Tuy hóa đơn điện tử có nhiều thuận tiện và được thúc đẩy triển khai, nhưng một số doanh nghiệp vẫn cần sử dụng hóa đơn giấy để thuận tiện cho việc lưu giữ và tra cứu của mình. Do đó để phù hợp với nhiều mục đích khác nhau của mình, doanh nghiệp cần sử dụng hóa đơn điện tử chuyển đổi. Vậy hóa đơn điện tử chuyển đổi là gì? Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý hay không? Cách tra cứu hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử và cách người mua tự chuyển đổi hóa đơn điện tử như thế nào là vấn đề được nhiều người quan tâm.
1. Hóa đơn điện tử chuyển đổi là gì?
Hóa đơn điện tử chuyển đổi từ hóa đơn điện tử được hiểu là bản hóa đơn giấy được chuyển từ file hóa đơn điện tử gốc.
Một số trường hợp cần sử dụng hóa đơn điện tử chuyển đổi bao gồm:
- Trong quá trình lưu thông hàng hóa, đơn vị cần chứng từ giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử để chứng minh nguồn gốc, xuất xứ của hàng hóa.
- Khách hàng yêu cầu lấy chứng từ giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử.
- Trong quá trình vận chuyển, hàng hóa của doanh nghiệp bị kiểm tra, cần xuất trình giấy tờ, hóa đơn liên quan đến hàng hóa.
- Doanh nghiệp cần chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để kẹp vào các chứng từ thanh toán hoặc phục vụ cho các mục đích nội bộ khác.
- Sử dụng để lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật kế toán.
Tại sao phải chuyển đổi hóa đơn điện tử? Điều này xuất phát từ thực tế nhiều người dùng hóa đơn điện tử muốn chuyển đổi hóa đơn số ra bản giấy để dễ dàng lưu trữ hoặc phục vụ việc chứng minh nguồn gốc xuất xứ cho hàng hóa. Do đó, họ đã lựa chọn phương thức chuyển đổi hóa đơn điện tử để thỏa mãn các nhu cầu trên.
2. Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý hay không?
Thông tư 68/2019/TT-BTC của Bộ Tài Chính có quy định về hiệu lực của một số văn bản pháp luật đến hết ngày 31/10/2020, trong đó có Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ tài chính hướng dẫn khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Như vậy, trước ngày 1/11/2020, doanh nghiệp vẫn được phép chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy áp dụng theo Thông tư 32/2011/TT-BTC. Tuy nhiên, từ 1/11/2020, Thông tư 32/2011/TT-BTC hết hiệu lực thi hành, doanh nghiệp chỉ được phép áp dụng quy định về chuyển đổi hóa đơn điện tử theo chứng từ giấy căn cứ theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
Cụ thể, theo Khoản 3, Điều 10 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn điện tử chuyển đổi thành chứng từ giấy chỉ có giá trị để lưu trữ, ghi sổ, theo dõi quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch và thanh toán (trừ trường hợp được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối với với hệ thống dữ liệu với cơ quan thuế theo quy định của Nghị định này).
3. Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử là nội dung quan trọng được quy định trong Nghị định 119/2018/NĐ-CP về điều chỉnh hóa đơn điện tử khi giao dịch bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ. Hóa đơn điện tử chuyển đổi thành mẫu hóa đơn dạng giấy chỉ có giá trị lưu giữ mà không có hiệu lực thanh toán trừ một số trường hợp theo quy định của Nghị định 119.
Nguyên tắc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư 32/2011 và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
4. Điều kiện để chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
Một trong những lý do phải chuyển đổi hóa đơn điện tử tuân theo các điều kiện chuyển đổi là chỉ khi hóa đơn chuyển đổi đáp ứng đủ các điều kiện chuyển đổi thì mới có thể đảm bảo tính pháp lý cho các hóa đơn chuyển đổi. Các hóa đơn được chuyển đổi sẽ có đầy đủ giá trị pháp lý trước pháp luật khi đảm bảo được tính toàn vẹn thông tin, có ký hiệu xác nhận riêng, có chữ ký rõ ràng của người chuyển đổi.
Điểu kiện chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
Cụ thể, khi chuyển đổi hóa đơn điện tử thì nghiệp vụ chuyển đổi phải tuân theo đầy đủ các điều kiện sau:
- Hóa đơn được chuyển đổi phải phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc.
- Hóa đơn được chuyển đổi phải có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang thành hóa đơn giấy. Cụ thể, các hóa đơn chuyển đổi phải kèm dòng chữ: “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ” và phải ghi rõ thời gian thực hiện chuyển đổi.
- Hóa đơn điện tử được chuyển đổi phải có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển đổi sang hóa đơn bản giấy.
5. Phân biệt hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử chuyển đổi sang chứng từ giấy
Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy” được quy định cụ thể tại Thông tư 32/2011, còn “hóa đơn điện tử chuyển đổi sang chứng từ giấy” lại được quy định cụ thể tại Nghị định 119/2018. Hiện tại, Thông tư 32/2011 vẫn còn hiệu lực pháp lý và hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều đang triển khai sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 32. Tuy nhiên, kể từ ngày 01/11/2020, Thông tư 32/2011 sẽ chính thức hết hiệu lực pháp luật theo quy định tại Thông tư 68/2019/TT-BTC. Chính vì vậy, việc phân biệt giữa việc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy và chứng từ giấy là điều vô cùng quan trọng để giúp doanh nghiệp nắm vững được sự khác biệt, sẵn sàng thực hiện và chuyển đổi theo quy định.
Xem thêm: Doanh nghiệp có phải hủy hóa đơn giấy trước ngày 01/11/2020 theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP?
6. Dịch vụ hóa đơn điện tử tại Công ty TNHH Phần mềm Nhân Hòa
Được cung cấp bởi Công ty TNHH Phần mềm Nhân Hòa, phần mềm hóa đơn điện tử HOADON.BIZ đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ về hóa đơn, tuân thủ chặt chẽ quy định tại các văn bản pháp luật về hóa đơn điện tử.
Với nhiều tính năng độc đáo, phần mềm hóa đơn điện tử HOADON.BIZ trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho công việc của kế toán. Các khâu như tạo lập, xuất, xử lý các vấn đề liên quan đến hóa đơn đều được thực hiện nhanh chóng, thuận tiện. Đặc biệt, với đội ngũ chuyên viên hỗ trợ 24/7, kế toán sẽ được hỗ trợ tận tình, chuyên nghiệp. Mọi thắc mắc hoặc nếu có nhu cầu cần hướng dẫn về nghiệp vụ, kế toán sẽ được giải đáp kịp thời.
Dịch vụ hóa đơn điện tử tại Công ty TNHH Phần mềm Nhân Hòa
Phần mềm hóa đơn điện tử HOADON.BIZ giúp dễ dàng tạo lập, phát hành, quản lý hóa đơn với nhiều tính năng cao cấp, phù hợp, đa dạng loại hình quy mô doanh nghiệp. Chuyển đổi sớm cùng HOADON.BIZ - phần mềm hóa đơn điện tử được phát triển bởi Công ty TNHH Phần Mềm Nhân Hòa – tự hào là một trong những đơn vị cung cấp giải pháp HĐĐT uy tín, chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam.
- Tránh tình trạng quá tải, ùn tắc khi sát thời hạn
- Tiết kiệm tối đa chi phí: Doanh nghiệp không cần đầu tư về cơ sở hạ tầng giúp tối ưu bài toán chi phí.
- An toàn và bảo mật: không xảy ra tình trạng mất hoặc hỏng hóc hóa đơn, hóa đơn được lưu trữ an toàn và bảo mật lên đến 10 năm
- Phát hành nhanh chóng: hóa đơn điện tử được gửi trực tiếp đến người mua gần như ngay lập tức thông qua các giao dịch điện tử (email, SMS).
- Phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp: quản lý theo mô hình tập trung hoặc phân tán phù hợp với đa dạng mô hình doanh nghiệp
- Tra cứu hóa đơn và tình hình sử dụng hóa đơn tức thời, chính xác: dữ liệu được đồng bộ giữa các phiên bản và thiết bị cùng sử dụng, do đó bất cứ người dùng nào được.
Xem thêm: Bảng giá dịch vụ hóa đơn điện tử tại Nhân Hòa
Trên đây là một số thông tin có liên quan tới việc hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử. Hy vọng thông qua bài viết này bạn đọc có thể nhận được nhiều thông tin hữu ích và có nhiều trải nghiệm thú vị nhất cùng với Nhân Hòa. Mọi thắc mắc về cách xử lý lỗi sai địa chỉ trên hóa đơn điện tử hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử HOADON.BIZ hoàn toàn miễn phí, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ đến Hotline: 1900 6680.
————————————————————
CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM NHÂN HÒA
Hotline: 1900 6680
Trụ sở chính: Tầng 4 - Tòa nhà 97-99 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội
Tel: (024) 7308 6680 – Email: sales@nhanhoa.com
Chi nhánh: 270 Cao Thắng (nối dài), Phường 12, Quận 10, Tp.HCM
Tel: (028) 7308 6680 – Email: hcmsales@nhanhoa.com
Tầng 4 - Toà nhà 97 - 99 Láng Hạ, Quận Đống Đa, Thành Phố Hà Nội
Điện thoại: (024) 7308 6680
Mail: sales@nhanhoa.com
Hotline: 091 140 8966
