Hóa Đơn Tự In

Hóa đơn tự in là xu hướng hóa đơn hiện đại đang được áp dụng ở rất nhiều các đơn vị, doanh nghiệp. Vậy để sử dụng hóa đơn tự in, doanh nghiệp cần quan tâm đến những vấn đề gì? Công ty TNHH Phần mềm Nhân Hòa xin được chia sẻ với bạn đọc qua bài viết: hóa đơn tự in và những điều doanh nghiệp cần lưu ý.

1. Hóa đơn tự in là gì?

Hóa đơn tự in là hóa đơn do các tổ chức kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hóa cung ứng dịch vụ. 

Hóa đơn tự in là gì?

Hóa đơn tự in vẫn thể hiện đầy đủ bản chất của hóa đơn là chứng từ do người lập bán ra, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật. Ngoài hóa đơn tự in, hiện nay pháp luật còn ghi các hình thức hóa đơn khác, đó là hóa đơn điện tử và hóa đơn đặt in. 

2. Điều kiện đối với các đối tượng sử dụng hóa đơn tự in 

Theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định, đối tượng được tạo hóa đơn tự in bao gồm:

- Các doanh nghiệp, đơn vị sự nghiệp được tạo ra hóa đơn kể từ khi có mã số thuế

+ Doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật trong khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất, khu công nghệ cao

+ Các đơn vị sự nghiệp công lập có sản xuất, kinh doanh theo quy định của pháp luật

+ Doanh nghiệp, ngân hàng có mức vốn điều lệ từ 15 tỷ đồng trở lên tính theo số vốn đã góp đến thời điểm thông báo phát hành hóa đơn, bao gồm cả chi nhánh, đơn vị trực thuộc khác tỉnh, thành phố với trụ sở chính có thực hiện kê khai, nộp thuế GTGT. 

Điều kiện đối với các đối tượng sử dụng hóa đơn

- Doanh nghiệp mới thành lập từ ngày 01/06/2014 có vốn điều lệ dưới 15 tỷ đồng

Đây là doanh nghiệp sản xuất, dịch vụ có thực hiện đầu tư mua sắm tài sản cố định, máy móc, thiết bị có giá trị từ 1 tỷ đồng trở lên ghi trên hóa đơn mua tài sản cố định, máy móc, thiết bị tại thời điểm thông báo phát hành hóa đơn được tự in hóa đơn để sử dụng cho việc bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ nếu có đủ các điều kiện sau:

+ Đã được cấp mã số thuế 

+ Có doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ

+ Có hệ thống thiết bị đảm bảo cho việc in và lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ 

+ Là đơn vị kế toán theo quy định của Luật Kế toán và có phần mềm tự in hóa đơn đảm bảo định kỳ hàng tháng dữ liệu từ phần mềm tự in hóa đơn phải được chuyển vào sổ kế toán để hạch toán doanh thu và kê khai trên Tờ khai thuế GTGT gửi cơ quan thuế

+ Không bị xử phạt vi phạm pháp luật về thuế mà tổng số tiền phạt vi phạm pháp luật về thuế dưới 50 triệu đồng trong vòng 365 ngày tính liên tục từ ngày thông báo phát hành hóa đơn tự in lần đầu trở về trước

+ Có văn bản đề nghị sử dụng hóa đơn tự in và được cơ quan thuế quản lý trực tiếp xác nhận đủ điều kiện. 

3. Hóa đơn tự in có cần đóng dấu không? 

Với câu hỏi hóa đơn tự in có cần đóng dấu hay không thì câu trả lời sẽ là: Hóa đơn tự in cũng cần phải có đóng dấu của người mua và ký tên của người bán, ngoại trừ một số trường hợp không cần thiết theo quy định của pháp luật.

Hóa đơn tự in có cần đóng dấu không?

Cụ thể, quy định một số trường hợp hóa đơn tự in không cần đóng dấu như sau:

- Trường hợp hóa đơn tự in được in từ thiết bị của bên được uỷ nhiệm hoặc hóa đơn điện tử thì không phải đóng dấu của đơn vị ủy nhiệm. Lưu ý việc ủy nhiệm phải được xác định bằng văn bản giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm

- Tổ chức kinh doanh có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải dấu của người bán trong trường hợp: Hóa đơn điện; HĐ nước; HĐ dịch vụ viễn thông; HĐ dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in theo quy định.

- Hóa đơn tự in của tổ chức kinh doanh siêu thị, trung tâm thương mại được thành lập theo quy định của pháp luật không nhất thiết phải có chữ ký của người mua, dấu của người bán.

- Trên tem, vé có mệnh giá in sẵn không nhất thiết phải có chữ ký người bán, đóng dấu của người bán.

- Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn với số lượng lớn, chấp hành tốt pháp luật thuế, căn cứ đặc điểm hoạt động kinh doanh và trên cơ sở đề nghị của doanh nghiệp, Cục thuế xem xét và có văn bản hướng dẫn về hóa đơn không nhất thiết phải có dấu của người bán.

- Một số trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính:

Thông thường, các hóa đơn không đủ chỉ tiêu sẽ được xem như không hợp lệ và sẽ bị xuất toán khi kiểm tra thuế. Do đó, doanh nghiệp cần phải kiểm tra kỹ và hết sức lưu ý xem hóa đơn tự in đang dùng có cần đóng dấu hay không để tránh vi phạm.

4. Các tổ chức, doanh nghiệp được tạo hóa đơn tự in cần tuân thủ những nguyên tắc nào?

Việc đặt ra các nguyên tắc trong các quan hệ pháp luật là điều luôn được chú trọng nhằm tạo sự thống nhất trong một vấn đề pháp lý. Tương tự các vấn đề pháp lý, các tổ chức được tạo hóa đơn tự in sử dụng chương trình tự in hóa đơn từ các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác cần đảm bảo nguyên tắc sau:

- Việc đánh số thứ tự trên hóa đơn được thực hiện tự động. Mối liên hệ của một số hóa đơn chỉ được in ra một lần, nếu in ra từ lần thứ 2 trở đi phải thể hiện là bản sao

- Phần mềm ứng dụng để in hóa đơn phải đảm bảo yêu cầu về bảo mật bằng việc phân quyền cho người sử dụng, người không được phân quyền sử dụng không được can thiệp làm thay đổi dữ liệu trên ứng dụng.

Các tổ chức, doanh nghiệp được tạo hóa đơn tự in cần tuân thủ những nguyên tắc nào?

5. Hướng dẫn phân biệt hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in và hóa đơn điện tử

Nhằm tạo ra sự thuận tiện trong việc sử dụng và kê khai, hóa đơn điện tử cũng được chia thành 3 loại đó là hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in và hóa đơn điện tử. Tuy nhiên việc người bán và người mua nhận biết được các loại hóa đươn trên vẫn còn đang là một câu hỏi. 

Hướng dẫn phân biệt hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in và hóa đơn điện tử

Cụ thể:

- Hóa đơn tự in: là loại hóa đơn mà các cơ sở kinh doanh tự in bằng cách sử dụng máy tính, máy in, các thiết bị hiện đại để tạo ra chứ không phải là loại hóa đơn do cơ quan thuế phát hành. Các cơ sở kinh doanh dùng hóa đơn tự in trong quá trình buôn bán, trao đổi các sản phẩm, dịch vụ của họ.

- Hóa đơn đặt in: là hóa đơn mà các doanh nghiệp đặt hàng với một đơn vị chuyên in ấn để in ra. Hóa đơn đặt in có 2 dạng: đóng quyển và hệ thống giấy in liên tục. Sau khi đã có được kết quả, doanh nghiệp đó có thể lựa chọn hình thức viết tay hoặc sử dụng máy in kim để in hóa đơn giao cho khách hàng

- Hóa đơn điện tử: là loại hóa đơn được tạo lập và xử lý hoàn toàn trên hệ thống máy tính của các tổ chức, doanh nghiệp. Các cơ sở kinh doanh này đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và hóa đơn bán hàng của họ sẽ được lưu trên máy tính của các bên liên quan theo đúng quy định của pháp luật…

6. Dịch vụ hóa đơn điện tử tại Công ty TNHH Phần mềm Nhân Hòa

Phần mềm hóa đơn điện tử HOADON.BIZ giúp dễ dàng tạo lập, phát hành, quản lý hóa đơn với nhiều tính năng cao cấp, phù hợp, đa dạng loại hình quy mô doanh nghiệp. Chuyển đổi sớm cùng HOADON.BIZ - phần mềm hóa đơn điện tử được phát triển bởi Công ty TNHH Phần Mềm Nhân Hòa – tự hào là một trong những đơn vị cung cấp giải pháp HĐĐT uy tín, chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam.

Dịch vụ hóa đơn điện tử tại Công ty TNHH Phần mềm Nhân Hòa

- Tránh tình trạng quá tải, ùn tắc khi sát thời hạn

- Tiết kiệm tối đa chi phí: Doanh nghiệp không cần đầu tư về cơ sở hạ tầng giúp tối ưu bài toán chi phí.

- An toàn và bảo mật: không xảy ra tình trạng mất hoặc hỏng hóc hóa đơn, hóa đơn được lưu trữ an toàn và bảo mật lên đến 10 năm.

- Phát hành nhanh chóng: hóa đơn điện tử được gửi trực tiếp đến người mua gần như ngay lập tức thông qua các giao dịch điện tử (email, SMS).

- Phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp: quản lý theo mô hình tập trung hoặc phân tán phù hợp với đa dạng mô hình doanh nghiệp.

- Tra cứu hóa đơn và tình hình sử dụng hóa đơn tức thời, chính xác: dữ liệu được đồng bộ giữa các phiên bản và thiết bị cùng sử dụng, do đó bất cứ người dùng nào được.

Mọi thắc mắc về cách xử lý lỗi sai địa chỉ trên hóa đơn điện tử hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử HOADON.BIZ hoàn toàn miễn phí, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ đến Hotline: 1900 6680

Bảng giá cho tiết dịch vụ hóa đơn điện tử tại Nhân Hòa

————————————————————

CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM NHÂN HÒA

https://nhanhoa.com

Hotline: 1900 6680

Trụ sở chính: Tầng 4 - Tòa nhà 97-99 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội

Tel: (024) 7308 6680 – Email: sales@nhanhoa.com

Chi nhánh: 270 Cao Thắng (nối dài), Phường 12, Quận 10, Tp.HCM

Tel: (028) 7308 6680 – Email: hcmsales@nhanhoa.com