Gsuite - 5 ưu điểm vượt trội giúp bạn xử lý công việc nhanh & hiệu quả hơn

Một trong những tiện ích cốt lõi của Google Docs là giúp mọi người có thể sử dụng những công cụ hữu ích giúp xây dựng những ý tưởng tuyệt vời cho công việc cũng như đạt được những mục tiêu đã đề ra nhanh chóng nhất. Việc tích hợp Gsuite với các ứng dụng của Google  như Google Docs, trang tính trên excel và slides có trong phần mềm Powerpoint với hệ thống xử lý thông minh được tích hợp sẵn các ứng dụng này sẽ giúp cho bạn có thể tạo lập được các bản slides, các sheet trong excel và các tài liệu  khác chỉ trong tích tắc.

Bài viết giới thiệu đến bạn 5 tính năng vượt trội giúp tiết kiệm thời gian, tăng tốc độ xử lý cũng như đơn giản hóa các thao tác để bạn có thể nhanh chóng xử lý các công việc văn phòng.

1. Tiết kiệm thời gian khi phân quyền công việc với Action Items

Theo nghiên cứu của Viện Toàn cầu McKinsey, hầu hết các nhân viên văn phòng thường dành khoảng 20% thời gian làm việc để tìm kiếm các thông tin chi tiết trong nội bộ và theo dõi thư phản hồi từ phía các đồng nghiệp. Điều này đặc biệt quan trọng khi có một tài liệu trình bày những ý tưởng, yêu cầu và nhận xét không thể hiện rõ các thông tin có liên quan đến người chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung được báo cáo.

Để giúp cho các dự án của bạn không bị gián đoạn trong quá trình hoạt động, khi bạn nhập các cụm từ như “Ryan theo dõi tập tin chính,” hay “Andrea lên lịch kiểm tra hàng tuần” trên máy tính thì tài liệu sẽ đề xuất cho bạn các Action items và gán cho đúng người chịu trách nhiệm.

Bạn cũng có thể gán mục Action items cho một người nào đó trong ứng dụng Docs, , Sheets hay Slides và các ứng dụng dành riêng cho các thiết bị điện thoại di động theo cách thủ công đó là nhập tên của họ trong mục nhận xét và click chọn mục New Action items. Người được gán mục này sẽ nhận được thông báo trực tiếp qua Email và xem các thông tin về công việc của mình trong chính mục Action items đã được đánh dấu bằng thanh màu xanh khi họ mở tệp.

2. Tiết kiệm thời gian tìm kiếm các tệp cần chú ý

Sau khi chỉ định công việc đối với từng người qua mục Action Items thì các thành viên trong nhóm của bạn sẽ dễ dàng xác định được công việc trên các file Docs, các Sheets hay Slides (hoặc trên Drive) từ laptop hoặc những ứng dụng trên các thiết bị di động.
Các thành viên sẽ thấy các mục Action Items đã được chỉ định cho mình và các nhận xét về các vấn đề còn thiếu sót, chưa được giải quyết mà người khác đã note lại cho tệp của họ.

3. Tiết kiệm thời gian với form biểu mẫu thông minh

Kể từ khi ra mắt vào năm 2008, đã có hơn một tỷ câu hỏi đã được hỏi trong Google biểu mẫu, điều này giúp cho Google có thể xác định được các mẫu câu hỏi phổ biến cũng như các loại câu hỏi có kèm theo các ý kiến trả lời tùy chọn. Với sự giúp đỡ của mạng máy tính, phần mềm này sẽ dự đoán các loại câu hỏi mà bạn đang yêu cầu và đề xuất các câu trả lời hợp lý nhất để bạn có thể dễ dàng lựa chọn. Công cụ này sẽ giúp bạn tiết kiệm đến 25% thời gian làm các biểu mẫu so với việc tạo biểu mẫu thủ công thông thường.

Giả sử bạn đang lên kế hoạch cho một sự kiện cả ngày tại văn phòng và muốn biết xem ngày nào phù hợp nhất với tất cả mọi người nhóm của mình. Khi nhập “Những ngày nào bạn rảnh cả ngày trong tuần tới?” trên biểu mẫu sẽ xác định cho bạn các tùy chọn trả lời khác nhau. Các phản hồi câu hỏi này của người dùng trên biểu mẫu sẽ được tạo tùy chọn bằng cách thêm từng câu trả lời hay thêm tất cả các câu trả lời.

Gsuite cũng đã ra mắt một tính năng mới đối với khách hàng là các doanh nghiệp hay tổ chức giáo dục khi cho ra mắt loại câu hỏi “ File Upload”. Người dùng có thể tải tệp lên từ máy tính hoặc Google Drive và tất cả các câu trả lời đều được thu thập trong thư mục Drive mới.

Lưu ý: Tính năng này chỉ được sử dụng cho các khách hàng GSuite qua biểu mẫu được chia sẻ trong nội bộ.

4. Sử dụng giọng nói thay việc nhập văn bản thông thường

Tính năng giọng nói trong công cụ Docs giúp người dùng tiết kiệm thời gian khi không cần phải dùng tay gõ trên bàn phím. Với chức năng của công cụ hỗ trợ định dạng, tùy chỉnh nội dung bằng các lệnh thay đổi màu chữ, xóa chữ, chèn các link liên kết,... của chức năng nhập, chỉnh sửa văn bản bằng giọng nói giúp bạn tiết kiệm thời gian mỗi lúc bận bịu công việc.

5. Tiết kiệm thời gian chuyển đổi các ứng dụng, nhanh chóng hoàn thành công việc

Để giúp cho người dùng có thể làm việc một cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian tối đa, Google Suite tích hợp với Slack giúp cho người dùng có thể làm việc với các tệp Google Documents dễ dàng hơn.

Chỉ với một cú nhấp chuột vào nút "+" trong Slack, bạn có thể đưa tệp từ Drive trực tiếp vào cuộc hội thoại với nhóm của bạn hoặc tạo tệp Docs, Sheets và Slides mới ngay tại Slack.

Việc sử dụng GSuite cùng các ứng dụng tin học văn phòng  được tích hợp với nhau và giúp cho bạn có thể tiết kiệm được thời gian đối với các công việc phức tạp phải lặp đi lặp lại giữa các công cụ tin học văn phòng. Và giờ đây bạn có dành thời gian hơn cho việc sáng tạo và đưa ra các chiến lược cho công việc của mình mà không gặp nhiều trở ngại khi thao tác trên các công cụ Office truyền thống.

>>> Xem thêm: mua hosting cho wordpress - Dịch vụ hàng đầu thị trường với chi phí cực tiết kiệm

>>> Xem thêm: vps tốt nhất việt nam - Tìm hiểu dịch vụ VPS số 1 thị trường

>>> Xem thêm: đăng nhập email theo tên miền - Những tính năng vượt trội Gsuite(Email Google) cho doanh nghiệp tối ưu hiệu quả công việc văn phòng