Hóa Đơn Điện Tử Mẫu

Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo các quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Vậy một bản hóa đơn điện tử có đầy đủ các thông tin theo nội dung tư vấn của Tổng cục Thuế sẽ gồm những nội dung gì và có các loại nào? Mẫu hóa đơn điện tử nào được coi là hợp lệ, hợp pháp?

Dưới đây, Công ty TNHH Phần mềm Nhân Hòa xin được cung cấp một vài mẫu hóa đơn điện tử có giao diện đẹp để các bạn tham khảo.

1. Quy định mới nhất về sử dụng hóa đơn điện tử

- Quy định 1: Nguyên tắc và điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử

Dựa trên Điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC, các tổ chức, doanh nghiệp cần đáp ứng một số điều kiện và tuân theo các nguyên tắc khi chuyển sang sử dụng hình thức hóa đơn điện tử. 

Cụ thể các nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:

+ Bên bán hàng phải có thông báo gửi bên mua bao gồm định dạng hóa đơn điện tử, cách thức truyền nhận hóa đơn giữa 2 bên. 

+ Các bên liên quan bao gồm bên bán, bên mua và đơn vị trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử (nếu có). Các đơn vị này tự thỏa thuận với nhau về các yêu cầu kỹ thuật và điều kiện đảm bảo tính toàn vẹn của hóa đơn điện tử.

Các điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:

+ Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử với cơ quan thuế hoặc trong hoạt động ngân hàng

+ Có địa điểm hoặc đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin thỏa mãn yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử

+ Có đội ngũ kỹ thuật viên có thể xử lý các yêu cầu về khởi tạo, lập và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định 

+ Có chữ ký điện tử theo quy định 

+ Có phần mềm bán hàng và dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử có thể tự động chuyển vào mềm mềm (hay cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn

+ Sở hữu quy trình sao lưu, lưu trữ và khôi phục dữ liệu với chất lượng tối thiểu theo quy định cụ thể:

Hệ thống lưu trữ dữ liệu có thể đáp ứng hoặc có thể chứng minh là tương thích cùng các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu

Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu để đảm bảo khi chẳng may gặp sự cố

Xem thêm: Phân biệt chữ ký số và chứng thư số

- Quy định 2: Quy định về thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Quy định mới nhất từ Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 đã bãi bỏ khoản 2 và khoản 4 Điều 35 Nghị định 119/2020/NĐ-CP về quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 1/11/2020.

- Quy định 3: Quy định về nội dung của hóa đơn điện tử

Theo Điều 6 Thông tư 32/2011/TT-BTC, Điều 6 Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC, nội dung của hóa đơn điện tử bắt buộc phải bao gồm:

+ Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu và số thứ tự hóa đơn

+ Tên, địa chỉ và mã số thuế của bên bán

+ Tên, địa chỉ và mã số thuế của bên mua

+ Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền được ghi bằng cả chữ và số

Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn GTGT, dòng đơn giá là giá hàng chưa tính thuế GTGT nên cần phải có thêm dòng thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT và tổng số tiền thanh toán ghi bằng cả chữ và số. 

+ Chữ ký số, chữ ký điện tử của bên mua (nếu là đơn vị kế toán) và bên bán theo quy định của pháp luật

+ Thời điểm lập và gửi hóa đơn (theo ngày, tháng, năm)

+ Mã xác thực của cơ quan thuế nếu đơn vị sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực.

Tuy nhiên có một số trường hợp hóa đơn điện tử không cần đáp ứng đầy đủ các nội dung như trên. Cụ thể đó là các loại hóa đơn bao gồm:

+ Hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký của bên mua (bao gồm cả trường hợp bán hàng cho khách ở nước ngoài)

+ Hóa đơn điện tử bán hàng tại trung tâm thương mại, siêu thị không cần phải có chữ ký số của người mua nếu là những cá nhân không kinh doanh

+ Hóa đơn điện tử bán xăng dầu (khách không phải cá nhân kinh doanh) không cần phải có các chỉ tiêu thứ nhất, thứ 3, thứ 5 và thuế suất thuế GTGT

+ Tem, vé, thẻ không cần phải có chữ ký điện tử, chữ ký số của bên bán (trừ trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế), không cần có tên, địa chỉ, mã số thuế của bên mua, không cần có tiền thuế, thuế suất thuế GTGT. Nếu tem, vé, thẻ điện tử đã có mệnh giá thì không cần có đơn vị tính, số lượng và đơn giá. 

và còn một số loại hóa đơn khác. 

- Quy định 4: Quy định về hóa đơn chuyển đổi

Dựa theo khoản 2, 3, 4 thuộc Điều 12 của Thông tư 32/2011/TT-BTC, hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy với bất kỳ mục đích gì cũng phải đáp ứng các điều kiện sau:

+ Hóa đơn chuyển đổi phải bảo toàn trọn vẹn nội dung so với hóa đơn gốc

+ Trên hóa đơn chuyển đổi phải có chữ “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”

+ Hóa đơn chuyển đổi phải có đầy đủ chữ ký, họ tên người thực hiện chuyển đổi

2. Yêu cầu về hóa đơn điện tử theo quy định

Theo Điều 5 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định loại hóa đơn điện tử như sau:

- Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT): là loại hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.

- Hóa đơn bán hàng: là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. 

- Các loại hóa đơn khác bao gồm: tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung quy định tại Điều 6 Nghị định này.

3. Mẫu hóa đơn điện tử dùng để làm gì?

Mẫu hóa đơn điện tử là một trong 3 loại mẫu cần phải nộp cho cơ quan Thuế khi doanh nghiệp tiến hành lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử. Hơn nữa, mẫu hóa đơn này sẽ được dùng chung cho toàn bộ các hóa đơn phát hành khi doanh nghiệp cung ứng hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng. 

4. Các loại mẫu hóa đơn điện tử

Theo Khoản 5 Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC, Bộ Tài Chính đã khẳng định các mẫu của một số loại hóa đơn kèm theo tại Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư số 68/2019/TT-BTC có tính chất tham khảo chứ không bắt buộc. 

- Hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:

a. HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG: là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn GTGT trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

b. HÓA ĐƠN BÁN HÀNG: là hóa đơn áp dụng đối với người bán hang hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Hóa đơn bán hang tỏng tường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

c. CÁC LOẠI HÓA ĐƠN KHÁC, bao gồm: tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung quy định tại Điều 6 Nghị định này.

- Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử:

Theo Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử như sau

Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4 để phản ánh các loại hóa đơn như sau:

+ Số 1: Phản ánh hóa đơn Giá trị gia tang

+ Số 2: Phản ánh hóa đơn bán hang

+ Số 3: Phản ánh loại Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử

+ Số 4: Phản ánh các loại hóa đơn khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử,…

- Ký hiệu hóa đơn điện tử:

Ký hiệu hóa đơn là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và số thể hiện ký hiệu hóa đơn để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn của cơ quan thuế hoặc hóa đơn không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng.

Tại bản thể hiện hóa đơn điện tử, ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hoá đơn được thể hiện ở phía trên bên phải của hóa đơn hoặc ở vị trí dễ nhận biết.

Ngoài nội dung theo hướng dẫn nêu trên, doanh nghiệp tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh có thể tạo thêm thông tin về biểu trưng hay logo để thể hiện nhãn hiệu, thương hiệu hay hình ảnh đại diện của người bán.

Đối với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử trên phiếu thể hiện các thông tin liên quan lệnh điều động nội bộ, người nhận hang, người xuất hang, địa chỉ kho xuất, địa chỉ kho nhận, phương tiện vận chuyển cụ thể.

5. Dịch vụ hóa đơn điện tử tại Công ty TNHH Phần mềm Nhân Hòa

Phần mềm hóa đơn điện tử HOADON.BIZ giúp dễ dàng tạo lập, phát hành, quản lý hóa đơn với nhiều tính năng cao cấp, phù hợp, đa dạng loại hình quy mô doanh nghiệp. Chuyển đổi sớm cùng HOADON.BIZ - phần mềm hóa đơn điện tử được phát triển bởi Công ty TNHH Phần Mềm Nhân Hòa – tự hào là một trong những đơn vị cung cấp giải pháp HĐĐT uy tín, chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam.

- Tránh tình trạng quá tải, ùn tắc khi sát thời hạn

- Tiết kiệm tối đa chi phí: Doanh nghiệp không cần đầu tư về cơ sở hạ tầng giúp tối ưu bài toán chi phí.

- An toàn và bảo mật: không xảy ra tình trạng mất hoặc hỏng hóc hóa đơn, hóa đơn được lưu trữ an toàn và bảo mật lên đến 10 năm.

- Phát hành nhanh chóng: hóa đơn điện tử được gửi trực tiếp đến người mua gần như ngay lập tức thông qua các giao dịch điện tử (email, SMS).

- Phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp: quản lý theo mô hình tập trung hoặc phân tán phù hợp với đa dạng mô hình doanh nghiệp.

- Tra cứu hóa đơn và tình hình sử dụng hóa đơn tức thời, chính xác: dữ liệu được đồng bộ giữa các phiên bản và thiết bị cùng sử dụng, do đó bất cứ người dùng nào được.

Mẫu hóa đơn điện tử tại Nhân Hòa:

Xem bảng giá tại đây

Mọi thắc mắc về cách xử lý lỗi sai địa chỉ trên hóa đơn điện tử hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử HOADON.BIZ hoàn toàn miễn phí, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ đến Hotline: 1900 6680

————————————————————

CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM NHÂN HÒA

https://nhanhoa.com

Hotline: 1900 6680

Trụ sở chính: Tầng 4 - Tòa nhà 97-99 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội

Tel: (024) 7308 6680 – Email: sales@nhanhoa.com

Chi nhánh: 270 Cao Thắng (nối dài), Phường 12, Quận 10, Tp.HCM

Tel: (028) 7308 6680 – Email: hcmsales@nhanhoa.com