Thông báo

Ưu đãi

Tin tức

Kỹ thuật

Hóa Đơn Điện Tử Giả

Tin tức

27/01/2021, 01:06 pm

802

Ngày nay, các tin tặc không chỉ đánh cắp thông tin tài khoản trên mạng xã hội, dữ liệu người dùng điện tử, giả mạo thương hiệu mà ngay cả hóa đơn điện tử mới được áp dụng gần đây cũng đang bị làm giả nhằm đánh cắp thông tin để sử dụng vào các mục đích xấu. Vì thế việc hiểu biết về các vấn đề này từ đó nắm vững vàng những giải pháp chống lại hóa đơn điện tử giả mà Nhân Hòa chia sẻ sau đây sẽ vô cùng hữu ích với bạn.

1. Thực trạng hóa đơn điện tử giả hiện nay

Hiện nay, có nhiều người nghĩ rằng File PDF được người bán gửi đến Email cho người mua là hóa đơn điện tử và có thể sử dụng chúng để khai thuế và lưu trữ. Tuy nhiên, hóa đơn điện tử file PDF là không đúng quy định và không có giá trị pháp lý. File PDF đó phải đi kèm theo File chứa dữ liệu về hóa đơn, tức là file XML. File này được coi là hóa đơn điện tử khi thể hiện đầy đủ các thông tin bao gồm: đơn vị bán hàng, tên công ty, mã số thuế, doanh thu.

Căn cứ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP do Chính phủ ban hành ngày 19/10/2020 quy định cụ thể về ngày lập và ngày ký của hóa đơn phải trùng nhau mới được coi là hợp lệ. Tuy nhiên, với quy định này nhiều doanh nghiệp trên các lĩnh vực đặc thù không thể dễ dàng thực hiện. Theo đó, để đảm bảo đến quyền lợi cho doanh nghiệp cơ quan thuế khuyến khích các đơn vị cung cấp HĐĐT áp dụng thành phần chứa dữ liệu hóa đơn điện tử và phương thức truyền nhận.

Với trường hợp hóa đơn điện tử giả nêu trên, cần phải đặt ra yêu cầu chuẩn hóa HĐĐT và những chỉ tiêu về hóa đơn điện tử. Trên cơ sở này, các doanh nghiệp cần lựa chọn những đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử tin cậy và có tầm nhìn cũng như giải pháp khắc phục rủi ro hiệu quả.

2. Hậu quả khi nhận hóa đơn điện tử giả

Hóa đơn điện tử giả không chỉ gây ảnh hưởng sâu sắc tới doanh nghiệp mà còn ảnh hưởng đến khách hàng.

Đối với doanh nghiệp, khi nhận hóa đơn điện tử giả có khả năng phải đối mặt với việc hóa đơn đó sẽ bị hủy và không được chấp nhận khấu trừ thuế giá trị gia tăng. Ngoài ra, việc xác minh nguồn gốc, xuất xứ hàng hóa với cơ quan thuế sẽ gặp vô vàn khó khăn khi bạn nhận hóa đơn giả. Đặc biệt, sử dụng hóa đơn trái phép bất luận vô tình hay cố ý, doanh nghiệp đều phải chịu mức phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng.

Đối với khách hàng, phần lớn các khách hàng cá nhân sẽ không sử dụng hóa đơn để kê khai thuế nhưng việc nhận được hóa đơn giả cũng khiến họ mất niềm tin vào doanh nghiệp bởi hóa đơn giả là bất hợp pháp, không có nguồn gốc xuất xứ và không đảm bảo được chất lượng hàng hóa của doanh nghiệp bán.

3. Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử trên Website của Tổng cục Thuế

Thông tin trên Website được tập hợp từ các báo cáo, thông báo của các doanh nghiệp,

Bước 1: Truy cập Website Tra cứu hóa đơn https://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn

Chọn "Thông tin hóa đơn/Tra cứu một hóa đơn"

Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử trên Website của Tổng cục Thuế (1)

Website Tracuuhoadon.gdt.gov.vn giúp cho các cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp có thể tra cứu được các thông tin về hóa đơn, biên lai bao gồm:

Đơn vị phát hành hóa đơn, biên lai

Thời gian phát hành, thời gian hóa đơn biên lai có giá trị sử dụng và thông tin hóa đơn

Biên lai không còn giá trị sử dụng là các hóa đơn, biên lai của NNT ngừng hoạt động, hóa đơn, biên lai không có giá trị sử dụng qua kết luận thanh tra, kiểm tra của cơ quan thuế.

Bước 2: Nhập đầy đủ các thông tin tại mục “Tra cứu một hóa đơn” hoặc “Tra cứu nhiều công ty”

Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử trên Website của Tổng cục Thuế (2)

- Kế toán chọn hình thức Tra cứu một hóa đơn hay Tra cứu nhiều hóa đơn

- Nhập đầy đủ thông tin có gắn dấu (*) là các thông tin bắt buộc phải điền sau đó ấn nút “Tìm kiếm” để tra cứu

Bước 3: Kiểm tra kết quả tra cứu hóa đơn điện tử

Với kết quả tra cứu Hóa đơn điện tử như trên, tức là có đầy đủ các thông tin về người bán hàng hóa dịch vụ và thông tin hóa đơn

Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử trên Website của Tổng cục Thuế (3)

Nếu trong trường hợp thiếu 1 trong 2 thông tin về Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ hoặc Thông tin tra cứu hóa đơn điện tử đang tra cứu là không hợp pháp. Có thể trường hợp đó doanh nghiệp chưa thông báo phát hành hóa đơn hoặc đã thông báo phát hành nhưng thông tin chưa được đưa lên Cổng thông tin. Có thể lấy ví dụ cụ thể như sau:

Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử trên Website của Tổng cục Thuế (4)

4. Hướng dẫn xử lý hóa đơn bất hợp pháp

Căn cứ Thông tư số 26/2015/TT-BTC quy định:

“- Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động (trừ hàng gái luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất).

- Nội dung trên hóa đơn phải đúng với nghiệp vụ kinh tế phát sinh, không được tẩy xóa sửa chữa, phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không dùng mực đỏ; chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có).Trường hợp hóa đơn tự in hoặc hóa đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hóa đơn thì không phải gạch chéo.”

Hướng dẫn xử lý hóa đơn bất hợp pháp

Căn cứ Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC quy định:

“Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng được tất cả các điều kiện sau:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp

b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.”

- Nếu hóa đơn đó chưa kê khai, hạch toán:

+ Thuế GTGT: Không kê khai hóa đơn đó (vì không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào) và số tiền thuế GTGT đó cũng là chi phí bị loại.

+ Thuế TNDN: Hạch toán chi phí đó bình thường (nhưng theo dõi trên 1 file Excel để biết đó là chi phí không được trừ). Sau đó khi lập Tờ khai Quyết toán thuế TNDN thì loại phần chi phí đó ra và nhập vào Chỉ tiêu B4 trên tờ khai Quyết toán thuế TNDN.

- Nếu hóa đơn đó đã kê khai, hạch toán:

+ Thuế GTGT: Kê khai điều chỉnh giảm trên tờ khai thuế GTGT, điều chỉnh hạch toán thuế GTGT trên số trang chi phí không được trừ.

Trong trường hợp việc điều chỉnh làm phát sinh thuế phải nộp hoặc doanh nghiệp đã xin hoàn thuế, doanh nghiệp sẽ bị truy thu thuế, phạt chậm nộp thuế.

+ Thuế TNDN: Kê khai điều chỉnh Tờ khai quyết toán Thuế (nếu hóa đơn đó phát sinh trong năm thì xử lý như trên trường hợp 1) sau đó giảm chi phí xuống và nhập vào Chỉ tiêu B4.

Trong trường hợp ảnh hưởng tới thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp, sẽ bị truy thu và phạt chậm nộp thuế.

5. Hướng dẫn kiểm tra hóa đơn điện tử thật hay giả tại HOADON.BIZ

- Sử dụng mã tra cứu

Bạn nhấn vào chọn mục “Tra cứu”, rồi chọn “Tra cứu dùng mã” và thực hiện nhập mã tra cứu vào ô trống. Sau đó nhấn “Tra cứu”

Sử dụng mã tra cứu

- Tra cứu theo dạng chuẩn XML

Dạng tiêu chuẩn XML

Truy cập vào đường link https://tracuu.hoadon.biz/, ấn chọn mục “Tra cứu”, tiếp theo chọn tệp theo định dạng XML rồi nhấn “Tra cứu”

Khi đó hệ thống sẽ tự động hiện ra hóa đơn bạn cần tra cứu

6. Lựa chọn Phần mềm hóa đơn điện tử HOADON.BIZ để tránh nỗi lo hóa đơn giả

Ngoài việc tra cứu Website trên Tổng cục thuế để phân biệt thật-giả hóa đơn điện tử bạn nên lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử chất lượng từ nhà cung cấp uy tín. Một trong những phần mềm mà bạn có thể tin tưởng chính là HOADON.BIZ.

Lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử HOADON.BIZ để tránh nỗi lo hóa đơn giả

Như đã hướng dẫn ở mục trước, HOADON.BIZ có thể giúp bạn phân biệt hóa đơn thật-giả bằng nhiều cách. Nó giúp bạn tra cứu hóa đơn tiện lợi và nhanh chóng hơn trong trường hợp trang Web của Tổng cục thuế bị lỗi. Ngoài ra, HOADON.BIZ còn giúp bạn bảo mật dữ liệu an toàn. HOADON.BIZ mang những ưu điểm như: Đảm lưu trữ an toàn tuyệt đối, quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả, dễ dàng sử dụng đồng thời tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

7. Dịch vụ hóa đơn điện tử tại Công ty TNHH Phần mềm Nhân Hòa

Phần mềm hóa đơn điện tử HOADON.BIZ giúp dễ dàng tạo lập, phát hành, quản lý hóa đơn với nhiều tính năng cao cấp, phù hợp, đa dạng loại hình quy mô doanh nghiệp. Chuyển đổi sớm cùng HOADON.BIZ - phần mềm hóa đơn điện tử được phát triển bởi Công ty TNHH Phần Mềm Nhân Hòa – tự hào là một trong những đơn vị cung cấp giải pháp HĐĐT uy tín, chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam.

Dịch vụ hóa đơn điện tử tại Công ty TNHH Phần mềm Nhân Hòa

- Tránh tình trạng quá tải, ùn tắc khi sát thời hạn

- Tiết kiệm tối đa chi phí: Doanh nghiệp không cần đầu tư về cơ sở hạ tầng giúp tối ưu bài toán chi phí.

- An toàn và bảo mật: không xảy ra tình trạng mất hoặc hỏng hóc hóa đơn, hóa đơn được lưu trữ an toàn và bảo mật lên đến 10 năm.

- Phát hành nhanh chóng: hóa đơn điện tử được gửi trực tiếp đến người mua gần như ngay lập tức thông qua các giao dịch điện tử (email, SMS).

- Phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp: quản lý theo mô hình tập trung hoặc phân tán phù hợp với đa dạng mô hình doanh nghiệp.

- Tra cứu hóa đơn và tình hình sử dụng hóa đơn tức thời, chính xác: dữ liệu được đồng bộ giữa các phiên bản và thiết bị cùng sử dụng, do đó bất cứ người dùng nào được.

Mọi thắc mắc về cách xử lý lỗi sai địa chỉ trên hóa đơn điện tử hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử HOADON.BIZ hoàn toàn miễn phí, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ đến Hotline: 1900 6680

Chi tiết bảng giá hóa đơn điện tử tại HOADON.BIZ