Thông báo

Ưu đãi

Tin tức

Kỹ thuật

Hóa Đơn Điện Tử - Thay Đổi Nhỏ, Lợi Ích Lớn

Tin tức

15/01/2021, 04:56 pm

417

Trong thời kỳ bùng nổ phát triển về công nghệ thông tin như hiện nay, các doanh nghiệp, các tổ chức lớn đang hướng đến việc sử dụng hóa đơn điện tử để tiết kiệm thời gian cũng như tính bảo mật an toàn cho các hóa đơn nghiêm ngặt hơn. Mặc dù hiện nay gần 88% doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Hà Nội đã triển khai hóa đơn điện tử song bên cạnh đó vẫn còn những doanh nghiệp vẫn chưa “mặn mà” với dịch vụ này. Cùng Nhân Hòa tìm hiể các thông tin về hóa đơn điện tử trong bài viết sau đây.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là dòng hóa đơn mới được Bộ Tài chính áp dụng cho những doanh nghiệp, tổ chức hiện nay để thay thế cho việc phát hành và sử dụng hóa đơn giấy. Điều này giúp cho việc quản lý và lưu trữ thông tin được tiện ích hơn, mang lại hiệu quả, thành công cho việc kinh doanh của công ty cũng như giúp cho việc tính toán thuế được dễ dàng hơn.

Hóa đơn điện tử là gì?

Theo Khoản 1 Điều 3 Thông tư số 32/2011/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính đã quy định:

Hóa đơn điện tử là tập hợp những thông tin dữ liệu về kinh doanh hàng hóa, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Hóa đơn điện tử phải đảm bảo hai nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và theo trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

2. Phân loại hóa đơn điện tử:

Hóa đơn điện tử được chia thành 5 loại hóa đơn chính:

- Hóa đơn xuất khẩu

- Hóa đơn giá trị gia tăng

- Hóa đơn bán hàng

- Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng,... hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan

- Hóa đơn khác bao gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm...

4. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử:

- Các đơn vị tổ chức, doanh nghiệp: phát hành với số lượng hóa đơn lớn như Điện, Nước, Viễn thông, Truyền hình…

- Các đơn vị có nhiều chi nhánh tại nhiều Tỉnh/Thành phố

- Các đơn vị có khách hàng không tập trung ở nhiều Tỉnh/Thành phố

- Các doanh nghiệp xuất HĐĐT theo yêu cầu của ngành Thuế

5. Điều kiện để doanh nghiệp có thể phát hành hóa đơn điện tử:

Theo Khoản 2 Điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC, người bán hàng hóa, dịch vụ khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng các điều kiện như sau:

- Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện, đã và đang thực hiện giao dịch điện tử khai thuế với cơ quan Thuế

- Có địa điểm, đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử

- Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định

Điều kiện để doanh nghiệp có thể phát hành hóa đơn điện tử

- Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật

- Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm kế toán tại thời điểm lập hoá đơn

- Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ

3. Những lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử:

Những lợi ích có thể thấy ngay khi sử dụng hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp không chỉ mang đến những phương pháp tốt nhất mà việc quản lý hóa đơn điện tử còn diễn ra nhanh chóng và an toàn hơn. Cụ thể, những lợi ích ấy mang lại cho doanh nghiệp các yếu tố về lợi thế như:

- Tiết kiệm chi phí, thời gian giúp giảm chi phí in ấn, gửi, bảo quản, lưu trữ, khai thác hóa đơn

- Quản lý một cách dễ dàng các hoạt động hạch toán, kế toán, đơn giản hóa việc quyết toán thuế của Công ty

- Giảm thiểu được nguy cơ gây nên ô nhiễm môi trường, đơn giản hóa việc quản lý, thống kê, tìm kiếm hóa đơn và phát hành một cách nhanh chóng

- Độ bảo mật an toàn, nghiêm ngặt hơn hóa đơn giấy, tăng tính an toàn cho hóa đơn điện tử có thể sao chép thành nhiều bản khác nhau, tránh được những rủi ro, thất lạc, hư hỏng hóa đơn

6. Phần mềm hóa đơn điện tử HOADON.BIZ - Người bạn đắc lực của các kế toán thời đại 4.0

Phần mềm hóa đơn điện tử HOADON.BIZ giúp dễ dàng tạo lập, phát hành, quản lý hóa đơn với nhiều tính năng cao cấp, phù hợp, đa dạng loại hình quy mô doanh nghiệp. Chuyển đổi sớm cùng HOADON.BIZ - phần mềm hóa đơn điện tử được phát triển bởi Công ty TNHH Phần Mềm Nhân Hòa – tự hào là một trong những đơn vị cung cấp giải pháp HĐĐT uy tín, chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam.

Phần mềm hóa đơn điện tử HOADON.BIZ

- Tránh tình trạng quá tải, ùn tắc khi sát thời hạn

- Tiết kiệm tối đa chi phí: Doanh nghiệp không cần đầu tư về cơ sở hạ tầng giúp tối ưu bài toán chi phí

- An toàn và bảo mật: không xảy ra tình trạng mất hoặc hỏng hóc hóa đơn, hóa đơn được lưu trữ an toàn và bảo mật lên đến 10 năm

- Phát hành nhanh chóng: hóa đơn điện tử được gửi trực tiếp đến người mua gần như ngay lập tức thông qua các giao dịch điện tử (email, SMS)

- Phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp: quản lý theo mô hình tập trung hoặc phân tán phù hợp với đa dạng mô hình doanh nghiệp

- Tra cứu hóa đơn và tình hình sử dụng hóa đơn tức thời, chính xác: dữ liệu được đồng bộ giữa các phiên bản và thiết bị cùng sử dụng, do đó bất cứ người dùng nào được

Trên đây là bài viết tổng hợp một số thông tin và kiến thức về hóa đơn điện tử. Mọi thắc mắc về cách xử lý lỗi sai địa chỉ trên hóa đơn điện tử hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử HOADON.BIZ hoàn toàn miễn phí, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ đến Hotline: 1900 6680

Bảng giá chi tiết dịch vụ hóa đơn điện tử tại Nhân Hòa