: không xảy ra tình trạng mất hoặc hỏng hóc hóa đơn, hóa đơn được lưu trữ an toàn và bảo mật lên đến 10 năm.

- Phát hành nhanh chóng: hóa đơn điện tử được gửi trực tiếp đến người mua gần như ngay lập tức thông qua các giao dịch điện tử (email, SMS).

- Phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp: quản lý theo mô hình tập trung hoặc phân tán phù hợp với đa dạng mô hình doanh nghiệp.

- Tra cứu hóa đơn và tình hình sử dụng hóa đơn tức thời, chính xác: dữ liệu được đồng bộ giữa các phiên bản và thiết bị cùng sử dụng, do đó bất cứ người dùng nào được.

Mọi thắc mắc về cách xử lý lỗi sai địa chỉ trên hóa đơn điện tử hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử HOADON.BIZ hoàn toàn miễn phí, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ đến Hotline: 1900 6680

Bảng giá chi tiết dịch vụ hóa đơn điện tử tại Nhân Hòa

————————————————————

CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM NHÂN HÒA

https://nhanhoa.com

Hotline: 1900 6680

Trụ sở chính: Tầng 4 - Tòa nhà 97-99 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội

Tel: (024) 7308 6680 – Email: sales@nhanhoa.com

Chi nhánh: 270 Cao Thắng (nối dài), Phường 12, Quận 10, Tp.HCM

Tel: (028) 7308 6680 – Email: hcmsales@nhanhoa.com