Chứng Thư Số Là Gì?

Trong xã hội hiện đại 4.0 khi mọi hoạt động đang dần được số hóa thì việc chuyển đổi hóa đơn truyền thống sang hóa đơn điện tử cũng nằm trong các hoạt động đó. Để sử dụng được hóa đơn điện tử hay các văn bản định dạng điện tử khác, khách hàng thường được nghe tới các cụm từ đi kèm là chữ ký số và chứng thư số. Tuy nhiên chứng thư số là gì, có tương đồng với chữ ký số hay không? Để giúp các bạn hiểu rõ hơn về vấn đề này mời các bạn cùng theo dõi bài viết sau.

1. Chứng thư số là gì?

Trước khi tìm hiểu về sự khác nhau giữa chữ ký số và chứng thư số hay các vấn đề khác chúng ta cần tìm hiểu về khái niệm của chứng thư số. Căn cứ tại Khoản 7, Điều 3, Nghị định 130/2018/NĐ-CP, khái niệm chứng thư số đã được giải thích như sau: “Chứng thư số” là một dạng chứng thư điện tử do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp nhằm cung cấp thông tin định danh cho khóa công khai của một cơ quan, tổ chức, cá nhân từ đó xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân là người ký chữ ký số bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng. 

Chứng thư số là gì?

2. Tại sao phải dùng chứng thư số?

Chứng thư số cũng giống như hộ chiếu, thẻ căn cước công dân hoặc chứng minh thư nhân dân, thẻ visa,... Dùng nó để giúp xác định về một danh tính đối tượng với một khóa công khai (public key). 

Ngoài ra, chứng thư số còn có có các ứng dụng tích cực, cụ thể đó là xác định được danh tính những phần mềm, ứng dụng, máy chủ của doanh nghiệp, tổ chức khi tham gia các giao dịch điện tử, nhằm giúp đảm bảo sự an toàn cao khi giao dịch điện tử như nộp thuế qua mạng, khai hải quan điện tử,... 

3. Chủ thể của chứng thư số

Chứng thư số là công cụ đắc lực giúp cho các giao dịch điện tử của doanh nghiệp thuận tiện hơn. Căn cứ Điều 6 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chủ thể của chứng thư số được xác định: tất cả các tổ chức, cơ quan và chức danh của nhà nước hoặc người đủ thẩm quyền của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu đều có quyền được cấp chứng thư số.

Chủ thể của chứng thư số

Riêng đối với trường hợp cấp chứng thư số cho chức danh nhà nước, người có thẩm quyền đại diện cho cơ quan, tổ chức thì cần phải nêu rõ chức danh, tên cơ quan, tổ chức được cấp. Đồng thời, khi thực hiện cấp chứng thư số cho chức danh nhà nước, người có thẩm quyền đại diện cho cơ quan, tổ chức cần căn cứ vào các văn bản sau:

- Văn bản cơ quan, tổ chức đề nghị cấp chứng thư số cho chức danh nhà nước, người có thẩm quyền đại diện cho cơ quan, tổ chức

- Bản sao hợp lệ quyết định thành lập, quyết định quy định chức năng, quyền hạn, xác nhận chức danh của người có thẩm quyền đại diện cho cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước.

Do đó, chủ thể của chứng thư số là cá nhân, tổ chức nhưng phải đảm bảo tuân thủ theo quy định tại Luật này. Ví dụ điển hình về chủ thể là tổ chức như chủ thể chứng thư số là công ty, chủ thể chứng thư số là cá nhân như tổng giám đốc, giám đốc, trưởng phòng,... của doanh nghiệp.

4. Nội dung của chứng thư số

Hiện nay, chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của cơ quan, tổ chức khi được cấp sẽ phải bao gồm đầy đủ các nội dung sau:

- Tên của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số

- Tên của thuê bao

- Số hiệu chứng thư số

- Thời hạn có hiệu lực của chứng thư số

- Khóa công khai của thuê bao

- Chữ ký số của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số 

- Các hạn chế về mục đích, phạm vi sử dụng của chứng thư số

- Các hạn chế về trách nhiệm pháp lý của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số

- Thuật toán mật mã

- Các nội dung cần thiết khác theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông

Theo quy định, chỉ khi chứng thư số đáp ứng đầy đủ các nội dung yêu cầu trên thì mới có đủ tính pháp lý. 

5. Quy trình cấp chứng thư số

Sau khi đã thật sự hiểu chứng thư số là gì, nếu muốn được cấp chứng thư số hợp pháp một cách nhanh chóng, bạn và doanh nghiệp nên tiến hành theo các bước dưới đây:

Bước 1: Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ về thông tin cá nhân hoặc thông tin công ty, chẳng hạn như: Tên, giấy phép buôn bán và gửi thông tin đăng ký tới các nhà cung ứng dịch vụ chữ ký mà doanh nghiệp mình chọn sử dụng.

Bước 2: Nhà cung cấp chữ ký số sẽ tiến hành xác thực và chuẩn hóa lại thông tin doanh nghiệp. Nếu đã đúng, thì thông tin sẽ được nạp vào usb token.

Bước 3: Nhà cung cấp chữ ký số sẽ gửi toàn bộ thông tin về công ty doanh nghiệp bạn tới Trung tâm chứng thực chữ ký số quốc gia, trực thuộc cục Ứng dụng kỹ thuật thông tin của Bộ Thông tin và Truyền thông.

Quy trình cấp chứng thư số

Bước 4: Doanh nghiệp cần đăng ký tài khoản mạng máy chủ của Tổng cục thuế (Tên đăng tải sẽ nhập là Mã số thuế của doanh nghiệp), đồng thời gửi khóa công khai.

Bước 5: Máy chủ của Tổng cục thuế gửi yêu cầu xác nhận thông tin tới Trung tâm chứng thực chữ ký số quốc gia.

Bước 6: Trung tâm chứng nhận chữ ký số quốc gia trả lại kết quả xác nhận với cơ quan thuế.

Tới đây, sau khi đã xác nhận thông tin doanh nghiệp đăng ký chứng thư số là hoàn toàn chính xác, quy trình đăng ký và xác nhận chứng thư số của doanh nghiệp đã được hoàn tất. Theo đó, doanh nghiệp có thể thực hiện các giao dịch điện tử mình muốn.

6. Hướng dẫn phân biệt chứng thư số và chữ ký số

- Mối quan hệ giữa chứng thư số và chữ ký số

Cả 2 phương tiện này đề là 2 công cụ điện tử có mối quan hệ chặt chẽ với nhau

Sau khi cung cấp chứng thư số, nhà cung cấp sẽ tạo ra chữ ký số cho doanh nghiệp. Chữ ký số sẽ được tạo ra ngay trong khoảng thời gian chứng thư số còn hiệu lực và được kiểm tra bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số để được coi là an toàn.Chứng thư số sẽ được dùng để giúp đối tác của người sử dụng xác định chữ ký, chứng minh của mình đúng.

Như vậy, nói một cách dễ hiểu chữ ký số là khóa bí mật, chứng thư số là khóa công khai. Và chỉ khi kết hợp 2 khóa này lại, chữ ký số Token mới là chữ ký số hợp lệ được chấp nhận. 

- Sự khác nhau giữa chứng thư số và chữ ký số 

+ Về chữ ký số:

Chữ ký số được biết đến là một loại chữ ký điện tử. Xét về bản chất, chúng giống hệt như chữ ký viết tay, nhưng ở đây chỉ khác đó là không dùng đến bút viết để ký mà được thực hiện trên máy tính, mạng internet. Chữ ký số có vai trò rất lớn trong doanh nghiệp hiện nay khi tham gia vào hoạt động giao dịch điện tử. Đặc điểm chính của chữ ký số là dùng để cam kết lời hứa của người ký điện tử. Chữ ký số được người sử dụng tạo ra và do một nơi cung cấp dịch vụ chứng thư số hỗ trợ. Ký số với các từ khóa bí mật vào một chương trình tự động trên phần mềm máy tính và được gắn chữ ký số vào.

Hướng dẫn phân biệt chữ ký số và chứng thư số

+ Về chứng thư số:

Chứng thư số là cái để người dùng và các đối tác biết rằng chữ ký đó chính chủ. Mặt khác, nói một cách dễ hiểu cho sự khác biệt giữa chữ ký số và chứng thư số ở điểm then chốt đó là nếu bạn mua để sử dụng chữ ký số thì phải chịu 2 khoản phí chính: phí mua TOKEN hoặc SMART CARD,…. đơn thuần nó chỉ là một chiếc USB trống rỗng, nên chưa thể gọi chữ ký số được. Do đó còn phải mua phí dịch vụ cấp chứng thư số, khi mua dịch vụ này bạn sẽ được nhà cung cấp chữ ký số, nạp các thông tin liên quan đến doanh nghiệp vào chiếc USB và hình thành ra một cặp khóa công khai và khóa bí mật. Khóa công khai có chức năng thực hiện việc ký số, còn khóa bí mật giúp nhận dạng chữ ký số này là chính chủ. TOKEN, SMART CARD được cấp chứng thư số, khi đó mới có thể tạo ra chữ ký số.

7. Dịch vụ hóa đơn điện tử tại Công ty TNHH Phần mềm Nhân Hòa

Phần mềm hóa đơn điện tử HOADON.BIZ giúp dễ dàng tạo lập, phát hành, quản lý hóa đơn với nhiều tính năng cao cấp, phù hợp, đa dạng loại hình quy mô doanh nghiệp. Chuyển đổi sớm cùng HOADON.BIZ - phần mềm hóa đơn điện tử được phát triển bởi Công ty TNHH Phần Mềm Nhân Hòa – tự hào là một trong những đơn vị cung cấp giải pháp HĐĐT uy tín, chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam.

Dịch vụ hóa đơn điện tử tại Công ty TNHH Phần mềm Nhân Hòa

- Tránh tình trạng quá tải, ùn tắc khi sát thời hạn

- Tiết kiệm tối đa chi phí: Doanh nghiệp không cần đầu tư về cơ sở hạ tầng giúp tối ưu bài toán chi phí.

- An toàn và bảo mật: không xảy ra tình trạng mất hoặc hỏng hóc hóa đơn, hóa đơn được lưu trữ an toàn và bảo mật lên đến 10 năm.

- Phát hành nhanh chóng: hóa đơn điện tử được gửi trực tiếp đến người mua gần như ngay lập tức thông qua các giao dịch điện tử (email, SMS).

- Phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp: quản lý theo mô hình tập trung hoặc phân tán phù hợp với đa dạng mô hình doanh nghiệp.

- Tra cứu hóa đơn và tình hình sử dụng hóa đơn tức thời, chính xác: dữ liệu được đồng bộ giữa các phiên bản và thiết bị cùng sử dụng, do đó bất cứ người dùng nào được.

Đăng ký dùng thử miễn phí hóa đơn điện tử HOADON.BIZ tại đây

Mọi thắc mắc về cách xử lý lỗi sai địa chỉ trên hóa đơn điện tử hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử HOADON.BIZ hoàn toàn miễn phí, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ đến Hotline: 1900 6680

Bảng giá hóa đơn điện tử tại Nhân Hòa:

————————————————————

CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM NHÂN HÒA

https://nhanhoa.com

Hotline: 1900 6680

Trụ sở chính: Tầng 4 - Tòa nhà 97-99 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội

Tel: (024) 7308 6680 – Email: sales@nhanhoa.com

Chi nhánh: 270 Cao Thắng (nối dài), Phường 12, Quận 10, Tp.HCM

Tel: (028) 7308 6680 – Email: hcmsales@nhanhoa.com