Thông báo

Ưu đãi

Tin tức

Kỹ thuật

Hóa Đơn Điện Tử Dịch Vụ

Tin tức

27/01/2021, 03:51 pm

430

Hóa đơn điện tử hiện tại rất phổ biến và thông dụng tuy nhiên về cách xử lý hóa đơn điện tử dịch vụ lại là vấn đề ít được quan tâm. Bài viết sau đây của Công ty TNHH Phần mềm Nhân Hòa sẽ làm rõ về cách ghi hóa đơn điện tử dịch vụ để bạn đọc có thêm những thông tin hữu ích quy định về hóa đơn điện tử nói chung cũng như quy định về cách sử dụng hóa đơn điện tử nói riêng.

1. Hóa đơn dịch vụ là gì?

Theo quy định pháp luật hóa đơn dịch vụ được hiểu là một loại giấy tờ để thanh toán các mặt hàng với số lượng và đơn giá được thể hiện trên tờ giấy đó. Hóa đơn dịch vụ do bên bán phát hành và khi bên mua mua hàng sẽ được bên bán xác nhận vào hóa đơn bằng cách đóng dấu, chứng nhận thu tiền hay chứng nhận thanh toán đầy đủ. Lúc này hóa đơn có tác dụng như biên lai hay là giấy biên nhận.

Hóa đơn dịch vụ là gì?

Ngoài ra, hóa đơn dịch vụ còn bao gồm hóa đơn bán hàng và hóa đơn giá trị gia tăng. Hiện nay hóa đơn dịch vụ còn được thể hiện qua 3 hình thức:

- Hóa đơn tự in: là hóa đơn do các doanh nghiệp tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính hoặc các loại máy khác khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

- Hóa đơn đặt in: là hóa đơn do các doanh nghiệp đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động hàng hóa, cung ứng dịch vụ, hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các doanh nghiệp

- Hóa đơn điện tử: là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành.

2. Khi xuất hóa đơn điện tử dịch vụ cần tuân thủ những nguyên tắc gì?

- Nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử được Bộ Tài chính áp dụng cho các doanh nghiệp kinh doanh thay thế cho việc phát hành và sử dụng hóa đơn giấy nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp khi sử dụng hóa đơn khi bán hàng, cung cấp dịch vụ, giúp kế toán lập và tra cứu, lưu trữ dễ dàng, thuận tiện. Đối với hóa đơn điện tử dịch vụ cũng phải tuân theo đầy đủ các nguyên tắc về tiêu thức nội dung thể hiện trên hóa đơn cũng giống như các loại hóa đơn điện tử khác.

Cụ thể, theo Thông tư mới nhất số 68/2019/TT-BTC của Bộ Tài chính, các hóa đơn điện tử khi xuất phải đáp ứng đầy đủ các tiêu thức nội dung sau:

+ Tên hóa đơn, kí hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn

+ Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán

+ Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế)

+ Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ, thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế, tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT trong trường hợp là hóa đơn GTGT

+ Tổng số tiền thanh toán

+ Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;

+ Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);

+ Thời điểm lập hóa đơn điện tử;

+ Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;

+ Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).

Ngoài ra, đối với một số ngành đặc thù cung cấp hàng hóa, dịch vụ đến người tiêu dùng là các cá nhân, hộ gia đình như: dịch vụ y tế, bán lẻ thuốc tân dược, ngân hàng, điện sinh hoạt, nước sạch, viễn thông, bảo hiểm… thì hoá đơn điện tử không nhất thiết phải đầy đủ các nội dung bắt buộc trên hóa đơn, mà chỉ cần đảm bảo đầy đủ các thông tin cơ bản:

+ Tên loại hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn;

+ Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

+ Tên, địa chỉ của người mua;

+ Tên hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng; thuế suất thuế giá trị gia tăng; tổng số tiền thuế giá trị gia tăng; tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;

+ Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán.

Đối với tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử không nhất thiết phải có chữ ký của người bán, tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký của người mua.

Đối với một số trường hợp không cần lập hóa đơn dịch vụ điện tử đáp ứng đầy đủ các tiêu chí trên thì sẽ thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

Khi xuất hóa đơn điện tử dịch vụ cần tuân thủ những nguyên tắc gì?

- Nguyên tắc về xử lý hóa đơn khi bị sai sót

Về nguyên tắc khi đã xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng, phát hiện hóa đơn có sai sót sẽ được xử lý theo từng trường hợp cụ thể dưới đây:

+ Trường hợp 1: Hóa đơn được lập phát hiện sai sót nhưng chưa giao cho người mua:

Đơn vị thực hiện hủy hóa đơn sai sót

Lập hóa đơn mới và giao cho người mua

+ Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử đã xuất nhưng phát hiện sai sót đã giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc đã giao hàng nhưng hai bên chưa kê khai thuế:

Người bán lập biên bản hủy hóa đơn ghi rõ sai sót có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua.

Người bán thực hiện Hủy hóa đơn sai sót

Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử thay thế để gửi cho người mua, trên hóa đơn thay thế phải có dòng chữ “Hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu …, gửi ngày … tháng … năm…”

Lưu ý: Việc hủy hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thoả thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

+ Trường hợp 3: Hóa đơn điện tử đã xuất phát hiện sai sót đã được gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế:

Người bán lập biên bản điều chỉnh hóa đơn ghi rõ sai sót có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua;

Người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót để gửi cho người mua, trên hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giám) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu…Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

+ Trường hợp 4: Hóa đơn đã lập chỉ có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua có thể áp dụng theo 2 phương án giải quyết:

Căn cứ theo Thông tư 26/2015/TT-BTC áp dụng chung cho quy định về hóa đơn thì các bên chỉ cần lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn khác.

Căn cứ theo Thông tư 32/2011/TT-BTC áp dụng cho hóa đơn điện tử thì các bên thực hiện lập biên bản thỏa thuận và xuất hóa đơn thay thế hoặc hóa đơn điều chỉnh.

- Nguyên tắc xử lý hóa đơn đã xuất nhưng bị trả lại

Hàng hóa dịch vụ đã xuất nhưng bị trả lại là điều không thể tránh khỏi, có nhiều lí do giải thích cho nguyên nhân này như: Chất lượng hàng hóa, dịch vụ không đạt yêu cầu khách hàng hoặc khách hàng kết thúc hợp đồng trước thời hạn.

+ Trường hợp 1: Hóa đơn đã xuất nhưng chưa bàn giao hàng hóa, dịch vụ thì người mua thực hiện hủy giao dịch mua bán. Trường hợp này hóa đơn sẽ được bên bán hủy trên cơ sở giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ không thể thực hiện.

+ Trường hợp 2: Hóa đơn đã xuất kèm theo bên mua đã nhận hàng hóa, dịch vụ. Tuy nhiên, do một số nguyên nhân mà bên mua trả lại một phần hoặc toàn bộ hàng hóa, dịch vụ.

Trường hợp bên mua là doanh nghiệp, tổ chức có sử dụng hóa đơn GTGT: Bên mua xuất hóa đơn trả lại hàng hóa cho bên bán, trên hóa đơn phải ghi rõ “Hàng hóa trả lại người bán do không đúng quy cách, chất lượng, tiền thuế GTGT (nếu có).”

Trường hợp bên mua là đối tượng không có hóa đơn (cá nhân): Hai bên lập biên bản ghi rõ loại hàng hóa, số lượng, giá trị hàng trả lại theo giá không có thuế GTGT, tiền thuế GTGT theo hóa đơn bán hàng (số ký hiệu, ngày, tháng của hóa đơn), lý do trả hàng và bên bán thu hồi hóa đơn đã lập.

Trường hợp bên mua là doanh nghiệp, tổ chức sử dụng hóa đơn bán hàng (kê khai thuế theo phương pháp trực tiếp): Phương án xử lý tương tự như với đối tượng cá nhân không có hóa đơn. Nội dung này được hướng dẫn tại Công văn 4122/TCT-CS ngày 19/11/2012 của Tổng cục Thuế.

3. Dịch vụ hóa đơn điện tử tại Công ty TNHH Phần mềm Nhân Hòa

Phần mềm hóa đơn điện tử HOADON.BIZ giúp dễ dàng tạo lập, phát hành, quản lý hóa đơn với nhiều tính năng cao cấp, phù hợp, đa dạng loại hình quy mô doanh nghiệp. Chuyển đổi sớm cùng HOADON.BIZ - phần mềm hóa đơn điện tử được phát triển bởi Công ty TNHH Phần Mềm Nhân Hòa – tự hào là một trong những đơn vị cung cấp giải pháp HĐĐT uy tín, chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam.

Dịch vụ hóa đơn điện tử tại Công ty TNHH Phần mềm Nhân Hòa

- Tránh tình trạng quá tải, ùn tắc khi sát thời hạn

- Tiết kiệm tối đa chi phí: Doanh nghiệp không cần đầu tư về cơ sở hạ tầng giúp tối ưu bài toán chi phí.

- An toàn và bảo mật: không xảy ra tình trạng mất hoặc hỏng hóc hóa đơn, hóa đơn được lưu trữ an toàn và bảo mật lên đến 10 năm.

- Phát hành nhanh chóng: hóa đơn điện tử được gửi trực tiếp đến người mua gần như ngay lập tức thông qua các giao dịch điện tử (email, SMS).

- Phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp: quản lý theo mô hình tập trung hoặc phân tán phù hợp với đa dạng mô hình doanh nghiệp.

- Tra cứu hóa đơn và tình hình sử dụng hóa đơn tức thời, chính xác: dữ liệu được đồng bộ giữa các phiên bản và thiết bị cùng sử dụng, do đó bất cứ người dùng nào được.

Mọi thắc mắc về cách xử lý lỗi sai địa chỉ trên hóa đơn điện tử hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử HOADON.BIZ hoàn toàn miễn phí, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ đến Hotline: 1900 6680

Bảng giá chi tiết dịch vụ hóa đơn điện tử tại Nhân Hòa