Chứng Từ Điện Tử Là Gì?

Chứng từ điện tử có giá trị pháp lý như bản gốc nếu đáp ứng hai điều kiện đó là có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong chứng từ điện tử từ thời điểm thông tin được khởi tạo lần đầu tiên dưới dạng chứng từ điện tử và thông tin chứa trong chứng từ điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết. Trong bài viết này, Nhân Hòa sẽ cùng các bạn tìm hiểu kỹ hơn về loại chứng từ này nhé!

1. Chứng từ điện tử là gì?

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 17 Luật Kế toán quy định: “Chứng từ điện tử là chứng từ kế toán và có đầy đủ nội dung của 1 chứng từ kế toán thông thường. Hình thức thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạnh viễn thông hoặc trên vật mang tin như đĩa CD, DVD, ổ cứng, đĩa từ, thẻ thanh toán.”

Chứng từ điện tử là gì?

Cũng giống như các chứng từ kế toán khác, chứng từ điện tử phải đảm bảo tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu. Trong quá trình sử dụng, thông tin sử dụng và lưu trữ phải được quản lý và kiểm tra chống các hình thức lợi dụng xâm nhập, khai thác bà sao chép chứng từ. Việc quản lý chứng từ cung cấp thiết như việc quản lý các tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng.

Khi các chứng từ bằng giấy được chuyển thành chứng từ điện tử để giao dịch, thanh toán hoặc ngược lại thì chứng từ điện tử có giá trị thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính đó. Chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi và kiểm tra, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán.

2. Các quy định về chứng từ điện tử

Trước xu thế mở rộng và phát triển thương mại điện tử trên thế giới, Việt Nam đang hướng đến thực hiện việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thương mại. Trong đó, chứng từ điện tử và thanh toán điện tử trong công tác kế toán được coi là một cấu phần quan trọng của thương mại điện tử.

Nghị định 123/2020/NĐ-CP, theo mục 2 quy định về chứng từ điện tử, một số nội dung quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý như sau:

- Về định dạng chứng từ điện tử

Theo các thông tin trên, chứng từ điện tử gồm biên lai điện tử và chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân. Tại Điều 33 của Nghị định này, định dạng của các loại chứng từ này được quy định chi tiết:

Định dạng biên lai điện tử

Biên lai điện tử bao gồm các loại tại Điểm b, Khoản 1, Điều 30 của Nghị định này và cần tuân thủ theo nguyên tắc về định dạng:

Sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (viết tắt của cụm từ "eXtensible Markup Language" -  tạm dịch là ngôn ngữ đánh dấu mở rộng), được tạo ra với mục đích chủ yếu là chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin.

Định dạng của chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN)

Các tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân sử dụng chứng từ thuộc Điểm a, Khoản 1, Điều 30 của Nghị định này theo hình thức điện tử cần đảm bảo các nội dung bắt buộc theo Khoản 1, Điều 32 Nghị định này, cụ thể gồm:

+ Tên chứng từ, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế và số thứ tự.

+ Thông tin người nộp: Tên, địa chỉ, mã số thuế.

+ Thông tin người nộp thuế; Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có).

+ Quốc tịch.

+ Thu nhập: Khoản thu nhập, thời điểm trả, tổng thu nhập chịu thuế, khoản khấu trừ thuế và số thu nhập được nhận sau thuế.

+ Thời gian lập chứng từ khấu trừ thuế.

+ Họ tên và chữ ký người trả thu nhập.

Lưu ý: Chứng từ điện tử và biên lai điện tử phải được hiển thị đầy đủ các nội dung của chứng từ, đảm bảo không gây ra hiểu nhầm, hiểu sai lệch, người sử dụng có thể đọc bằng các phương tiện điện tử.

- Về việc đăng ký sử dụng biên lai điện tử

Hướng dẫn đăng ký sử dụng biên lai điện tử được quy định tại Điều 34 của Nghị định này. Điều kiện đăng ký là các tổ chức thực hiện thu các loại phí, lệ phí trước khi sử dụng biên lai điện tử theo Điểm b, Khoản 1, Điều 30 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Các quy định về chứng từ điện tử

Cách đăng ký sử dụng biên lai điện tử

+ Tổ chức đăng ký theo Mẫu số 01/ĐK-BL Phụ lục IA ban hành theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

+ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tiếp nhận đăng ký sử dụng biên lai điện tử và gửi thông báo theo Mẫu số 01/TB-TNĐK Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này.

Thời gian xét duyệt hồ sơ

Trong thời gian 1 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng biên lai điện tử, Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng biên lai điện tử.

Sau khi làm thủ tục gửi đăng ký sử dụng biên lai điện tử, tổ chức cần lưu ý:

+ Kể từ thời điểm sử dụng biên lai điện tử, tổ chức được quy định tại Khoản 1 Điều này bắt buộc phải hủy những biên lai, chứng từ giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có).

+ Trường hợp thay đổi thông tin trên biên lai điện tử: Gửi Mẫu số 01/ĐK-BL Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

3. Điều kiện để chứng từ điện tử có giá trị pháp lý

Luật kế toán 2015 không có quy định riêng về các điều kiện để chứng từ điện tử có giá trị pháp lý. Tuy nhiên, dựa trên các quy định về chứng từ điện tử được nếu ra, chúng ta có thể khái quát các điều kiện đó như sau:

Một là, chứng từ điện tử phải có đầy đủ nội dung cơ bản theo luật định

Xuất phát từ bản chất của chứng từ điện từ là một loại chứng từ kế toán, nên một chứng từ điện tử có giá trị pháp lý cần có đầy đủ các thông tin cơ bản quy định tại Điều 16 Luật kế toán 2015 đó là:

– Tên và số hiệu của chứng từ;

– Ngày, tháng, năm lập chứng từ;

– Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ;

– Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ;

– Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

– Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;

– Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ.

Điều kiện để chứng từ điện tử có giá trị pháp lý

Hai là, chứng từ điện tử đảm bảo tính bảo mật

Chứng từ điện tử phải bảo đảm tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải được quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, xâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định.

Chứng từ điện tử được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng.

Ba là, chứng từ điện tử đảm bảo tính xác thực

Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu.

Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải đảm bảo đầy đủ các nội dung quy định trên.

Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy.

4. Hướng dẫn lập và lưu trữ chứng từ kế toán

Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.

Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải bảo đảm đầy đủ các nội dung quy định tại Điều 16 của Luật kế toán năm 2015.

Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo. Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.

Hướng dẫn lập và lưu trữ chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau.

Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.

Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định tại Điều 17, khoản 1 và khoản 2 Điều 18 Luật kế toán năm 2015. Chứng từ điện tử được in ra giấy và lưu trữ theo quy định tại Điều 41 của Luật kế toán năm 2015. Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải đảm bảo tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.

5. Dịch vụ hóa đơn điện tử tại Công ty TNHH Phần mềm Nhân Hòa

Phần mềm hóa đơn điện tử HOADON.BIZ giúp dễ dàng tạo lập, phát hành, quản lý hóa đơn với nhiều tính năng cao cấp, phù hợp, đa dạng loại hình quy mô doanh nghiệp. Chuyển đổi sớm cùng HOADON.BIZ - phần mềm hóa đơn điện tử được phát triển bởi Công ty TNHH Phần Mềm Nhân Hòa – tự hào là một trong những đơn vị cung cấp giải pháp HĐĐT uy tín, chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam.

Dịch vụ hóa đơn điện tử tại Công ty TNHH Phần mềm Nhân Hòa

- Tránh tình trạng quá tải, ùn tắc khi sát thời hạn

- Tiết kiệm tối đa chi phí: Doanh nghiệp không cần đầu tư về cơ sở hạ tầng giúp tối ưu bài toán chi phí.

- An toàn và bảo mật: không xảy ra tình trạng mất hoặc hỏng hóc hóa đơn, hóa đơn được lưu trữ an toàn và bảo mật lên đến 10 năm.

- Phát hành nhanh chóng: hóa đơn điện tử được gửi trực tiếp đến người mua gần như ngay lập tức thông qua các giao dịch điện tử (email, SMS).

- Phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp: quản lý theo mô hình tập trung hoặc phân tán phù hợp với đa dạng mô hình doanh nghiệp.

- Tra cứu hóa đơn và tình hình sử dụng hóa đơn tức thời, chính xác: dữ liệu được đồng bộ giữa các phiên bản và thiết bị cùng sử dụng, do đó bất cứ người dùng nào được.

Mọi thắc mắc về cách xử lý lỗi sai địa chỉ trên hóa đơn điện tử hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử HOADON.BIZ hoàn toàn miễn phí, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ đến Hotline: 1900 6680

Bảng giá dịch vụ chi tiết tại Nhân Hòa

————————————————————

CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM NHÂN HÒA

https://nhanhoa.com

Hotline: 1900 6680

Trụ sở chính: Tầng 4 - Tòa nhà 97-99 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội

Tel: (024) 7308 6680 – Email: sales@nhanhoa.com

Chi nhánh: 270 Cao Thắng (nối dài), Phường 12, Quận 10, Tp.HCM

Tel: (028) 7308 6680 – Email: hcmsales@nhanhoa.com