Hóa Đơn Điện Tử Không Có Mã Xác Thực

Hóa đơn điện tử có mã xác thực là một trong những phương thức điện tử có chức năng lập - xuất hóa đơn, tập hợp và quản lý dữ liệu về bán hàng hóa, dịch vụ và có nhiều điểm khác biệt mà doanh nghiệp cần nắm rõ để triển khai một cách chính xác. Vậy hóa đơn điện tử có mã xác thực là gì? Đối tượng, nội dung của hóa đơn điện tử và xử lý hóa đơn điện tử không có mã xác thực khi xảy ra sai sót như thế nào? Nhân Hòa xin giải đáp những thắc mắc của bạn đọc trong bài viết dưới đây.

1. Hóa đơn điện tử không có mã xác thực là gì? Tại sao trên hóa đơn điện tử lại có mã xác thực?

- Khái niệm hóa đơn điện tử không có mã xác thực

Hóa đơn điện tử không có mã xác thực là hoá đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

- Tại sao trên hóa đơn điện tử lại có mã xác thực?

Một trong những lý do cần thiết bắt buộc phải có mã xác thực đó là mã xác thực sẽ giúp quản lý hóa đơn một cách hiệu quả, không cần lo lắng về vấn về việc thất lạc cũng như các vấn đề rách, hỏng hóa đơn. Hơn nữa, việc cung cấp mã xác thực trên hóa đơn điện tử sẽ hạn chế được việc làm giả hóa đơn bởi mỗi hóa đơn chỉ được cấp một mã xác thực duy nhất.

Đặc biệt, khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực, các tổ chức và doanh nghiệp sẽ không phải mất thời gian lập báo cáo về tình hình sử dụng hóa đơn bởi hệ thống cấp mã xác thực của Tổng cục Thuế sẽ thực hiện việc này giúp doanh nghiệp. Và nhờ có mã xác thực cơ quan thuế cũng như doanh nghiệp có thể dễ dàng tra cứu hoặc kiểm tra hóa đơn trên hệ thống.

2. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã xác thực

Dựa trên Điều 12 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã xác thực đối với các doanh nghiệp kinh doanh ở các lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, vận tải, bảo hiểm,... thì được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan Thuế (trừ trường hợp doanh nghiệp thuộc trường hợp thuộc rủi ro cao về thuế và trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử

3. Cách kiểm tra hóa đơn điện tử không có mã xác thực 

Để kiểm tra hóa đơn điện tử có mã xác thực hay không, đơn giản nhất là khách hàng hãy tham khảo mẫu hóa đơn có mã xác thực. Tất cả những trường hợp không giống hình ảnh đó sẽ là hóa đơn không có mã xác thực. Hoặc khách hàng kiểm tra số hóa đơn xác thực sẽ bao gồm 15 ký tự số và mã xác thực gồm 64 ký tự chữ và có thêm mã vạch 2 chiều in trên hóa đơn. Nếu kiểm tra trên hóa đơn có đầy đủ các chi tiết trên sẽ là hóa đơn có mã xác thực, ngược lại là hóa đơn không có mã xác thực.

4. Hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã xác thực

Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế được quy định tại Điều 20 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ như sau:

- DN truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

- Nội dung thông tin đăng ký, thay đổi thông tin đã đăng ký theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã xác thực

- CQT có trách nhiệm gửi Thông báo theo Mẫu số 02 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của DN.

- Kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, DN phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có).

- Trường hợp cơ quan thuế không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã thì DN đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

- Cơ quan thuế tiến hành rà soát doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế và thông báo theo Mẫu số 07 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP nếu thuộc đối tượng chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

5. Làm thế nào để xử lý hóa đơn điện tử không có mã xác thực có sai sót?

Theo Điều 24 Nghị định 119/2018/NĐ-CP:

- DN đã lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế và gửi cho người mua có sai sót (do người bán hoặc người mua phát hiện) thì:

+ Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót,

+ Đồng thời người bán thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử đã lập có sai sót

+ Và người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã lập có sai sót gửi cho người mua, cơ quan thuế.

- Trường hợp sau khi nhận dữ liệu hóa đơn, CQT phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót thì:

+ CQT thông báo cho người bán theo Mẫu số 05 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP để người bán kiểm tra sai sót.

+ Trong thời hạn 02 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

+ Và người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua, cơ quan thuế.

6. Phần mềm hóa đơn điện tử HOADON.BIZ - Người bạn đắc lực của các kế toán thời đại 4.0

Với nhiều tính năng độc đáo, phần mềm hóa đơn điện tử HOADON.BIZ trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho công việc của kế toán. Các khâu như tạo lập, xuất, xử lý các vấn đề liên quan đến hóa đơn đều được thực hiện nhanh chóng, thuận tiện. Đặc biệt, với đội ngũ chuyên viên hỗ trợ 24/7, kế toán sẽ được hỗ trợ tận tình, chuyên nghiệp. Mọi thắc mắc hoặc nếu có nhu cầu cần hướng dẫn về nghiệp vụ, kế toán sẽ được giải đáp kịp thời.

Phần mềm hóa đơn điện tử HOADON.BIZ

Phần mềm hóa đơn điện tử HOADON.BIZ giúp dễ dàng tạo lập, phát hành, quản lý hóa đơn với nhiều tính năng cao cấp, phù hợp, đa dạng loại hình quy mô doanh nghiệp. Chuyển đổi sớm cùng HOADON.BIZ - phần mềm hóa đơn điện tử được phát triển bởi Công ty TNHH Phần Mềm Nhân Hòa – tự hào là một trong những đơn vị cung cấp giải pháp HĐĐT uy tín, chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam.

- Tránh tình trạng quá tải, ùn tắc khi sát thời hạn

- Tiết kiệm tối đa chi phí: Doanh nghiệp không cần đầu tư về cơ sở hạ tầng giúp tối ưu bài toán chi phí.

- An toàn và bảo mật: không xảy ra tình trạng mất hoặc hỏng hóc hóa đơn, hóa đơn được lưu trữ an toàn và bảo mật lên đến 10 năm.

- Phát hành nhanh chóng: hóa đơn điện tử được gửi trực tiếp đến người mua gần như ngay lập tức thông qua các giao dịch điện tử (email, SMS).

- Phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp: quản lý theo mô hình tập trung hoặc phân tán phù hợp với đa dạng mô hình doanh nghiệp.

- Tra cứu hóa đơn và tình hình sử dụng hóa đơn tức thời, chính xác: dữ liệu được đồng bộ giữa các phiên bản và thiết bị cùng sử dụng, do đó bất cứ người dùng nào được.

Xem thêm: Các gói dịch vụ hiện tại ở Nhân Hòa

Mọi thắc mắc về cách xử lý lỗi sai địa chỉ trên hóa đơn điện tử hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử HOADON.BIZ hoàn toàn miễn phí, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ đến Hotline: 1900 6680

————————————————————

CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM NHÂN HÒA

https://nhanhoa.com

Hotline: 1900 6680

Trụ sở chính: Tầng 4 - Tòa nhà 97-99 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội

Tel: (024) 7308 6680 – Email: sales@nhanhoa.com

Chi nhánh: 270 Cao Thắng (nối dài), Phường 12, Quận 10, Tp.HCM

Tel: (028) 7308 6680 – Email: hcmsales@nhanhoa.com